TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES EN LAS ORGANIZACIONES

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES EN LAS ORGANIZACIONES por Mind Map: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES EN LAS ORGANIZACIONES

1. Referencias:

1.1. Informática Para Economistas, capítulo 1, Introducción a los sistemas,PDF.

1.2. Introducción a los Sistemas de Información,Pacheco Mendoza Jesus,PDF.

1.3. Introducción a los Sistemas de Información:Fundamentos,Gonzalez-longatt Francisco

1.4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LA EMPRESA,PDF

2. Cultura Organizacional

2.1. Se entiende que estamos hablando de un concepto determinado de cultura, es decir, la reunión de conceptos como hábitos, normas, creencias, valores y experiencias que son los encargados de dar una caracterización determinada a un grupo en concreto. En este caso, centrándose exclusivamente en un ámbito empresarial, como un negocio, una administración, institución o corporación entre otras.

2.1.1. La definición que le podemos aplicar a la cultura organizacional es la unión de normas, hábitos y valores que de una forma u otra, son compartidos por las personas y/o grupos que dan forma a una institución, y que a su vez son capaces de controlar la forma en la que interactúan con el propio entorno y entre ellos mismos. Es decir, el comportamiento de la empresa dependerá de la forma en la que se apliquen unas normas u otras por parte de sus integrantes.

2.2. Características

2.2.1. La cultura es aprendida. Algunas personas aprenden a realizar comportamientos a través de cualquiera de los premios o las consecuencias negativas que siguen su comportamiento.

2.2.2. La cultura se aprende mediante la interacción. Empleados aprenden la cultura mediante la interacción con los demás empleados.

2.2.3. Las subculturas se forman a través de recompensas. Los empleados tienen muchos deseos y necesidades diferentes. A veces los empleados valoran recompensas que no están asociados con los comportamientos deseados por los administradores de la empresa en general.

2.2.4. Las personas forman la cultura. Personalidades y experiencias de los empleados a crear la cultura de una organización.

2.2.5. La cultura es negociada. Una persona sola no puede crear una cultura. Los empleados deben tratar de cambiar la dirección, el ambiente de trabajo, la forma de trabajo se realiza, o la manera en la que se toman las decisiones dentro de las normas generales del lugar de trabajo.

2.2.6. La cultura es difícil de cambiar. El cambio cultural requiere que la gente cambie su comportamiento. A menudo es difícil para la gente a olvidar su vieja manera de hacer las cosas, y para comenzar a realizar los nuevos comportamientos de forma coherente.

2.3. Se manifiesta en:

2.3.1. Las formas en que la organización lleva a cabo sus actividades, trata a sus empleados, clientes y la comunidad en general El grado en que se permite la autonomía y la libertad en la toma de decisiones, el desarrollo de nuevas ideas, y la expresión personal Cómo se ejercita el poder y como fluye la información a través de su jerarquía La fuerza del compromiso de los empleados hacia los objetivos colectivos.

2.4. Una cultura organizacional puede ser:

2.4.1. Débil o Fuerte. Una cultura fuerte es lo ideal de una organización. Una cultura débil es la que se debería de cambiar.

2.4.1.1. AUTONOMIA INDIVIDUAL Supervisión estrecha. El personal tiene poca liberta en su trabajo Supervisión general. El personal tiene libertad de resolver los problemas de su cargo

2.4.1.2. ESTRUCTURA Puesto de trabajo standarizado. Reglas y procedimientos débidamente formalizados Puestos de trabajo flexibles. Reglas y procedimientos no formalizados

2.4.1.3. APOYO La gerencia centra mas su atención en la producción y muestra escaso interés por su personal La gerencia muestra gran interés, ayuda y afabilidad por su personal.

2.4.1.4. RECOMPENSA Y DESEMPEÑO Se aprecian y premian la fidelidad, el esfuerzo, la cooperación. Se desconocen los niveles productivos del personal Las compensaciones y ascensos que se otorgan al personal están basados en su nivel de productividad.

