1. Principios: Los principios de los presupuestos son líneas que se recomienda seguir, pero que no constituyen una obligación, estas premisas tienen una estrecha relación con la administración de la empresa.
1.1. Previsión y planeación: los principios de previsión, “destacan la importancia del estudio anticipado de los procesos de la organización y de las posibilidades de lograr las metas propuestas. Son tres: de predictibilidad, de determinación cuantitativa y de objetivo”. Los principios de planeación están formados por aquellas acciones a realizar para el logro de los objetivos.
1.2. Organización: son los de orden y comunicación, refiriéndose el primero a la asignación de funciones dentro de la empresa a cada elemento que la conforma, trazando líneas precisas de autoridad y responsabilidad.
1.3. Dirección: Marcan el camino a seguir por los miembros de la entidad en búsqueda del logro de los objetivos trazados y en esta clasificación se encuentran los de autoridad y coordinación.
1.4. Control: Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros. Entre ellos se cuentan los principios de reconocimiento, de excepción, de normas y de conciencia de costos.
2. Vetajas y desvetajas
2.1. Los presupuestos constituyen el conjunto de ingresos, egresos, costos de fabricación y comercialización, entre otros y la previsualización de estos elementos, proporciona a la empresa, entre muchas otras, las siguientes, ventajas:
2.1.1. De acuerdo con los recursos con los que la empresa cuenta, se puede crear la línea a seguir para el logro de los objetivos.
2.1.2. La entidad puede prever de alguna manera los resultados que se obtendrán al final del ciclo de operaciones.
2.1.3. En base a las cifras presupuestadas se pueden hacer ajustes.
2.1.4. Dependiendo del porcentaje de logro de los objetivos que se vaya cumpliendo, se pueden replantear las metas, las estrategias, etc.
2.1.5. El rendimiento generalmente es mayor que en las empresas que no presupuestan.
2.2. Su implantación no está al alcance de las grandes mayorías y como tal presenta las siguientes desventajas:
2.2.1. No es obligatoria su aplicación.
2.2.2. Los costos de su implementación no están al alcance de la mayoría de pequeñas entidades.
2.2.3. Si los miembros de la entidad no están en sintonía con el logro de los objetivos de la empresa, los resultados no serán los esperados.
2.2.4. La percepción que tienen los elaboradores, sobre el ambiente en el que se desempeña la empresa, hacen que sean subjetivos.
2.2.5. Debe existir unidades encargadas del presupuesto que resultan en la utilización de recursos humanos o financieros que no están al alcance de cualquier empresa.
3. Áreas del conocimieto empleadas al presupuestar
3.1. En el proceso de presupuestación se utilizan diversas herramientas con el propósito de lograr los mejores resultados posibles en cada una de las etapas.
3.1.1. Economía: La relación de la economía con la presupuestación se da en cuanto al estudio de las variables que inciden en el entorno de la empresa, como la inflación, las tasas de interés, la devaluación monetaria, entre otras.
3.1.2. Estadística: La aplicación de la estadística resulta importante en la pronosticación de los ingresos y egresos, costos, así como también los análisis de tendencias. Sirve, además, en la determinación del grado de cumplimiento de lo planeado en comparación con lo real.
3.1.3. Administración: Se relaciona en el sentido de aplicación de las fases del proceso administrativo al proceso de presupuestación, desde la previsión hasta el control, proporciona a través de sus diferentes departamentos la información necesaria para que el presupuesto sea planeado y ejecutado de la mejor manera.
3.1.4. Contabilidad: constituye la principal fuente de información para la elaboración del presupuesto, representa el insumo principal en la elaboración. “Al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema, por cuanto el presupuesto se ha definido como la contabilidad hacia el futuro” (Burbano Ruiz, 2011)
3.1.5. Finanzas: El análisis financiero es un elemento fundamental en la toma de decisiones empresariales, está inmerso en todas las etapas del presupuesto, aporta información necesaria sobre las mejores fuentes de financiamiento, análisis de las diferentes partidas monetarias a través de las razones financieras.
4. Etapas de la prepaación
4.1. Preiniciación: En esta etapa es importante que el personal a cargo de la preparación del presupuesto considere la realización de un estudio del ambiente en el que se desempeña la empresa, se debe analizar los presupuestos de años anteriores, con el objetivo de no cometer errores del pasado y potenciar las cosas que ya se hicieron bien.
