Comparativo entre un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA y un Sist...

1. Un SGDEA debe ser capaz de gestionar fondos y series documentales, en el caso del SGDE esto sería opcional

2. Un SGDEA debe realizar obligatoriamente un proceso de “Descripción de la Información”. En el marco de la NTI de Procesos de Gestión de Documentos Electrónicos, la Descripción de la Información consiste en la aplicación del conjunto de metadatos de e-MGDE que escoja cada organización

3. SGDE basta con implementar los metadatos obligatorios de documento electrónico del ENI, pero en un SGDEA habría que definir un conjunto de metadatos específicos de la organización (pero que deberían extraerse de e-MGDE para que sean interoperables de acuerdo con el ENI).

4. Un SGDEA debe soportar obligatoriamente formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas), mientas que en un SGDE es opcional. Un SGDEA debe permitir realizar copias auténticas con cambio de formato, permitiendo copias entre multitud de formatos

5. El SGDEA lleva integradas las políticas de conservación de información (copiado de ficheros, replicación, migración, reformateo de cintas, etc)

6. esas funcionalidades no están incorporadas al SGDE, sino que constituyen un sistema independiente

7. El SGDEA debe proveer obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básicas y avanzadas), en un SGDE es opcional.

8. UN SGDEA debe permitir gestionar Políticas de retención y disposición (expurgo o transferencia) de documentos.