Animer une réunion participative

Commencez. C'est gratuit
ou s'inscrire avec votre adresse courriel
Rocket clouds
Animer une réunion participative par Mind Map: Animer une réunion participative

1. Préparer la réunion collaborative

1.1. Accueillir / convivialité les participants

1.1.1. prévoir l'accueil

1.1.1.1. Temps convivial intégré dans le temps de la réunion

1.1.2. Inviter les participants

1.1.2.1. Et leur redire pour celles et ceux que l'on voit de visu

1.2. Garantir la logistique de la réunion

1.2.1. Réserver la salle et son équipement (wifi, table, chaise etc.)

1.2.2. Préparer le matériel technique (son, projection, post-it, feutres etc.)

1.2.3. Avoir une solution de rechange dans l'animation si les outils techniques ne fonctionnent

1.2.4. Choisir sa technique d'animation et les modes de décisions et adapter le temps

1.2.5. Préparer la salle et l'installation des participants : être attentif à la repartiton hommes/femmes, alliés-opposants (chevalets, se placre à la fin...)

1.3. Poser le contenu / l'ODJ

1.3.1. Co-construire l'ODJ

1.3.1.1. Vigilance : difficulté peut être pour des personnes pour utiliser le pad

1.3.1.2. Proposer sur PAD un ODJ qui peut être modulé

1.3.1.3. Délai raisonnable pour mettre des points à l'OdJ

1.3.1.4. Le co-construire par e-mail est également possible

1.3.1.5. Nature des points à l'OdJ

1.3.1.6. Mode de décision sur les points à l'OdJ

1.3.2. Ne pas trop ficeler l'ordre du jour

1.3.3. Ne pas mettre un temps à l'avance pour aussi permettre aux participant.e.s réel.le.s de le décider

1.3.4. Cela dépend du type de réunion

1.3.5. Liste sans fin de point à l'OdJ et le temps imparti

1.4. Favoriser l'implication des participants

1.4.1. Informer les participants à la réunion

1.4.2. Donner l'information qui sera nécessaire / Envoyer les documents en amont

1.4.2.1. Ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente

1.4.2.2. Ce qu'on a fait / et s'en réjouir

1.4.2.3. Ce qu'on a à faire

1.5. Outils

1.5.1. Prendre du temps

2. Animer la réunion

2.1. Type de réunions et des différents temps

2.1.1. Discuter d'un sujet de fond

2.1.2. Favoriser la créativité

2.1.3. Itérative Vs Exceptionnelle

2.1.4. Prendre des décisions

2.1.5. Régulation

2.1.6. Information

2.2. Outils Méthodes Techniques

2.2.1. Brainstorming

2.2.1.1. Post-it

2.2.1.2. Carte mentale

2.2.2. Photo langage

2.2.2.1. Dixit

2.2.2.2. Motus

2.2.3. 6 chapeaux des Bono

2.2.4. Débat pétale

2.2.5. ...

2.2.6. Vigilance

2.2.6.1. Gestion de conflits

2.2.6.1.1. Après manger, cela passe mieux

2.2.6.2. Laisser la place à l'inconnu, à la créativité / avoir une certaine souplesse

2.2.6.3. Que les hommes ne prennent pas trop de place par rapport aux femmes

2.2.6.4. Que les vieux/anciens ne prennent pas trop de place par rapport aux jeunes/nouveaux venus

2.2.6.5. Que tout le monde puisse s'exprimer

2.2.6.5.1. Besoin de silence

2.2.6.5.2. Aider ceux qui s'expriment moins

2.2.6.6. Vocabulaire

2.3. Séquençage

2.3.1. Ordre du jour

2.3.1.1. Re-valider l'ODJ ensemble

2.3.1.2. Hierarchiser et choisir les sujets prioritaires

2.3.1.3. Intégrer la chronobiologie

2.3.1.3.1. Les sujets conflictuels après le déjeuner

2.3.1.4. Ouverture/clôture : éléments vitaux

2.3.1.5. Les points nouveaux qui apparaissent, de les noter pour les reprendre après

2.3.2. Timing

2.3.2.1. Le respecter car si on poursuit sur un sujet, cela veut dire que l'on décide d'enlever un autre point

2.3.3. Tour de table

2.3.3.1. Besoin de connaissance mutuelle

2.3.3.2. La 1ère prise de parole lance souvent la dynamique pour les autres

2.3.3.2.1. Inviter les personnes à noter les idées pour rester dans les clous

2.3.3.3. Autres méthodes de présentation

2.3.3.3.1. Météo

2.3.3.3.2. Se présenter par son prénom/une anecdote

2.3.3.3.3. Sans dire ses fonctions par exemple

2.3.3.3.4. Présentation dans l'espace

2.3.4. Utiliser des outils, méthodes différentes en fonction des points à l'OdJ

2.3.5. Conclure avec le relevé de décision et qui fait quoi?

2.3.5.1. Vigilance : Trop souvent pris par le temps / comment le sanctuariser?

2.3.5.2. Elles sont lisibles (vidéoprojection) pour ne pas avoir d'objections par la suite ou de repartir dans le débat

2.3.5.3. La prochaine réunion

2.3.6. Cloture

2.3.6.1. Se dire "au revoir"

2.3.6.2. Après ce qui peut se passer est du "off", on peut boire des verres, picoler comme Audrey ou fumer sa cigarette, danser dans la rue comme Clément