4.2. Elaboración: En su libro presupuestos, (Burbano Ruiz, 2011) establece que para elaborar los presupuestos se necesita “conocer la información de cada una de las secciones o departamentos de la empresa, datos que deben ser recolectados por los responsables del comité de presupuesto.
4.3. Ejecusión: En esta etapa es donde realmente se pone en práctica todo lo planificado en las etapas anteriores, es aquí donde cada miembro y recurso de la empresa debe encaminar sus esfuerzos para que los procesos se desarrollen de acuerdo a los planes y por ende los objetivos propuestos sean alcanzados o superados, en esta parte la administración deberá gestionar de la mejor forma las diferentes situaciones que se presenten y que por su naturaleza no fueron consideradas en las primeras etapas, sin importar si estas situaciones sean negativas o positivas la gerencia siempre buscará que todo represente una oportunidad y no una desventaja.
4.4. Control: un adecuado sistema de control interno permitirá que la empresa tome las mejores decisiones con los datos encontrados en el control presupuestal.
4.5. Evaluación: La evaluación presupuestal consiste básicamente en la preparación de informes de los hallazgos de la etapa de control, en el que se incluyen todas las variaciones encontradas y las posibles causas de las mismas. En esta etapa se toma en cuenta todo el proceso presupuestal, en la evaluación se informan los aspectos positivos y negativos del proceso y capitalizarlos para trabajos futuros.
5. Evaluación del entorno
5.1. En términos mercantiles, resulta de especial interés el estudio del impacto que tiene en los consumidores la marca, los gustos y preferencias de los clientes, la calidad del producto, la capacidad de los vendedores, los precios, las oportunidades de expansión, entre otros.
5.2. Ningún tipo de entidad económica está exenta de los efectos que pueda tener sobre ella el ambiente en el que se desarrolla, por ello, es de gran importancia el estudio de los elementos internos y externos de que inciden de manera positiva y negativa al que hacer de la empresa.
6. Objetivos y clasificación
6.1. Objetivos: Los objetivos son el conjunto de fines, metas que se pretende alcanzar, en términos empresariales, el objetivo principal es la obtención de ganancias, en términos generales y sin importar el tipo de entidad.
6.1.1. Planificar las actividades de la empresa.
6.1.2. Obtener información del ambiente de la empresa para que la preparación del presupuesto sea acorde a la realidad interna y externa de esta.
6.1.3. Asignar tareas a los diferentes departamentos de la empresa con el propósito de lograr los objetivos propuesto en cooperación de los diferentes elementos de la entidad.
6.1.4. Controlar y evaluar los resultados obtenidos con los presupuestados para la toma de decisiones.
6.2. Clasificación
6.2.1. Flexibilidad: se clasifican en rígidos y flexibles.
6.2.1.1. Los primeros son aquellos que no permiten ajustes en la marcha sin importar las condiciones en las que se vea inmersa la entidad.
6.2.1.2. Los flexibles, permiten ajustes que no sean tan significativos y este grado de variación depende de los objetivos que la empresa se trace.
6.2.2. En base a la duración se puede presupuestar;
6.2.2.1. corto plazo: Cuando el periodo de ejecución sea inferior a un año, para ellos se toma en cuenta las posibles variables económicas que puedan surgir.
6.2.2.2. Largo plazo: Cuando son preparados para lapsos de tiempo mayores a un año, generalmente utilizados por las grandes empresas cuyas proyecciones se basan en estudios de factibilidad que muchas veces no están al alcance de las pequeñas entidades.
6.2.3. las unidades se clasifican en:
6.2.3.1. Presupuestos monetarios y unidades presupuestadas, es decir, en términos de dinero y en unidades a producir, comprar, vender, etc.
6.2.4. según el grado de importancia:
6.2.4.1. Los pricipales: Se refieren a aquellos presupuestos de las partidas básicas de los estados financieros
6.2.4.2. Los secundarios: Se refieren a los presupuestos específicos o analíticos por áreas de gestión.
6.2.5. Sector que los realiza, en este sentido, pueden ser públicos o privados.
6.2.5.1. Del sector público son los que prepara año con año cada gobierno de un país o los gobiernos municipales
6.2.5.2. Los privados son los preparados por empresa, cuyos propietarios son personas naturales o jurídicas.
6.2.6. Límite:
6.2.6.1. Los limites se clasifican en máximos, mínimos y mixtos.
6.2.7. Aplicación:
6.2.7.1. Operativos, que se refieren a los ingresos y egresos que tienen que ver con el giro normal del negocio.
6.2.7.2. Tfinancieros que se refiere a los estados financieros presupuestados.