OFICIO

1. Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera.

2. Clases de oficio

2.1. Oficio simple

2.1.1. Conocido comúnmente sólo como “oficio".     •Se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizará gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

2.2. Oficio múltiple

2.2.1. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, sin mencionar un destinatario.

2.2.1.1. Se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

3. ELEMENTOS DEL OFICIO

3.1. Membrete •Lugar y fecha •Numeración En esta parte se escriben la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso. •Destinatario Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. •Asunto •Cuerpo o texto Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme...“ •Referencia Es la parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. •Despedida •Firma, antefirma y sello •Anexo •Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. •Distribución •Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.