DESCRIPCIÓN DE GUÍA

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DESCRIPCIÓN DE GUÍA por Mind Map: DESCRIPCIÓN DE GUÍA

1. RESPONSABLE

1.1. Funcionario asignado para actividades de archivo

2. ALINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVO

2.1. Establecen las condiciones para los locales como cedes de archivo, estantería mobiliario contenedores y para la conservación preventiva de documentos

3. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

3.1. DISPOSICIÓN DE ESPACIO

3.2. SU INCREMENTO

4. CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES

4.1. VENTILACIÓN

4.1.1. Permitir la conversación del documento

4.1.2. Permitir una adecuada ventilación

4.2. ILUMINACIÓN

4.2.1. Suprimir luz directa sobre documentos y contenedores

4.2.2. Instalaciones eléctronicas fuera de lugar

4.2.3. Control sobre la instalación eléctronica

5. Utilizar papel para documentos de archivo

5.1. REQUISITOS PARA PERMANCIA Y DURABILIDAD

5.1.1. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química

5.1.2. La tinta de escribir devén poseer un líquido uniforme

5.1.3. No utilizar micropuntas o esferas de tinta húmeda

6. CONTENEDOR

6.1. Para la conservación de documentos no se recomienda la perforación ni estar en contacto con material metálico

6.2. El material y diseño de acuerdo el peso y tamaño

6.3. Utilizar contenedores o sistemas de embalaje

6.4. Tener cartón neutro

6.5. Carpetas:cartón Ph neutro

7. DOCUMENTOS DE FORMATO ANÁLOGO

7.1. Potografias y negativos

7.2. Los microfilm

7.3. Los diskets y CD

7.4. Documentos de conservación permanente

8. CONDICIONES FUNCIONALES

8.1. ESTANTERÍA

8.1.1. De acorde con la cantidad de unidades que contengan

8.1.2. Construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables

8.1.3. Espacio de 20cm 3ntre los muros y los estantes

8.2. MOBILIARIO

8.2.1. Material estables y de acuerdo con la producción

9. LINIAMIENTOS PARA LA PRODUCION Y CONSERVACION DE ARCHIVOS ESPACIALES

9.1. La DC,GD ,CJ, BU,RH,DA,RA,son considerados archivos especiales por manejar documentos que tienen un valor administrativo, legal e histórico

10. CONDICIO ES AMBIENTALES ESPECIALES

10.1. Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo

11. HUMEDADA Y TEMPERATURA

11.1. Material documental

11.1.1. Soporte en papel

11.1.2. Fotografía

11.1.3. Grabaciones

11.1.4. Microfilm

12. ILUMINACIÓN

12.1. Menor o igual a 100 lux

13. CONDICIONES FUNCIONALES ESPACIALES

13.1. ESTANTERÍA

13.1.1. Soportar de 100kg/met lineal

13.1.2. Anclar al piso

13.1.3. Bala superior 180cm

13.1.4. Bala inferior 10cm del piso

13.1.5. Distancia entre conservación y bandeja mínimo 4cm

13.1.6. Cerramiento superior

13.1.7. Circulación mínimo 70 cm Y un corredor central mínimo 10cm

13.1.8. Sistema de identificación acorde con la asignatura topográfica

13.1.9. Separadores metálicos

13.2. MOBILIARIO

13.2.1. Para la documentación de imagen análoga sistemas de almacenamiento especiales

14. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

14.1. Planes de aseo incluyendo fumigacion y la proliferación.

14.2. Limpieza en seco

15. CONDICIONES DE SEGURIDAD

15.1. Seguridad física de documentación

15.2. Equipo para atención de desastres

15.3. Especificaciones técnicas de extintores

15.4. Evitar el polvo químico y el agua de depósito

15.5. Señalizado necesaria

15.6. Zonas de trabajo archivístico fuera de las de almacenamiento

16. PÁRRAFO

16.1. Cuando la protección no se puede mantener,realizar seguimiento periódicamente