2.4.1.5. TOLERANCIA AL CONFLICTO La gerencia mantiene un nivel mínimo de conflicto constructivo, debido a la presencia de conflictos disfuncionales o destructivos La gerencia intencionalmente aumenta la intensidad del conflicto funcional o constructivo, lo suficiente para que siga siendo viable, autocrítico y creativo.

2.4.1.6. TOLERANCIA AL RIESGO Baja propensión al riesgo. No se estimula al trabajador a ser innovador Elevada propensión al riesgo. Se alienta y utiliza el talento creativo e innovador del personal

2.5. Como cambiar la cultura organizacional

2.5.1. Se inicia con la satisfación de las necesidades de los trabajadores, el diálogo con ellos, y la reflexión conjunta sobre la misión del establecimiento, aquello que debe hacer el establecimiento para satisfacer las necesidades de los pacientes y algunos de sus familiares, estos últimos el fin supremo de todo establecimiento de salud (atención de calidad hacia los pacientes y sus familiares)

3. Sistemas de Información

3.1. Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

3.2. SISTEMA

3.2.1. Es Un conjunto de elementos organizados que interaccionan, un sistema debe tener metas u objetivos y toman entradas tienen como particularidad tomar entradas, procesarlas y generar varias salidas. Ejemplos: Sistema solar, Central nuclear, Ordenador, Universidad, Empresa.

3.2.1.1. Se clasifican en

3.2.1.1.1. Sistemas Naturales y Artificiales

3.2.1.1.2. Sistemas Sociales y Mecánicos

3.2.1.1.3. Sistemas Abiertos y Cerrados

3.3. Tipos y Características

3.3.1. Sistemas Transaccionales; Sus principales características son:

3.3.1.1. • A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

3.3.1.2. • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

3.3.1.3. • Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

3.3.1.4. • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

3.3.1.5. • Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

3.3.2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones: Las principales características de estos son:

3.3.2.1. • Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información

3.3.2.2. • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

3.3.2.3. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

3.3.3. Sistemas Estratégicos: Sus principales características son:

3.3.3.1. • Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

3.3.3.2. • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

3.3.3.3. • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

3.4. Actividades Básicas

3.4.1. Entrada de Información:

3.4.1.1. Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información.

3.4.1.1.1. Ejm:En un sistema diseñado para la producción de cheques de pago, por ejemplo, la tarjeta de registro de llegada y salida de cada empleado sería la entrada inicial.

3.4.2. Almacenamiento de información:

3.4.2.1. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.

3.4.2.1.1. Ejm:Mantener el registro de todas las horas trabajadas por cada empleado durante la semana, quincena o mes,en la base de datos. Registros (nombre del empleado, número de seguridad social, departamento y salario), archivos (Nómina) y bases de datos (Archivos de nómina, conductas del personal y las habilidades de cada empleado).

3.4.3. Procesamiento de Información:

3.4.3.1. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.

3.4.3.1.1. El número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto (cálculo del pago de los empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina), compararse, distribuirse, clasificarse y resumirse.

3.4.4. Salida de Información:

3.4.4.1. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.

3.4.4.1.1. Cheques de pago de los empleados, reportes dirigidos a administradores y la información que debe suministrarse a accionistas, bancos, organismos gubernamentales y otros grupos.

3.5. Evolución de los Sistemas de Información

3.5.1. Etapa de contagio o expansión: Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

3.5.1.1. • Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

3.5.1.2. • Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, entre otros.

3.5.1.3. • El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

3.5.1.4. • El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

3.5.2. Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

3.5.2.1. • Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas del presupuesto base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

3.5.2.2. • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, entre otros.

3.5.3. Etapa de integración: Las características de esta etapa son las siguientes:

3.5.3.1. • La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

3.5.3.2. • Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

3.5.3.3. • En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

3.5.4. Etapa de administración de datos: Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

3.5.4.1. • El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

3.5.4.2. • Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

3.5.4.3. • El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

3.5.5. Etapa de madurez: Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

3.5.5.1. • Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

3.5.5.2. • Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

3.5.5.3. • En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

4. Toma de Decisiones

4.1. Elementos del Proceso de Decisión.

4.1.1. 1. Comprensión clara de que el problema es genérico y sólo puede solucionarse a través de una decisión que establezca una regla.

