Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

1. Con la evolución de la industria y la maduración de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, también ha progresado la gestión de documentos permitiendo el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información.

2. Cuando se habla de un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS), se hace referencia a un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización sin importar que se denomine como un documento electrónico de archivo o no.

3. SGDE Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) es un sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina

4. SGDA Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es un sistema informático que garantiza un repositorio seguro para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.

5. CAPTURA La captura es el proceso que marca la entrada de un documento electrónico en el sistema de gestión documental (SGDE) y le asigna un identificador único en el sistema. En el momento de la captura se le asignan los metadatos mínimos obligatorios para establecer una relación entre el documento, su creador y el contexto en que se produjo.

6. REGISTRO El registro consiste en la inscripción de una breve información descriptiva del documento para dejar constancia fehaciente de su entrada o salida en la unidad administrativa competente.

7. DIGITALIZACIÓN Consiste en la obtención de una imagen electrónica de un documento original en soporte no electrónico bajo unas condiciones que permitan asegurar la correspondencia fiel de ambos.

8. SELLO DE TIEMPO El sello de tiempo es un mecanismo que permite probar de forma fehaciente que un conjunto de datos existió en un instante determinado y no ha sufrido modificaciones desde el mismo.