1. EL PAGO DE LA FACTURA
1.1. Forma de pago
1.1.1. Medio que se emplea para pagar la factura de nuestro proveedor
1.1.1.1. Cheque bancario
1.1.1.1.1. Documentos en los que se anota la cantidad a pagar autorizando al receptor a su cobro
1.1.1.2. Pago domiciliado
1.1.1.2.1. Consiste en que la oficina de farmacia autoriza al banco para que abone a la empresa proveedora los importes que presente al cobro
1.1.1.3. Transferencia bancaria
1.1.1.3.1. La oficina de farmacia ingresa en la cuenta del proveedor el importe de la factura.
1.2. Plazos de entrega y vencimiento
1.2.1. Período que transcurre entre la fecha de la factura y la fecha de pago efectivo. La fecha acordada del pago se llama vencimiento.
1.2.1.1. Normalmente se acuerdan plazos de pago entre 30 y 60 días.
1.3. Conformidad del pago: Recibo
1.3.1. Una vez pagada la factura, sólo queda tener constancia de que el pago se efectuado.
1.3.1.1. Esa es la finalidad del recibo
1.3.1.1.1. El recibo es el documento acreditativo de pago
2. EL CIRCUITO DE LA COMPRAVENTA
2.1. Operación que engloba todos los procesos generados en la adquisición de productos.
2.1.1. Emisión del pedido
2.1.2. Recepción del pedido
2.1.3. Facturación
2.1.4. Pago
3. LA EMISION DE PEDIDOS
3.1. Hoja de pedido
3.1.1. Documento por el cual la oficina de farmacia y el proveedor acuerdan la entrega de los productos seleccionados. Actualmente se formalizan y tramitan telemáticamente.
3.1.1.1. Nº de pedido
3.1.1.2. Datos de identificación de ambas partes
3.1.1.3. Dirección de entrega
3.1.1.4. Fecha de pedido y plazo de entrega
3.1.1.5. Observaciones
3.1.1.6. Listado de productos seleccionados
3.2. Elaboración y emisión del pedido
3.2.1. Sistema de reposición automática
3.2.1.1. Comunicación directa con mayoristas para reposiciones más rutinarias
3.2.1.1.1. Reposición a partir de los productos vendidos
3.2.1.1.2. Reposición a partir de los stocks
3.2.2. Sistema de reposición no automática
3.2.2.1. Visita personal
3.2.2.1.1. Representante de empresas proveedoras
3.2.2.2. Correo electrónico
3.2.2.3. Internet
3.2.2.3.1. Zona de clientes en la web de la empresa
3.2.2.4. Teléfono
3.2.2.4.1. Al no quedar guardado conviene guardar una copia del pedido leído.
3.3. Pedido de estupefacientes
3.3.1. Controles muy estrictos en todos los procesos, adquisición incluída
3.3.1.1. Junta a la hoja de pedidos hay que adjuntar un vale de estupefacientes
3.3.1.1.1. Es un documento de carácter sanitario , normalizado y obligado .
4. RECEPCION Y COMPROBACION DE PEDIDOS
4.1. Secuencia de actuaciones que van desde la llegada del producto hasta que está dispuesto para su almacenaje
4.1.1. Albarán de entrega
4.1.1.1. Documento que acompaña a las mercancías entregadas y donde figuran los productos suministrados.
4.1.1.1.1. Albarán y número de albarán
4.1.1.1.2. Datos empresa proveedora y oficina de farmacia
4.1.1.1.3. Número de pedido y fecha
4.1.1.1.4. Fecha de entrega
4.1.1.1.5. Relación de cantidades y mercancías entregadas
4.1.1.1.6. Si van con precios , iva...se llaman albaranes valorados.
4.1.2. Comprobación del pedido
4.1.2.1. Dos niveles
4.1.2.1.1. Revisar que llega todo en perfecto estado.
4.1.2.1.2. Comprobar que se corresponde con el pedido realizado
4.1.3. Conformidad o disconformidad de la entrega
4.1.3.1. En algunos casos se solicita firma o sello en el albarán
4.1.3.1.1. Envío de mayoristas
4.1.3.1.2. Envíos de laboratorios/distribuidores
4.1.3.2. Si existe disconformidad o incidencia
4.1.3.2.1. Se notifica a la empresa proveedora y se aplica el procedimiento establecido
4.1.4. Recepción de estupefacientes
4.1.4.1. Comprobar con especial atención.
4.1.4.1.1. Verificar que lo recibido se corresponde con el vale de estupefacientes presentado , y, registrar su entrada en el libro de contabilidad de estupefacientes.
5. LA DEVOLUCION
5.1. Los motivos más frecuentes para hacer devoluciones son debidos a problemas en la entrega o devolución por caducidad.
5.1.1. La hoja de devoluciones
5.1.1.1. Documento que se utiliza para realizar las devoluciones. Parecido al albarán, con similar información pero reservando un espacio para detallar el motivo de la devolución.
5.1.1.1.1. El procedimiento a seguir es a través del propio programa de gestión, mail, teléfono...
5.1.2. La nota de abono
5.1.2.1. Factura por la cual nuestro proveedor nos comunica que nos va a efectuar el pago de los productos devueltos.
5.1.2.1.1. Es una factura en negativo, cobramos, no pagamos.
6. LA FACTURACION
6.1. Una vez que el proveedor nos entrega la mercancía, emite la factura con los datos del albarán.
6.1.1. En el caso de los mayoristas se acuerda un resumen mensual, dos quincenales o tres decenales. Es decir, se emite una factura cada período acordado.
6.1.2. Los laboratorios y distribuidores, al tener menos entregas emiten una factura por albarán.
6.2. La factura. Contenido
6.2.1. Documento que incluye todos los productos entregados, precio, condiciones comerciales aplicadas e impuestos. El resultado final es el importe que la oficina de farmacia debe pagar al proveedor.
6.3. La factura. Interpretación
6.3.1. Una vez recibida, la factura deberá revisarse, verificando que lo facturado coincide con lo servido, para eso lo comprobaremos con los albaranes.
6.3.1.1. Podemos encontrar hasta 3 tipos de iva en la misma factura.
6.3.1.1.1. Se tiene que aplicar el recargo de equivalencia a cada tipo de iva.