Instrumentos de Descripción Archivísticos

1. a. Instrumentos

1.1. Censo

1.1.1. Se identifican y describen los archivos de un ámbito nacional o territorial para conocer datos como dirección, titularidad, fondos documentales o servicios

1.2. Guia

1.2.1. Describe de un archivo la reseña histórica, creación, misión, visión, funciones, objetivos, reseña histórica, servicios, series siendo un Archivo General Territorial.

1.3. Catalogo

1.3.1. Describe los documentos de una serie que tengan el mismo asunto , de acuerdo al valor histórico o demanda de consulta.

1.4. Indices

1.4.1. Es la lista numérica o alfabética ya sea onomásticos, cronológicos y temáticos, que están en los documentos por palabras claves o la referencia para localizar.

1.5. Inventario

1.5.1. Es un registro que sirve para el control y recuperación de información, en el que se indica los datos de las unidades de conservación conformado por series o asuntos del fondo documental.

2. c. Áreas de descripción

2.1. Cualquier soporte en el nivel que sea debe tener las siguientes áreas

2.1.1. Área de identificación

2.1.2. Área de contexto

2.1.3. Área de contenido y estructura

2.1.4. Área de condiciones de acceso y utilización

2.1.5. Área de documentación asociada

2.1.6. Área de notas

2.1.7. Descriptores con funciones y relaciones

2.1.8. Área de control de la descripción

3. b.Niveles de descripción

3.1. Fondo

3.1.1. Conjunto de documentos del desarrollo de actividades de personas naturales y jurídicas.

3.1.1.1. Este se aplican guías.

3.2. Sección y subsección

3.2.1. Conjunto de documentos agrupados en series y fueron acumulados en subdivisiones de un fondo.

3.2.1.1. Aplican guías e inventarios documentales.

3.3. Serie y subserie o asunto

3.4. Expediente

3.4.1. Conjunto de documentos en resolución a un mismo asunto, ordenados de acuerdo al tramite.

3.4.1.1. Se aplican los inventarios, catálogos e índices.

4. d. Metadatos para la descripción de documentos electrónicos de archivo.

4.1. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo evalúa y aplica estándares de metadatos compatibles con las normas de descripción archivistica

4.1.1. Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental

4.1.1.1. En el desarrollo de proyectos de descripción es necesario aplicarEn el desarrollo de proyectos de descripción es necesario aplicar

4.1.1.1.1. Identificación de la unidad de descripción, nombre, volumen, fechas extremas, ubicación topográfica, verificación y estado de la organización, definición del plan de trabajo, ficha de descripción documental, validación de la información, divulgación de instrumentos, acceso a la información.