MA1: PRÉPARER ET GÉRER LES DOSSIERS ADMINISTRATIFS

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MA1: PRÉPARER ET GÉRER LES DOSSIERS ADMINISTRATIFS par Mind Map: MA1: PRÉPARER ET GÉRER LES DOSSIERS ADMINISTRATIFS

1. Séquence 1 : Définir l'activité administratif

1.1. Approvisionner en données transformées les différents service et acteurs

1.1.1. Saisie de données

1.1.2. Conservation de données

1.1.3. Transformation des données élémentaire et d’information élaborées

1.1.4. Transmission des donnée

1.1.4.1. Processus administratif

1.1.4.1.1. Selectionner l'information

1.1.4.1.2. Collecter

1.1.4.1.3. Saisie

1.1.4.1.4. Stockage

1.1.4.1.5. Transformation

1.1.4.1.6. Stockage

1.1.4.1.7. Diffusion de l'information

2. Séquence 2 : Identifier les besoins d'information

2.1. Identifier et satisfaire un besoin d'information dont les sources d'information

2.2. Les enjeux

2.2.1. En entreprise l'information est nécéssaire pour la décision et l'action

2.2.1.1. Définition : information

2.2.1.1.1. Donnée interprétée par un individus, pour répondre à un besoin

2.2.2. L’assistante de direction doit être en mesure d’anticiper, d'identifier et de satisfaire les besoins d'information de son manager

2.2.3. L’assistante de direction participe a la performance du système d'information

2.2.4. Les enjeux de l'information pour le manager

2.2.4.1. Système d'information

2.2.4.1.1. Finaliser: definir

2.2.4.1.2. Organiser

2.2.4.1.3. Animer

2.2.4.1.4. Contrôler les résultats

2.2.4.2. Organisation et mise en forme

2.3. COMMENT SATISFAIRE UN BESOIN INFORMATION

2.3.1. Veille informationnelle

2.3.2. Par des requêtes ponctuelles

2.3.3. 3 PHASES INTERVENTION

2.3.3.1. Identifier le besoin d'information

2.3.3.2. Recherche et collecte d'information clés

2.3.3.3. Organisation et mise en forme du message informatif à destination du directeur

2.4. LES SOURCES ET LEUR CARACTÉRISATION L’INFORMATION

2.4.1. origine de l'information

2.4.2. Forme de l'informatique

2.4.3. Traitement de l'information

2.4.4. Selon le type de l'information

2.4.5. Selon le caractère de l'information

2.5. Mot clé

2.5.1. PESTEL : Politique, Économique, Social, Technologique, Environnementale, Légale RND : recherche et développement

3. Séquence 3 : Maîtriser les techniques de collecte et de traitement des informations

3.1. -Les méthodes et outil de recherche d’information

3.1.1. Les moyens de la collecte

3.1.1.1. • Rechercher sur internet • Les enquêtes par destinataire • Observation • Lecture • Requête et base de données (voir Access)

3.1.2. Outils de recherche sur internet

3.1.2.1. Annuaires répertoires

3.1.2.1.1. • Yahoo, Page jaune • Proposent des listes de site web classé par thème • Structure hiérarchique (catégorie sous-catégorie) • Peu complet • Souvent référencement manuel

3.2. Rechercher des informations sur internet

3.2.1. Moteur de recherche

3.2.1.1. • GOOGLE, Exalead • Question, requête • Proposent des listes d’adresses de site contenant les mots clés recherché • Référencement par robot

3.2.1.2. Les méta moteurs

3.2.1.2.1. • Méta crawlé, IX quick

3.3. Réaliser un questionnaire

3.3.1. Définition : Liste de questions posées en vue d'une enquête, d'un jeu ; formulaire.

3.3.2. a) Méthodologie

3.3.2.1. • Élaborer le questionnaire : - En amont : définir les objectifs du questionnaire (cible et ce que l’on cherche à savoir) - L’organisation du questionnaire - La formulation des questions, les diffèrent échelle de réponse - La durée de l’interview - La mise en forme (consigne, guidage) • Définir le mode de recueil • Tester le questionnement • Administrer le questionnaire • Analyser les réponses

3.3.3. b) Les questions portent sur :

3.3.3.1. • Motivation (En quoi êtes-vous intéressée par le développement durable) • Attitude (Êtes-vous intéresser par le développement durable ?) • Comportement (Dans votre entreprise quelle sont l’action mis en œuvre) • Intentions (Seriez-vous susceptible d’engager des services de …)

3.3.3.2. ORDRE DES QUESTION

3.3.3.2.1. Partie introductive

3.3.3.2.2. Les deux ou trois première questions

3.3.3.2.3. Le "noyaut" du questionnaire

4. Séquence 4 : Organiser le traitement et l'archivages des dossiers

4.1. CLASSEMENT

4.1.1. Définition : Le classement est t’une méthode qui consiste à ranger dans un ordre les documents selon un ordre préétabli, de façon a pouvoir se procurer facilement et rapidement, l’information rechercher.

4.2. ARCHIVE

4.2.1. Définition: Les archive sont l’ensemble des documents de toute nature, produit ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisés en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle.

4.2.2. ARCHIVAGE

4.2.2.1. Définition : L’archivage est défini par l’ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à savoir :

4.2.2.1.1. Ranger Trier, organiser, classer Conserver, sécuriser