1. Estructura
1.1. El éxito de una presentación consiste en el desarrollo conjunto y armonioso de cada una de las etapas definidas en la planeación, mismas que se encargan de orientar las acciones que se llevan a cabo en una presentación; además, definen las situaciones previas, durante y posteriores al momento de la exposición, así como las herramientas de apoyo para realizarla.
2. Planeación de la presentación
2.1. En una presentación eficaz, el momento de la exposición es casi el final del proceso de producción. Antes se realiza un trabajo de planeación, diseño y elaboración. Después de la exposición debe evaluarse el resultado
3. Organización de mensaje
3.1. Una presentación bien estructurada se construye de acuerdo con las especificaciones de la audiencia y se diseña de modo que satisfaga sus necesidades e intereses. Por lo general la audiencia acoge mejor al presentador que transmite un mensaje bien organizado y con el enfoque más adecuado. Para lograr un mensaje estructurado con claridad debe considerarse tanto el contenido textual como la disposición de sus componentes.
3.1.1. Contenido textual: Está relacionado con la expresión, con el modo de plasmar el objetivo, el enfoque y el concepto esencial de la presentación, así como con la disposición precisa, el orden o la secuencia en la que se presentan.
3.1.2. Objetivo: Está determinado por el resultado que se persigue, es decir, guiar a las personas para que compren, inviertan, utilicen, elijan, cambien, aprueben, acepten, adopten lo que se les está presentando.
3.1.3. Enfoque: Un tema se puede enfocar de muchas formas, pero el más efectivo se consigue considerando 3 factores.
3.1.3.1. Perspectiva: El enfoque ideal tiene en cuenta el punto de vista de la audiencia. El error más común en que caen muchos presentadores es considerar el tema desde su punto de vista. Esto produce la indiferencia o una respuesta negativa.
3.1.3.2. Persuasión: Un método efectivo para efectuar una presentación es aludir a los motivos o razones principales por las que las personas deben aceptar, aprobar o adoptar lo que se les presenta.
3.1.3.3. Percepción: El grado en que un presentador obtenga la atención de un público y lo persuada depende en gran parte del modo en que lo perciba la audiencia.
3.1.4. Concepto esencial: Proporciona el foco de atención y aclara la esencia del mensaje en una presentación. Para impresionar, debe escribirse en un simple párrafo con el fin de centrar el pensamiento de las personas. Se expresa de modo que describa lo más importante que se va a comunicar a la audiencia.
3.1.5. Aplicación del contenido textual: Una vez escrito el mensaje se revisa a lo largo del proceso de preparación de la presentación para asegurar que el objetivo, el enfoque y el concepto esencial se cumplan y conduzcan a obtener los resultados planeados. La aplicación de estos principios logra que la presentación adquiera cualidades.
3.1.5.1. Concentración: El foco de atención que se consigue al clarificar el concepto esencial de un mensaje mejora la concentración del orador en el proceso de elaboración de la presentación y durante la exposición, mientras que la audiencia no se distrae.
3.1.5.2. Coherencia: Al comprobar el contenido en función de los objetivos y el concepto esencial se produce un mensaje más armónico, puesto que en él se expresa un tema de principio a fin de forma coherente, con lo cual la audiencia comprende con facilidad el sentido del mensaje.
3.1.5.3. Cohesión: La información, las ideas, la terminología, los ejemplos, los audiovisuales, etcétera, se interrelacionan. La presentación adquiere solidez por el mutuo refuerzo que se da cuando todos los elementos reflejan objetivos comunes y un concepto esencial. Así, los conceptos se ratifican provocando en la audiencia mayor grado de comprensión y retención.
4. Tareas en el proceso de la planeación
4.1. Proceso de planeación: presentación como un acontecimiento a realizar debe ser planificado por el presentador, lo que permitirá adelantarse a los hechos, anticipando las condiciones que puedan surgir.
4.2. Documentación: Para lograr una mejor organización, el presentador debe documentar con cuidado la fecha y el tiempo en el que está programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el tamaño y naturaleza de la audiencia, y establecer el resultado que se espera lograr.
4.3. Identificación de contactos: Es usual que una presentación surja por invitación y la persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación.
4.4. Fuentes de información: Después de conocer el tema de la presentación es importante identificar las fuentes adecuadas para recopilar la información y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. El documento puede ser resultado de una investigación, libros, artículos en revistas, sitios en internet. Es importante mencionar la autoría si se incluyen citas textuales o imágenes que no hayas producido.
4.5. Prueba de presentación: El éxito de una presentación puede ser evaluado al final del evento mediante la aplicación de alguno de los recursos ya comentados. Sin embargo, antes de llegar a ese momento, es conveniente realizar las pruebas necesarias al material de apoyo y ensayar cómo se complementan en conjunto el presentador y el material. La prueba del material y el ensayo de la presentación tienen varios propósitos; como por ejemplo, la verificación de cantidad de información, el tiempo de exposición, el manejo de equipo, etc.
5. Componentes de una presentación eficaz
5.1. De entrada o apertura: ° Introducción: Consiste en una invitación a la audiencia y debe ser elaborada con cuidado, con creatividad y entusiasmo para captar la atención y despertar el interés por el contenido de la exposición, ya que se estima que el máximo momento de atención se tiene durante el primer minuto. ° Visión previa: Debe ser un texto que anticipe el mensaje principal, y que guíe o enlace a los puntos que se expondrán.
5.2. Puntos clave para desarrollar: ° Cuerpo del mensaje: Es el contenido de la presentación, se elabora a partir de un esquema en el que no se incluyan más de tres secciones que deberán seguir una secuencia lógica. Estas secciones o categorías pueden estar formadas por los temas y subtemas necesarios. Se componen de los puntos clave o ideas principales del mensaje y del material de apoyo
5.3. De salida o finalización: Consiste °Conclusiones : Resumen los puntos clave, cierran la presentación reforzando el mensaje para que la audiencia recuerde y reflexione sobre el tema expuesto
6. Relación presentador - audiencia: Clasificación que se basa en la relación entre el presentador y la audiencia. Pueden ser internas o externas.
7. La percepción: Impresión o sensaciones que experimentan tanto la audiencia ante el presentador y el mensaje, como el presentador frente a la audiencia. Desde el inicio de la presentación hasta que finaliza, e incluso después, es un factor clave que se debe cuidar en el momento de la planeación para tratar de generar percepciones positivas que favorezcan la respuesta, el efecto y el resultado del trabajo.
8. La retroalimentación: Es la respuesta espontánea de la audiencia al mensaje del presentador, durante la exposición. Como tal, es un mensaje recíproco que se puede expresar de formas muy distintas, por lo que el presentador debe estar atento para actuar en consecuencia. Al terminar la exposición se puede, mediante sesiones de preguntas, invitar a los participantes a cuestionar o expresar sus comentarios.
9. Audiencia: Grupo de personas a las que se les presenta el mensaje, que fue totalmente preparado para ellos.
10. Tipos de presentación
10.1. Presentación interna: Es aquella en la que presentador y audiencia pertenecen a la misma organización, e incluso puede subclasificarse en ascendente y descendente, considerando la línea de mando jerárquico tradicional de los participantes. En estas presentaciones es necesario evitar demasiadas explicaciones que molesten o incomoden a la audiencia.
10.1.1. Presentación externa: Este tipo de presentación, presentador y audiencia pertenecen a organizaciones distintas. El contenido del mensaje debe ser preciso para evitar ambigüedades y no dar por hecho que los asistentes conocen a detalle el tema que trata.