4.1.2. 2. Definición de las especificaciones o condiciones limitantes de la solución.

4.1.3. 3. Obtención de una solución correcta, es decir, una solución que satisfaga plenamente las especificaciones, antes de prestarles atención a las concesiones necesarias para hacer la decisión aceptable.

4.1.4. 4. La inclusión en la decisión de la acción necesaria para llevarla a cabo.

4.1.5. 5. La retroalimentación que ponga a prueba la validez y efectividad de la decisión frente al curso real de los acontecimientos.

4.2. Ingredientes de la decisión

4.2.1. 1.- Información. Esta se recoge tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo, si la información no puede obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general.

4.2.2. 2.- Conocimientos. Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar consejos en quienes están informados.

4.2.3. 3.- Experiencia. Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo problema similar. Si se carece de experiencia entonces se tendrá que experimentar, pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.

4.2.4. 4.- Análisis. Estos métodos de análisis deben complementar, pero no reemplazar, los otros ingredientes. Sin embargo, en ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan entonces debe confiarse en la intuición.

4.2.5. 5.- Juicio. El juicio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen sustitutos para el buen juicio.

4.3. El Enfoque de Sistemas.

4.3.1. Define la manera como la Sistemas de Información para la organización se relaciona con su medio ambiente externo e interno durante su lucha por alcanzar metas y objetivos organizacionales predeterminados. Reconoce la importancia de la gerencia en la toma de decisiones concernientes a los recursos de la organización y, por lo tanto, el logro de las metas y objetivos de la misma.

4.3.2. Sistema de Información Efectivo

4.3.2.1. Acentúa la necesidad fundamental de responder a preguntas de la gerencia y, por lo tanto, proporcionar la base para decisiones efectivas.

4.4. Toma final de decisiones

4.4.1. La toma de decisiones recae finalmente en la evaluación y juicio del tomador de decisiones. La salida del sistema de información no trata de imponer una decisión o una solución óptima absoluta para el problema. La intención de los resultados es simplemente proporcionar recomendaciones a los usuarios. En términos generales, el encargado de la toma de decisiones debe evaluar las recomendaciones del sistema de información, incorporar sus habilidades y buen juicio y, finalmente, tomar la decisión final.

5. Empresa Y Organizacion

5.1. Empresa

5.1.1. Una empresa es una organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios.

5.1.2. Clasificación

5.1.2.1. Según su actividad:

5.1.2.1.1. Agropecuarias: Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades.

5.1.2.1.2. Mineras:Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del suelo.

5.1.2.1.3. Industriales:Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados. Se dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de los procesos de fabricación.

5.1.2.1.4. Comerciales:Son Empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados.

5.1.2.1.5. De servicios:Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad.

5.1.2.2. Según la propiedad:

5.1.2.2.1. Privadas:Son las empresas que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares.

5.1.2.2.2. Oficiales o Públicas:Son las empresas que para su funcionamiento reciben aportes del Estado.

5.1.2.2.3. De economía mixta: Son las empresas que reciben aportes de los particulares y del Estado.

5.1.2.3. Según su tamaño: En Colombia la ley 905 y 504 de Mipymes hacen referencia a la clasificación de las empresas en el país según su dimensión.

5.1.2.3.1. Microempresa: Posee menos de 10 trabajadores.

5.1.2.3.2. Pequeña empresa: Es la que maneja escaso capital. Su contabilidad es sencilla, cuenta con menos de 50 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.

5.1.2.3.3. Mediana empresa: En este tipo de empresa puede observase una mayor especialización de la producción o trabajo, en consecuencia el número de empleados es mayor que el anterior, tiene de 50 a 250 empleados laborando, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables, su información contable es amplia y su producto solamente llega al ámbito nacional.

