Gestion de projet

1. Les 4 phases d'un projet - AFPA

1.1. 1. Identification du besoin

1.1.1. Cerner le besoin qui peut être explicite, implicite ou latent

1.1.2. Les outils : CQQOQCP

1.2. 2. Planification des tâches

1.2.1. Décomposer le projet en tâches simples, regrouper si besoin les tâches en lots

1.2.2. Classer et hiérarchiser les tâches et les lots de tâches

1.2.3. Utiliser l'outil CQQOQCP pour chaque tâche ou chaque lot pour identifier :

1.2.3.1. Une personne référente

1.2.3.2. Un livrable à fournir (quoi et quand livrer)

1.2.3.3. Une durée nécessaire

1.2.3.4. Les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles nécessaires

1.2.3.5. Les liens entre les tâches, notamment les antécédents : quelle(s) tâche(s) à effectuer avant quelle(s) autre(s)

1.2.4. Ordonnancer les tâches avec un logiciel de gestion de projet (GanttProject)

1.2.5. Identifier les jalons décisionnels, le chemin critique, les marges et les tâches ou les lots à suivre prioritairement

1.3. 2 bis. Création du document de référence : il récapitule l'ensemble des éléments du projet

1.3.1. A. Présentation générale

1.3.1.1. Référence des personnes concernées par le projet

1.3.1.2. Identification des documents de références du projet (cahier des charges, document qualité, procédures, autorisations…)

1.3.2. B. Description du besoin

1.3.2.1. Rappel des éléments de la commande : infos nécessaires à la compréhension du projet

1.3.2.2. État des lieux : contexte du projet, enjeux du projet (environnement, acteurs, situation de départ)

1.3.2.3. Identification du besoin : résumé des éléments générateurs d'insatisfaction, des éléments manquants

1.3.2.4. Proposition de solution(s) : énoncé du projet, le but : situation d'arrivée = espérée

1.3.2.5. Objectifs quantitatifs et qualitatifs : indicateurs

1.3.2.6. Contraintes et opportunités : SWOT

1.3.3. C. Démarche de développement

1.3.3.1. Organisation hiérarchique et fonctionnelle et responsabilités : Qui est responsable de l'action ? Qui réalise l'action ? Qui participe à l'action ? Qui contrôle l'action ?

1.3.3.2. Moyens humains, matériels et financiers (budget) : liste, budget global et budget par lots, planification prévisionnelle

1.3.3.3. Structure de fractionnement des tâches, organigramme et lots de tâches : décomposition du projet en tâches et en lots de tâches, ordonnance des tâches

1.3.3.4. Planification prévisionnelle : pour chaque tâche, identifier les délais, les ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles, prévoir la jalons, les réunions et les livraisons

1.3.3.5. Gestion des risques et opportunités : AMDEC

1.3.3.5.1. Risques naturels : incendie, orages…

1.3.3.5.2. Risques humains : erreurs, retards, non-qualité…

1.3.3.5.3. Risques économiques, politiques : monopoles, insolvabilité, cours des devises…

1.3.3.5.4. Risques techniques : fiabilité, maintenabilité

1.3.4. D. Le système d'information

1.3.4.1. Documents contractuels : documents du projet

1.3.4.2. Système de communication du projet : qui dit quoi, à qui, pourquoi, quand, où, comment, avec quoi ?

1.3.4.3. Réunions de suivi : objectif, liste de participants, timing, animateur, compte rendu, lieu, résultat

1.3.4.4. Gestion des modifications : fiche de modification, validation des modifications, avenants budgétaires, évolution du produit et de sa documentation

1.4. 3. Réalisation des tâches

1.4.1. Lancer les actions permettant le démarrage du projet

1.4.2. Identifier les livrables des tâches ou lot de tâches

1.4.3. Analyser périodiquement l'avancement et l'évolution de toutes les tâches : tableau - Indicateurs

1.4.4. Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs

1.4.5. Appliquer, si besoin, des actions correctives

1.4.6. Faire valider les livrables au cours du projet

1.5. 4. Clôture et validation

1.5.1. Récapituler les difficultés rencontrées et les solutions apportées au cours du projet

1.5.2. Rédiger le rapport de clôture

1.5.3. Faire approuver le rapport de clôture et évaluer le projet

1.5.4. Valider le dépôt des documents

1.5.5. Fêter la fin du projet !

2. Méthodologie par l'université de Nice - LPK

2.1. Étapes en amont

2.1.1. 1. Définition des étapes

2.1.1.1. Faire un découpage du projet en étapes

2.1.1.2. De manière appropriée : trop simple = risque d'oubli d'éléments importants, trop détaillé = ingérable / perte de temps

2.1.2. 2. Actions à mener

2.1.2.1. Liste des tâches (action => résultat)

2.1.2.2. Caractérisées par :

2.1.2.2.1. Un objectif précis et mesurable

2.1.2.2.2. Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées

2.1.2.2.3. Une charge de travail (exprimée en nombre de journées-homme)

2.1.2.2.4. Une durée, assez courte (< ou = à 15 jours)

2.1.2.2.5. Une date de début et une date de fin

2.1.2.3. Les outils

2.1.2.3.1. L'analyse fonctionnelle

2.1.2.3.2. La "To do list"

2.1.3. 3. Choix des acteurs

2.1.3.1. Pas développé ici car je n'aurai pas de choix à faire quant à la constitution de l'équipe du projet

2.2. Gestion des réunions

2.2.1. Type de réunions au cours des projets

2.2.1.1. Réunion de lancement

2.2.1.2. Réunion de pilotage

2.2.1.3. Réunion groupe projet

2.2.1.4. Réunion technique

2.2.1.5. Réunion communication

2.3. Outils de gestion de projets : le calendrier

2.3.1. GanttProject

2.4. Étapes de réalisation

2.4.1. Engagement de la direction : formalisé

2.4.2. Déploiement : selon le planning

2.4.3. Suivi : en continu, par pilote & équipe projet ; validation des livrables

2.4.4. Évaluation : régulier, selon le planning, retour vers les commanditaires et les utilisateurs, adaptation du projet si besoin

2.5. Étapes transversale

2.5.1. Gestion des ressources : humaines, matérielles et financières

2.5.2. Gestion du budget : estimation initiale, dépenses engagées par tâche, cumulé

2.5.3. Communication

2.5.3.1. Plan de communication initial

2.5.3.2. Lancement, nom du projet, logo

2.5.3.3. Transparence, valorisation du projet, rassurer les utilisateurs

2.5.4. Suivi du projet - Pilotage, Analyse des écarts

2.5.4.1. Ne pas chercher de bouc émissaire, comprendre les causes

2.5.4.1.1. Objectifs trop nombreux ? Mal définis ?

2.5.4.1.2. Ressources : situation possibles d'indisponibilité ?

2.5.4.1.3. Temps : suffisant ?

2.5.4.1.4. Compétences : suffisantes ?

2.5.4.1.5. Outils : adaptés ?

2.5.4.1.6. Suivi : suffisant ?

2.5.4.1.7. Motivation des équipes : soutenue ?

2.6. Étapes post projet

2.6.1. Clôture du projet

2.6.1.1. Bilan / attendu

2.6.1.1.1. Atteinte des objectifs

2.6.1.1.2. Livrables obtenus

2.6.1.1.3. Ressources engagées

2.6.1.1.4. Budget

2.6.1.1.5. Satisfaction des utilisateurs

2.6.1.1.6. …

2.6.1.2. Débriefing avec l'équipe projet, remerciements

2.6.1.3. Dégager un retour d'expérience, capitaliser au niveau de l'équipe et institutionnellement

2.7. Gestion de projets : synthèse

2.7.1. Importance de la préparation du projet

2.7.1.1. Impact majeur sur sa réussite

2.7.1.2. Respect des méthodologies

2.7.1.3. Utilisation des outils (et pour suivi)

2.7.2. Phases de réalisation

2.7.2.1. Approche dynamique du projet

2.7.2.2. Réactivité nécessaire

2.7.2.3. Pas de modification des objectifs, du livrable final, des délais

2.7.2.4. Ajustements possibles sur modes d'y arriver (utilisation des ressources)