2.4. Rôles

2.4.1. Animateur

2.4.1.1. Faire bouillonner le groupe

2.4.2. Facilitateur

2.4.2.1. Gestion de la parole

2.4.2.2. Gestuel / Non verbale

2.4.2.3. Cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

2.4.3. Pousse décision

2.4.3.1. S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision

2.4.3.2. Arriver à faire une transition, sans forcer les choses

2.4.4. Secrétaire de séance

2.4.4.1. Facilitation graphique

2.4.4.2. Paperboard

2.4.4.3. Pad

2.4.5. Gestion du temps

2.5. Cadre

2.5.1. Langage

2.5.1.1. Adapté aux participants

2.5.1.2. Clarifier rapidement les termes employés

2.5.2. Accords de groupe

2.5.2.1. telephone

2.5.2.2. Ordinateur

2.5.2.3. Prise de parole

2.5.3. Directif / Semi directif

3. Prendre une décision en réunion

3.1. Clarifier & Rendre visible

3.1.1. Rappeler les dernières décisions et avancées

3.1.2. Enoncer le(s) sujet(s)

3.1.3. Enoncer les enjeux

3.1.4. Fixer les priorités

3.1.5. Pousse-décision

3.2. Ritualiser

3.2.1. Co-décider du mode de décision (consensus, consentement, délégation...)

3.2.2. Reformulation systématique des échanges

3.2.3. Faire un relevé de décision final

3.2.4. Fixer temps donné, soit affichage, écrit...

3.2.5. Prendre le temps pour décider et que les personnes puissent "digérer" les échanges

3.3. Décisions à part entière

3.3.1. Prendre la décision de ne pas prendre de décision

3.3.2. Echelle de qualité de la prise de décision

3.3.3. SMART

3.3.3.1. vérifier que le projet/décsion est SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel)