5.1.2.3.4. Gran empresa: Es la de mayor organización, posee personal técnico, profesional y especializado para cada actividad, las inversiones y rendimientos son de mayor cuantía. Tiene más de 250 empleados, y su producto abarca el mercado internacional. Ejemplos: Coca-cola, Sofasa, Carvajal, Microsoft.

5.1.2.4. De acuerdo con el número de propietarios.

5.1.2.4.1. Individuales: Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares.

5.1.2.4.2. Unipersonales: Es la persona natural o jurídica*, que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destina parte de sus activos para una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.

5.1.2.4.3. Sociedades: Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llanadas socios. Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad, y se denominan socios, los cuales hacen un aporte en dinero, en trabajo o en bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

5.1.3. Objetivos

5.1.3.1. Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.

5.1.4. Recursos

5.1.4.1. Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa pueda lograr sus objetivos. Se clasifican en: recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales, recursos técnicos o tecnológicos.

5.1.5. Comunicación

5.1.5.1. 1.- Poca motivación y baja moral: La mala comunicación provoca resentimiento, frustración, enojo y todo esto se contagia. 2.-Disminución del rendimiento: Cuando las instrucciones son poco claras o precisas la productividad disminuye y se generan pérdidas de tiempo. 3.-Desconfianza: El hecho de ser incomprendido, no escuchado o poco retroalimentado provoca, entre otras, cosas un sentimiento de duda y desconfianza. 4.- Fuga de talento: Como se mencionó anteriormente, la mala o nula comunicación en una empresa es uno de los principales motivos de renuncia en las compañías. 5.- Clientes insatisfechos: Los problemas de mala comunicación pueden alcanzar incluso las relaciones con los clientes

5.1.5.2. Flujo de información

5.1.5.2.1. El Modelo Organizativo afecta directamente en cómo fluye la información en la organización. Se debe fomentar la transparencia y la comunicación, ya que si pretendemos mantener un control excesivo sobre la misma, aparecerán canales "alternativos" para que la información fluya. Hay que evitar este flujo de información, ya que será inexacta y a destiempo, a la vez que fomentamos la comunicación de las personas.

5.1.5.3. Uso de las Tic(ventajas)

5.1.5.3.1. 1. Apertura de mercados a nivel global gracias a la implantación y ventajas del ecommerce. 2. Nuevos modelos de negocio y en la relación con el cliente. 3. Automatización de servicios y procesos internos y externos. 4. Importante ahorro de costes. 5. Flexibilidad en su relación con sus empleados gracias a la implantación de soluciones de teletrabajo. 6. Fomento del trabajo colaborativo. 7. Agilidad en la toma de decisiones y respuesta rápida tanto a nivel interno como en la relación con sus clientes. 8. Mejora en la comunicación interna y externa. 9. Información precisa de nuestro mercado y clientes gracias a la implantación de soluciones Big Data. 10. Nuevas estrategias apoyadas en herramientas y estrategias de marketing digital y gestión de redes sociales.

5.2. Organización

5.2.1. Objetivos básicos dentro de las organizaciones

5.2.1.1. •Automatización de procesos operativos.

5.2.1.2. •Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

5.2.1.3. •Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

5.2.2. Es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos, establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

5.2.3. Estructura Organizacional

5.2.3.1. Es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar.

5.2.4. Modelo de Organización

5.2.4.1. Define a una organización a través de su marco de trabajo, incluyendo las líneas de autoridad, las comunicaciones, los deberes y las asignaciones de recursos. Un modelo está dirigido por las metas de la organización y sirve como el contexto en el cual se operan los procesos y el negocio es hecho.

5.2.4.1.1. Formas Simples

5.2.4.1.2. Formas complejas clásicas

5.2.4.1.3. Formas complejas nuevas

5.2.5. Tecnología de Organización

5.2.5.1. Conjunto de conocimientos, métodos y procesos que se utilizan para transformar las entradas a la organización (recursos, personas, equipos, información) en productos finales (bienes y servicios) que la organización envía de nuevo al medio ambiente externo. Esta transformación sucede en todas las organizaciones