TABLAS DE CONTROL Y ACCESO

Mapa mental sobre las Tablas de Control de Acceso.!

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TABLAS DE CONTROL Y ACCESO por Mind Map: TABLAS DE CONTROL Y ACCESO

1. ¿Cuáles son los niveles de clasificación de la información/ documentación?

1.1. Documentos Públicos

1.2. Documentos Oficiales.

1.3. Documentos Privados.

2. Mencione tres ejemplos de Documentos Públicos, Documentos Clasificados y Documentos Reservados).

2.1. Documentos Públicos:

2.1.1. Los Pasaportes.

2.1.2. Las Actas de Nacimiento.

2.1.3. Actas de Matrimonio.

2.2. Documentos Clasificados:

2.2.1. Historias Laborales.

2.2.2. Expedientes Personales.

2.2.3. Las Hojas De Vida.

2.3. Documentos Reservados:

2.3.1. Seguridad Nacional.

2.3.2. La salud Pública.

2.3.3. Información Macroeconómica del Pais.

3. ¿Cual es la normatividad que habla de la elaboración y aplicación de los instrumentos archivísticos en las organizaciones?

3.1. El Decreto 2609 de 2012 en el artículo 8 define los instrumentos archivísticos que debe elaborar y aplicar cada entidad, así:

3.1.1. “Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades Pública se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD .

3.1.1.2. La Tabla de Retención Documental-TRD.

3.1.1.3. El Programa de Gestión Documental- PGD.

3.1.1.4. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR.

3.1.1.5. El Inventario Documental.

3.1.1.6. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

3.1.1.7. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

3.1.1.8. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

3.1.1.9. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

4. ¿Cuales son los requerimientos previos para la elaboración de Tablas de Control Acceso?

4.1. Objetivos de la entidad

4.2. Procesos y procedimientos de la Gestión de Calidad

4.3. Métodos Institucionales

4.4. Gestión de Riesgos

4.5. PINAR

4.6. CCD

4.7. Soporte y formatos donde se encuentra la información.

4.8. Evaluación de Riesgos

4.9. Análisis de los Activos de la Información

4.10. Análisis de los Activos del Negocio

4.11. Normograma orientados a los Procesos de la Organización

4.12. Análisis de Usuarios

4.13. Seguimiento y Mejora.

5. ¿Cuales son los objetivos de este instrumento archivístico?

5.1. Establecer un punto de control con todas las medidas y requerimientos necesarios.

5.2. Mantener un orden de los documentos, las personas, los personas, vehículos y entre otros.

5.3. Fortalecer el sistema de seguridad tanto del personal autorizado interno como personal externo, también para los documentos que pueden salir y entrar a la empresa.

5.4. Neutralizar el ingreso de posibles amenazas.

5.5. Integrar un conjunto de buenas prácticas y procesos sólidos.

6. ¿Porque es importante la elaboración y aplicación de este instrumento archivístico?

6.1. El uso, la elaboración y la aplicación de la misma es muy importante porque es el control total de todo aquello que pretenda ingresar, y salir de este punto que se determine, por medio de infraestructura, tecnología, procesos, personal capacitado, y con una coordinación estrecha entre la operación interna, y el entorno externo.

7. ¿Cuales son los tipos de usuarios que pueden visualizar la información de la empresa?

7.1. Los Empleados

7.2. El Gerente

7.3. El Prestamista

7.4. Los Proveedores

8. ¿Que conforma el formato de Tablas de Control de Acceso?

8.1. Nombre de la empresa

8.2. Logo de la empresa

8.3. Series

8.4. Subseries

8.5. Tipo de Acceso

9. Investigue dos Tablas de Control de Acceso de otras empresas y anexarla al trabajo.

9.1. https://plantillasonline.com/wp-content/uploads/2019/05/control-de-visitas-comerciales.jpg

9.2. http://www.ane.gov.co/Documentos%20compartidos/ArchivosDescargables/Normatividad/resoluciones/gestion_informacion_publica/2020/Tabla%20de%20control%20de%20acceso%20ANE.pdf

10. Bibliografias:

10.1. 13 tipos de usuarios en la Información Contable

10.2. Tablas de Control de Acceso

10.3. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/3.3%20Procesos%20y%20Procedimientos/GIT-G-01_GUIA_PARA_LA_CALIFICACI%C3%93N_DE_LA_INFORMACI%C3%93N_AGN.pdf

10.4. TABLAS DE CONTROL DE ACCESO DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS. Jhon A. Gonzalez F. - PDF Free Download

11. Control de acceso en gestión documental:

11.1. En el área de la gestión documental es vital representar y controlar el acceso a través de la asignación de meta-datos, datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos, cuya finalidad es la seguridad de los archivos de la empresa. Con ayuda de estos meta-datos, la gestión de acceso determina hasta qué tipo de información tienen acceso los diferentes usuarios.

11.1.1. Además, se concluye si un usuario del sistema puede consultar y/o también editar, subir o descargar estos archivos, ya sean documentos, archivos mp4, AutoCAD, etc. Por ello, tener el archivo digital bien estructurado puede ser de gran ayuda a la hora de gestionar los controles de acceso, ya que se verá de forma más clara cómo organizar el acceso. Por ejemplo: si un archivo tiene los informes financieros de diferentes épocas con las etiquetas (los meta-datos) bien marcadas, serán más fáciles de encontrar y seleccionar quiénes pueden consultarlos. Aquí abajo se encuentra una imagen que sirve de ejemplo para ver qué documentos podrían consultar dos departamentos distintos de una misma empresa.

11.1.1.1. Ejemplo: