préparer l'animation d'une réunion

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préparer l'animation d'une réunion par Mind Map: préparer l'animation d'une réunion

1. Format d'animation par intention

1.1. type facilitation relationnelle

1.1.1. intentions : liens interpersonnels

1.1.1.1. inclusion

1.1.1.2. sortir des rapports de domination

1.1.1.3. création de liens (permettre implication, accueil des nouveaux)

1.1.1.4. renforcement de liens

1.1.1.5. régulation : ex médiation de conflits

1.1.2. en groupe

1.1.2.1. brise-glace

1.1.2.2. energiser

1.1.2.3. météo

1.1.2.4. recueil des représentations : voir vision commune

1.1.2.5. constellation : donner à voir la position du groupe : un centre, des propositions si on est plus d'acord on se rapproche si moins on s'éloigne, quand bien en main les participants peuvent proposer des déclarations

1.1.3. par petit groupe

1.1.3.1. connaissance mutuelle

1.1.3.1.1. interviews croisées

1.1.3.1.2. pitcher en marchant

1.1.4. question d'ouverture

1.1.4.1. se relier à l'intention de la réunion (le thème)

1.1.4.2. sortir de l'intellectuel

1.1.4.3. prendre en compte les contraintes du groupe

1.1.4.4. échange 2 par 2 renouvellé, partage de quelques observations en grand groupe

1.1.4.5. tour de table

1.1.4.6. séparer en petit groupe comme pour le temps météo

1.2. type informatif : échange d'information

1.2.1. Intention : faire circuler l'information, faciliter l'appropriation, vérifier l'appropriation

1.2.2. Transmission d'information

1.2.2.1. Méthodologie générale : avoir une Personne ressource, qui prépare un Ecrit synthétique, et fait une Présentation courte, un temps de Questions-Réponses, un temps d'Apports de la part du groupe

1.2.2.2. appropriation GG ou même sujet en PG

1.2.2.3. approfondissement PG

1.2.2.4. debriefing

1.2.3. débattre

1.2.3.1. différentes intentions

1.2.3.1.1. débat philosophique : construction d'une réflexion

1.2.3.1.2. débat à visée pratique ou débat citoyen échanger des arguments pour faire des choix

1.2.3.1.3. débat scientifique, controverse, qsv : prendre connaissance de la compléxité, sortir du dogmatisme, prendre conscience des jeux d'acteurs

1.2.3.2. Astuces : déclencheur/contraintes/temps individuel de réflexion/relance par provocation/ relance par synthèse/ temps de silence

1.2.3.3. Point de vigilance : règles du débat, fonction et posture de l'animateur, donner à voir les différents arguments (carte mentale)

1.2.3.4. format

1.2.3.4.1. bataille d'argument

1.2.3.4.2. débat mouvant

1.2.3.4.3. cercle samoan

1.2.3.4.4. fish bowl (experts)

1.2.3.4.5. méthode clim

1.2.3.4.6. débat à visée philosophique cf Michel Tozzi

1.2.4. partage/transmission de connaissance

1.2.4.1. arpentage

1.2.4.2. Jeu méthodologique de transposition

1.2.4.3. pépites

1.2.4.4. barcamp/ table de découverte

1.2.5. Recueillir des avis

1.2.6. Encourager l'appropriation

1.2.6.1. Voir jeu cadre Thiagi

1.2.6.2. voir méthodes actives

1.3. type organisationel

1.3.1. planification, organisation

1.3.1.1. choisir : boule de neige 1h30

1.3.1.2. world café

1.3.1.2.1. une action par feuille, des items à remplir (qui, comment, quel levier, quel moyen humain, indicateur de réussite

1.3.1.3. kanban

1.3.2. répartition des tâches

1.3.2.1. tableau quoi qui quand

1.4. type créatif

1.4.1. créativité

1.4.1.1. principe divergence, convergence (2 fois plus de temps)

1.4.1.2. brainstorming

1.4.1.2.1. principes

1.4.1.2.2. déroulé

1.4.1.3. Metaplan

1.4.1.4. voir doc de philagora

1.4.1.4.1. idéation

1.4.1.4.2. sélection d'idées

1.4.2. réflexion commune

1.4.2.1. intelligence collective

1.4.2.1.1. accélérateur de projet

1.4.2.1.2. GAP

1.5. type décisionnel

1.5.1. Bilan

1.5.1.1. règles du bilan

1.5.1.1.1. ne se discute pas

1.5.1.1.2. pas réouverture du débat

1.5.1.1.3. on ne parle qu'une fois

1.5.1.2. pépites

1.5.1.3. compris/pas compris/ en suspens

1.5.1.4. Jeu méthodologique de transposition

1.5.2. Prise de décision GG

1.5.2.1. information/ressenti/enjeux (individuel et collectif)/propositions de solutions possibles/vote

1.5.2.2. appropriation

1.5.2.3. sans discussion/rapide

1.5.2.3.1. roti

1.5.2.3.2. gommette

1.5.2.3.3. allocation d'argent fictif

1.5.2.4. avec discussion

1.5.2.4.1. matrice de classement

1.5.2.4.2. consentemment

1.6. vision commune

1.6.1. intention : adéquation entre projet du groupe et projet motivation individuel

1.6.2. représentation

1.6.2.1. Réflexion individuelle préallable

1.6.2.1.1. Étapes marquante de mon parcours

1.6.2.1.2. ressenti et fait/individuel et collectif/attentes et contributions à la réunion

1.6.2.1.3. 3 valeurs qui me guident

1.6.2.1.4. Motivations

1.6.2.1.5. attentes

1.6.2.1.6. ce que je retiens de la dernière fois/ce que j'ai vécu dans l'intervalle

1.6.2.2. post-it

1.6.2.2.1. rangement

1.6.2.3. mots clés

1.6.2.4. Q sort

1.6.2.5. interview mutuelle

1.6.2.5.1. déambulation possible

1.6.2.6. master piece

1.6.2.6.1. légo

1.6.2.6.2. pâte à modeler/affiche

1.6.2.6.3. présentation de la maquette et éventuellement regard particulier du public sur un aspect à relever (ex compétences, évolution métier)

1.6.2.7. Blason

1.6.2.7.1. canevas à remplir pour définir ce que l'on pense

1.6.2.7.2. Sans titre

1.6.2.8. portrait chinois

1.6.2.8.1. pourquoi tel mot

1.6.2.9. photolanguage

1.6.2.10. reformulation importante pour clarifier

1.6.3. valeurs

1.6.3.1. atelier plus long 1 journée

1.6.4. projection dans le temps

1.7. Régulation

1.7.1. catharsis (expression de tensions personnel ou de groupe)

2. Ordre du jour Pour s’échauffer et attendre les retardataires sujets légers d’information divers prévus ou apportés au dernier moment Sujet 1 (+urgent +d’enjeu (important)) Intention/objectif précis/enjeu/durée/ Sujet 2 urgent pas important Sujet 3 urgent important Sujet 4 urgent pas important Sujet 5 pas urgent mais important Sujet 6 pas urgent pas important information, pas de décision, pas urgent

3. Fin de réunion

3.1. Synthèse

3.1.1. relecture des tâches à effectuer

3.1.2. relecture des décisions

3.1.3. De combien on a avancé ? Qu'est-ce qu'on a pas fait ? Pourquoi ? Est-ce un problème ?

3.1.4. Qui fait le compte-rendu ?

3.2. Prise de rendez-vous pour prochaine réunion

3.3. Déclusion : retraverser la frontière symbolique

3.3.1. tour de table ressenti

4. intérêt des jeux

4.1. pas de oui mais donc permet l'imagination, créativité évite les débats inutiles sort des effets de statut

5. envoi de l'invitation

5.1. Invitation à la réunion invités lieu, date, durée Ordre du jour (intention, objectifs) Détails pratiques pj : documents d’information nécessaires et précisions sur importance de les lire

5.2. penser réunion inversé

6. questions introductives

6.1. conséquences de réunions ratées ?

6.1.1. blocage

6.1.2. violence

6.1.3. fatigue

6.1.4. malaise

6.1.5. démotivation

6.1.6. pas de décision

6.1.7. remise en cause des décisions/malentendus

6.2. conséquences de réunions réussies ?

6.2.1. motivation

6.2.2. mutualisation d'information

6.2.3. poids d'une décision de groupe

6.2.4. intelligence collective (synergie)

6.2.5. culture commune

6.2.6. apprentissage

6.2.7. participation à une oeuvre commune

6.2.8. moment agréable

6.3. causes de réunions ratées ?

6.3.1. Est-ce qu'il vaut mieux une réu où on atteint les objectifs au prix d'un grand stress ? Une réunion où les objectifs n'ont pas été atteints mais les personnes se sentent respectées ?

6.4. de quoi est responsable l'animateur ?

6.4.1. l'animateur est au service du groupe qui lui même est au service des objectifs à remplir

6.4.2. de remplir la fonction d'animation (avec les contours définis=quel est le périmètre de sa fonction) le mieux possible

6.4.3. La réussite de la réunion "objectifs atteint" dépend de l'ensemble des participants c'est une coresponsabilité

6.5. quelles sont les fonctions à remplir pendant une réunion ?

6.5.1. garant du cadre

6.5.1.1. temps

6.5.1.2. méthodes

6.5.2. garant des relations interpersonnelles

6.5.3. garant du contenu

6.5.4. garant du niveau d'énergie des participants

6.5.5. garant du sens,(les enjeux, pourquoi on parle de ça ?) et des objectifs (pouvoir les rappeler au groupe)

6.5.6. garant de la logistique

6.5.7. garant des tâches critiques

6.5.7.1. ICE

6.5.7.1.1. veiller à ce que tout le monde participe, si pas pourquoi ?

6.5.7.1.2. communs : informations sur le contenu (projet, ressources, objectifs) et le cadre (valeurs, règlement et le processus accessible (transparence des SPG)

6.5.7.1.3. échanges : entre les moments de rencontre, donner des nouvelles

7. Les questions à se poser pour construire le déroulé

7.1. intention ? le pourquoi on se réunit, d'où provient le besoin de réunion

7.1.1. se décline en objectif plus précis et plus finalisés

7.1.2. ex : débattre pour prendre une décision sur...

7.1.3. se traduit par odj

7.1.3.1. partagé sur wiki, pad

7.1.3.2. odj enjeu de pouvoir

7.1.3.3. odj souvent trop chargé=pas de décision du groupe organisateur

7.2. enjeux ? qu'est-ce qu'on perd qu'est-ce qu'on gagne...

7.3. qui est invité ?

7.4. contenu/ordre du jour

7.5. moment de la réunion/tjs le même moment

7.5.1. imposé

7.5.2. co-choisit : framadate

7.6. durée de la réunion

7.6.1. réaliste/objectifs et surcharge cognitive

7.6.2. sécurisante

7.7. Lieu de la réunion

7.7.1. Ambiance de la réunion

7.7.2. disposition de la salle

7.8. Méthodes pour arriver aux objectifs

7.8.1. 1 mode majeur classique : réunion longue mode argumentatif oral en grand groupe favorise un certain profil de personne

7.8.2. Méthodes participatives

7.8.2.1. objectif : rapport de domination

7.8.2.1.1. Des mesures quantitatives ont été effectuées durant plusieurs réunions de Conseil d’Administration du réseau Ecole et Nature (durée : 2 jours, effectif : 20 participants) avant la mise en place des démarches de gestion de la parole. Elles ont donné d’intéressants résultats ! Si les temps de parole avaient été équilibrés, chacun se serait exprimé durant 5% du temps global. Or : · Une personne en utilisait 40% à elle seule ! · Les trois plus gros utilisateurs cumulaient 70% du temps de parole · La première femme de la liste venait en 10ème position, avec 5% du temps de parole · Les trois plus petits utilisateurs de temps de parole cumulaient… 1% du temps de parole ! Ces déséquilibres n’apparaissaient pourtant pas comme intolérables, pour plusieurs raisons : · La personne qui monopolisait 40% du temps de parole disait beaucoup de choses utiles et intéressantes, qui emportaient souvent l’approbation de l’assemblée · En deçà de 15% du temps de parole utilisé, il était impossible de se rendre compte que les personne dépassaient largement leur dû sans faire des mesures précises · Cette situation déséquilibrée convenait aux personnes qui parlaient peu Il n’est pas rare d’observer des groupes dans lesquels les déséquilibres sont bien plus importants encore. Que reste-t-il alors de l’aspect participatif, voire même de la démocratie ? Les démarches d’animation devront donc viser à rééquilibrer les expressions individuelles, en aidant certaines personnes à s’exprimer, et en limitant dans le temps l’expression de certaines autres.

7.8.2.1.2. capacités physique, intellectuelle, émotionnelles différents/ profil d'apprentissage / théorie des intelligences multiples

7.8.2.1.3. partage des représentations avec temps personnel et sortir du tout écrit ou oral

7.8.2.1.4. inclusion : légitimité

7.8.2.2. rapports de pouvoir changent

7.8.2.3. degré de participation demandé aux participants : compétences à construire/ cadre à faire accepter/intérêts les faire expérimenter

7.8.2.4. enjeux véritables

7.8.2.5. dire le pouvoir véritable des participants

7.8.2.5.1. échelle d'Arnstein

7.8.2.5.2. manipulation

7.8.2.5.3. information

7.8.2.5.4. consultation

7.8.2.5.5. concertation : diagnostic construit ensemble

7.8.2.5.6. négociation (rapport de force)

7.8.2.5.7. codécision

7.8.3. changement de méthode, ambiance, sujet sont gourmande en temps et énergie : prendre le temps de clôturer chaque temps par un bilan de ressenti pour pouvoir se libérer et passer à autre chose.

7.8.4. Méthodes plus classiques descendantes

7.8.5. réunion ponctuelle ou récurente (construction possible)

7.8.6. demande de méthodes participatives de la part du groupe

7.8.6.1. implication change cf classe inversée demande plus d'attention

7.9. Nous allons débattre (intention générale) pour avoir des éléments de compréhension du problème de ... et arrêter une décision sur (2 objectifs) ... avec la méthode de ...(processus/méthode). Nous en avons besoin pour avancer avec nos partenaires (enjeu)

7.10. rythme : conserver l'énergie et l'attention

7.10.1. moment passif (reposant-sécurisant)/actif(motivant)

7.10.2. taille du groupe petit (facilite expression de tous+opérationnel)/grand (besoin d'être tous ensemble)

7.10.3. moment formel (institué)/informel (important relationnel, informationnel-opérationnel)

7.10.4. enjeu fort (tension)/faible (détente)

7.10.5. mode de communication varié écrit/oral intellectuel/sensible

8. début de réunion

8.1. Accueil convivial/ premier contact observations

8.2. ouverture officielle demande d'attention/donner des repères et des normes définir qui a l'autorité, permettre le contrôle sur les éléments qui font se sentir en sécurité

8.2.1. validation du cadre

8.2.1.1. horaires

8.2.1.2. méthodes

8.2.2. Validation : Règles communes de fonctionnement, on construit des digues avant l'innondation pas pendant ! compétences psychosociales essentielles à acquérir

8.2.2.1. règles d'écoute

8.2.2.1.1. confiance

8.2.2.1.2. bienveillance

8.2.2.1.3. ne pas se couper la parôle = intervention courte

8.2.2.1.4. pas de jugement sur les personnes

8.2.2.1.5. je pour s'exprimer

8.2.2.1.6. A définir ou à valider ensemble selon niveau de confidentialité

8.2.2.2. confidentialité ?

8.2.2.3. non-jugement

8.2.2.4. la bienveillance, ne pas oublier d'être voir le positif, ne pas juger

8.2.2.5. engagement à participer

8.2.2.6. qualité d'écoute

8.2.2.7. parler avec intention (de faire avancer l'objet)

8.2.2.8. ponctualité

8.2.2.9. une idée à la fois

8.2.2.10. je

8.2.2.11. si dérapage que se passe-t-il ?

8.2.2.11.1. cristalisation (blocage) ou soumission

8.2.2.11.2. recadrage nécessaire et explications sur le sens des règles parfois avec l'appui du groupe parfois en redéfinissant les règles

8.2.2.11.3. Emotion=boussole, qui perdrait son temps à gèrer une boussole ?

8.2.2.11.4. une émotion non dite ou contraire aux aparences : met le groupe mal à l'aise, en doute, phénomène d'harmonisation négative

8.2.2.11.5. huitre citron

8.3. inclusion : légitimité à être présent, symbolique, marquer la frontière

8.3.1. partage des représentations, tour météo

8.4. attribution des fonctions

8.5. donner du sens

8.6. odj : prendre du temps pour optimiser la suite/favoriser l'implication par l'explicitation des enjeux

8.6.1. odj à présenter-AFFICHER, rappeler l'intention, les objectifs, enjeux, méthodes pour chaque point, vérifier si pas de nouveaux points, classer dans informatif/décision/organisation, définir priorité

8.6.2. odj coconstruit : pour plus de clarté demander au groupe le niveau de priorité, les enjeux (représentations autour des)

8.6.3. Vérifier l'appropriation des points

8.6.4. Ne pas surcharger, plutôt plus de courtes de réunions

8.6.5. comment déterminer le temps : compléxité des enjeux, de l'information à corréler avec le niveau d'appropriation des participants

8.7. Le point sur où on en est, si c'est un projet ou rappel des étapes précédentes

8.7.1. donner des repères

8.7.2. donner du sens

8.7.3. donner des objectifs

9. Entre 2 réunions

9.1. Rédaction CR

9.1.1. prise de décision : synthétique

9.1.2. information synthétique à complet

9.1.3. discussion faire ressortir consensus, débat

9.2. Validation CR

9.3. envoi du CR

9.3.1. Compte-rendu de la réunion du… lieu, date présents, excusés, absents points d’information points de discussion points de décision points non traités prochaine réunion le contact où trouver les infos du projet rédaction, prise de notes

9.4. Organisation de l'information

9.4.1. donner à voir l'évolution des projets