Comunicación organizacional

Comunicación Organizacional

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Comunicación organizacional por Mind Map: Comunicación organizacional

1. Comunicación interna y externa

1.1. La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.

1.2. La comunicación externa, son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicación se le conoce como relaciones públicas.

2. La comunicación es un elemento de gran importancia en las relaciones humanas

3. La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales

4. Flujo de la comunicación en la organización

4.1. Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados.

5. Escenarios de la comunicación organizacional

5.1. Escenario físico

5.1.1. entro de este escenario se puede considerar el interno y externo, y se consideran todos los elementos decorativos de la organización y también los llamados informativos, por ejemplo: los símbolos de “no pasar”, “sólo personal autorizado”, etcétera.

5.2. Escenario social

5.2.1. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las personas y además de la interacción existente entre las mismas, como ejemplo de este escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunión laboral.

5.3. Escenario institucional.

5.3.1. Relaciona los mensajes que la organización emite a sus miembros, proveedores, clientes, y demás personas involucradas; ejemplos de este tipo de comunicación en este escenario son básicamente: memorándums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos más.

6. Comunicación descendente

6.1. Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

6.2. Ejemplos:

6.2.1. Los principales medios utilizados para el proceso de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita los medios más utilizados son: -Memorándum -Cartas -Informes -Manual de operaciones -Folletos -Reportes, entre muchas más.

7. Comunicación ascendente

7.1. A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organizacional se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten información a sus jefes. Es decir, esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior.

7.2. Ejemplos:

7.2.1. se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para la transmisión de la información de forma ascendente son: Reunión periódica Entrevista personalizada Círculo de Calidad Vía telefónica A través de encuestas Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).

8. Comunicación cruzada

8.1. La finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la velocidad en la transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se transmite y la coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa.

8.2. Premisas:

8.2.1. -El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la empresa así lo requieran.

8.2.2. -Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de autoridad permitidos.

8.2.3. -Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a información se refiere, a sus jefes o mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia.

9. La comunicación escrita, oral y no verbal

9.1. Cada tipo de comunicación tiene su función y ventaja dentro de la organización , y es por este motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de las ventajas de cada una de ellas para la comunicación y complementarse entre ellas.

10. Comunicación escrita

10.1. La comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos transmitiendo como emisores, el receptor lo va a entender, tal cual.

10.2. Ejemplos:

10.2.1. Boletín interno: Maneja información especializada, para el interior y exterior de la organización.

10.2.2. Memorándum: Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.

10.2.3. Circular: Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.

10.2.4. Convocatorias: Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún concurso de proyecto.

10.2.5. Encuesta a los empleados: Este medio de comunicación tiene como propósito conocer las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.

11. Comunicación oral

11.1. La comunicación oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente entre dos o más personas, este es el caso de la plática de un administrador a su personal y se puede presentar de manera formal o informal, así como puede estar sujeta a planeación o de forma espontánea.

11.2. Ejemplos:

11.2.1. Conferencias: Se expone algún tema en particular.

11.2.2. Juntas y Asambleas: Se discute sobre algún tema en particular.

11.2.3. Videoconferencias: Nos comunicamos de un departamento a otro, que quizá se encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situación de nuestra área.

11.2.4. Servicio telefónico: Se comunica de un área a otra por medio de llamadas, y regularmente es para solicitar alguna información que se necesita para solucionar un problema, o bien, complementar algún trabajo.

12. Comunicación no verbal

12.1. Este tipo de comunicación se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas veces como complemento de lo que se dice.

12.2. Ejemplos:

12.2.1. Murales: En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se deben colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser observados por los empleados.

12.2.2. Tablón de avisos: En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.

12.2.3. Señalización: Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y hacia dónde dirigirse.

13. Barreras y fallas en la comunicación organizacional

13.1. Sus principales barreras son:

13.1.1. -Falta o ausencia de planeación

13.1.2. -Supuestos o hechos confusos

13.1.3. -Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica

13.1.4. -Información expresada deficientemente

13.1.5. -Barreras de contexto internacional

13.1.6. -Pérdida de información por retención limitada

13.1.7. -Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma

13.1.8. -Comunicación de forma impersonal

13.1.9. -Desconfianza o temores en la comunicación

13.1.10. -Tiempo insuficiente ante los cambios

13.1.11. -Exceso de información

13.1.12. -Demás barreras en la comunicación

14. Falta o ausencia de planeación

14.1. Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones, para que una comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos debe surgir como consecuencia de una planeación, tanto de análisis y formulación del mensaje a transmitir como su origen y objetividad.

15. Supuestos o hechos confusos

15.1. Muchas veces en la transmisión de la información se dan por hechos o por entendidos ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la información que se transmite.

16. Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica

16.1. Hablar de distorsión de contexto o semántica del mensaje es hacer referencia a una de las principales barreras en la comunicación.

17. Información expresada deficientemente

17.1. Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que el emisor de la información muestre claramente las ideas y bases de la información, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho algunos términos o estructurar incorrectamente la información.

18. Barreras de contexto internacional

18.1. Cuando el proceso de comunicación tiene como obstáculos la existencia de culturas, lenguaje y normas de acción diferentes y variadas complica más la transmisión de información.

19. Pérdida de información por retención limitada

19.1. Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro, va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las principales causas de un problema de comunicación severo.

20. Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma

20.1. No todas las personas están acostumbradas a escuchar adecuadamente, muchos pueden mantener una comunicación sin que haya una conexión real con la temática manejada, además de que muchas personas tienden a juzgar el contenido de una información precipitadamente muchas veces sin analizar objetivamente la información recibida.

21. Comunicación de forma impersonal

21.1. El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la transmisión de la información con los colaboradores, la comunicación es mayormente eficiente cuando hay contacto persona.

22. Desconfianza o temores en la comunicación

22.1. La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las condiciones en el flujo de la información mejoren o empeoren considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por mantener un clima organizacional favorable, confianza y el ambiente laboral es demasiado hostil o amenazante, puede generar la desconfianza y una actitud temerosa que bloquee la comunicación.

23. Tiempo insuficiente ante los cambios

23.1. En las organizaciones dentro de los múltiples intercambios de información que se presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales sustanciales y de gran importancia e influencia en los colaboradores de la empresa.

24. Exceso de información

24.1. Hay que cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y contenido a la información comunicada por la empresa o viceversa.

25. Demás barreras en la comunicación

25.1. Se pueden mencionar otras más de las innumerables que se pueden presentar en la organización como son:

25.1.1. -Percepción parcial o selectiva

25.1.2. -Diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información

25.1.3. -Problemas de actitud, concentración o disposición, entre muchas más

26. Auditoría de la comunicación

26.1. a auditoria es una herramienta de evaluación de las habilidades, conexiones, políticas y proceso de comunicación. Como se mencionaba con anterioridad la comunicación organizacional se basa en un conjunto de elementos de comunicación conectados en gran medida a los objetivos organizacionales.

26.2. Las redes en término de comunicación más importantes para realizar auditoría son las siguientes:

26.2.1. -La red reguladora o referente a las actividades, políticas, procesos, normativas y relaciones entre jefes y empleados.

26.2.2. -Red innovadora, que incluya soluciones a problemáticas y alternativas ante las novedades que se presenten.

26.2.3. -Red que conlleve a la integración a través de reconocimientos, bonos, promociones laborales que relacionen los objetivos de la empresa con los individuales.

26.2.4. -Red (informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones, formando así una red de información propia de la empresa.

26.3. Formatos para la realización de auditoría:

26.3.1. -Cuestionarios

26.3.2. -Realización de entrevistas

26.3.3. -Evaluación de documentación, entre muchos más.