3.4. Processus de décision

3.4.1. "Caminante no hay camino, se hace camino al andar" Antonio Machado

3.4.2. Qualité dans la délibération

3.4.3. Prendre des décisions éclairées

3.5. Et après ?

3.5.1. Qui Où Quoi Quand Comment ?

3.5.1.1. Un dictateur bienveillant qui suit l'application

3.5.1.2. Un/des "opérateurs"

3.5.1.3. En fonction de l'implication de la personne sur qui la décision va retomber

3.5.1.3.1. Vérifier que cela convient à la personne

3.5.1.4. En fonction des moyens de chaque partie prenante (bénévole Vs salarié, ...)

3.5.1.5. Il y a des gens qui décident et des gens qui exécutent

4. Maintenir la dynamique entre deux réunions

4.1. Gérer les absences

4.1.1. Les recontacter individuellement

4.1.1.1. Animateurs

4.1.1.2. Ou autres membres du groupe

4.1.2. Invitation à des réunions intermédiaires

4.1.3. rendre accessibles notes, synthèses, CR

4.2. Usages du compte rendu

4.2.1. Relevé de décisions dans le corps du mail juste après la réunion (lendemain max)

4.2.2. Rappel du relevé de décision + ODJ juste avant la prochaine réunion + documents préparatoires

4.2.3. CR complet dans la gare centrale structurée

4.3. Mise en place et suivi du plan d'action

4.3.1. Organisation en sous-groupe

4.3.1.1. Répartition des rôles

4.3.1.2. Référents du sous-groupe

4.3.2. Animation de la gare centrale

4.3.3. Désignation d'animateur tournant

4.3.4. Faire remonter les besoins pour la prochaines réunion

4.4. Distance entre les réunions

4.4.1. Réunions intermédiaires à distance

4.4.2. Envoyer un mail (rituel) d'apports ou de documents préparatoires / état d'avancement

4.5. Gestion d'équipes

4.5.1. Sous-groupe

5. Audrey et Romain

5.1. Pendant

5.1.1. Accords de groupe

5.1.2. Interconnaissance

5.1.3. Respect du temps

5.1.4. Ouverture et clotures

5.1.4.1. Brise glaces

5.1.4.1.1. Interviews croisées

5.1.4.1.2. Brise glace dans l'espace

5.1.4.1.3. Photolangage

5.1.5. Relevé de décisions

5.1.5.1. Modalités de suivi des décisions

5.1.6. Objectif et ordre du jour

5.1.6.1. Compléter en présence celui initié à distance

5.1.6.2. Type de points

5.1.6.2.1. Information

5.1.6.2.2. décision

5.1.6.2.3. échange

5.1.6.2.4. Prochain rdv

5.1.7. Rythme / séquençage

5.1.8. convivialité et plaisir

5.1.8.1. Lieu adapté

5.1.8.2. Nourriture

5.1.8.3. Respirations

5.2. Avant

5.2.1. Proposer un ordre du jour partagé

5.2.2. Inviter à l'avance

5.2.3. Caler la date à plusieurs

5.2.3.1. via sondage

5.2.3.2. ou régularité

5.2.4. Envoyer les informations relatives aux décisions

5.3. Après

5.3.1. Compte rendu

5.3.1.1. Exhaustif

5.3.1.2. Validé collectivement

5.3.1.3. Accessible sur la durée

5.3.2. relevé de décision

5.3.2.1. Pour les absent

5.3.3. Suivi des décisions

5.4. Nos outils indispensables

5.4.1. Espace de co-écriture

5.4.2. Outils de sondage de date

5.4.3. Le lieu et les conditions matérielles

5.4.3.1. Lumière

5.4.3.2. Place et espace

5.4.3.3. Ordi, wifi,vidéo-proj

5.4.4. Nourriture et boissons!

5.4.5. Timer

6. Animer une réunion à distance

6.1. Avant

6.1.1. Inviter les participant

6.1.1.1. mail enthousiaste

6.1.1.1.1. lien visio

6.1.1.1.2. Lien conférence téléphonique

6.1.1.1.3. lien Pad

6.1.1.2. Ordre du jour clair

6.1.1.3. Prévoir 15 min. pour les calages avant le début de la réunion

6.1.2. Préparer les outils

6.1.2.1. Savoir couper son micro et/ou sa vidéo

6.1.2.1.1. certains oublient, bruit derrière, appels...

6.1.2.2. Tour technique pour vérifier micro et visio

6.1.2.2.1. prévoir 15min entre arrivée, test > occasion tour météo

6.1.2.3. Avoir la solution conférence téléphonique en réserve

6.1.2.3.1. OVH

6.1.2.3.2. Zoom

6.1.2.4. Avoir un casque

6.1.2.5. Ne pas présumer des capacités techniques des participants

6.1.2.6. Avoir une salle pour soi

6.1.2.7. préparer un document d'écriture partagée

6.1.3. Se préparer à avoir la pêche

6.1.3.1. Thé, café

6.1.4. Limiter cet usage

6.1.4.1. Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois

6.1.4.1.1. demande de la maitrise et du temps

6.1.4.2. visio intéressant pour les groupes qui se réunissent régulièrement

6.1.4.2.1. Voir pour une réu plus "conférence" / info

6.1.4.3. Complexité des outils en fonction de l'habitude du groupe

6.1.4.3.1. avoir image + son + pad + clavardage...

6.2. Pendant

6.2.1. Cadre commun

6.2.1.1. Définir les rôles

6.2.1.1.1. Qui réparti la parole

6.2.1.1.2. Garder le temps

6.2.1.1.3. Prendre des notes

6.2.1.1.4. animer

6.2.1.2. Définir comment on prend la parole

6.2.1.2.1. Lever la main sur visio zoom

6.2.1.2.2. Tchat du PAD

6.2.1.3. Couper le micro quand on ne parle pas

6.2.1.3.1. Quand on tape les notes

6.2.1.3.2. pour éviter l'écho

6.2.1.4. Accord du groupe sur le fait d'enregistrer

6.2.1.4.1. avec zoom préférer sur l'ordinateur

6.2.1.5. temps (limite des 1 heures)

6.2.1.5.1. si pas terminé, autre RDV

6.2.1.5.2. prolonger exeptionnellement avec accord du groupe

6.2.1.6. Annoncer / aménager les temps de silence

6.2.2. Possibilité de reprendre des outils d'animation du présentiel

6.2.3. Prendre le temps de bien clore

6.2.3.1. Prochain RDV

6.2.3.2. se dire au revoir

6.2.3.3. rappeler les prochaines étapes et qui fait quoi

6.3. Après

6.3.1. Une personne en charge d'envoyer les infos aux absents

6.3.1.1. Possibilité d'envoyer l'enregistrement aux absents ou les liens pad et autre (carte mentale...)

6.3.1.2. Synthèse des décisions

6.3.1.3. CR

6.3.1.4. date du prochain RDV