手配業務のタスク管理

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手配業務のタスク管理 により Mind Map: 手配業務のタスク管理

1. 日

1.1. a.登録者への対応

1.1.1. 前日確認

1.1.1.1. メールシステムの設定(前日夕方)

1.1.1.2. 手配調整入力合わせ(前日夕方)

1.1.1.3. メールの送信(午前)

1.1.1.4. 了解連絡の処理

1.1.1.4.1. 電話は随時処理

1.1.1.4.2. メールの処理

1.1.1.5. 前日確認後のチェック(15:00)

1.1.1.5.1. 正確なメールが送れているか?

1.1.1.5.2. 備品の依頼が出来ているか?

1.1.1.5.3. 現場変更が伝達出来ているか?

1.1.1.6. 現場変更の伝達

1.1.2. 人数・メンツの調整

1.1.2.1. アルバイトに移動や休みを伝達

1.1.3. スケジュールチェック

1.1.3.1. アルバイトがいる場合

1.1.3.1.1. ミーティング

1.1.3.1.2. 手配中の指示

1.1.3.2. 担当者の場合

1.1.3.2.1. 電話を受ける

1.1.3.3. スケチェ後の確認メール送信

1.2. b.未登者への対応

1.2.1. 新規応募者

1.2.1.1. 架電・メール

1.2.1.1.1. 面接予約を取る

1.2.1.2. 登録確認の電話

1.2.1.2.1. 会員マスタ処理

1.2.1.3. 使用書類の準備

1.2.1.3.1. 面接実施

1.2.2. 頭髪チェック対応

1.3. c.現場関係の処理

1.3.1. 入り・上り連絡の処理

1.3.1.1. 入り時

1.3.1.1.1. 集合状況の確認

1.3.1.1.2. 遅刻・欠勤者の対応

1.3.1.2. 上り時

1.3.1.2.1. 現場詳細情報の入力

1.3.1.2.2. 現場名簿の記入

1.3.2. 持ち出し書類の準備

1.3.2.1. 終電入力

1.3.2.2. 名簿・終電表出力

1.3.2.3. KYODO書類の出力

1.3.2.4. 手配帳の印刷

1.4. d.社内関係の処理

1.4.1. 手配帳作成

1.4.1.1. 落とす、スケチェ時随時(13:00〜22:00)

1.4.1.2. 発注情報の書き換え

1.4.1.3. アルバイトの移動プランを書き込む

1.4.1.4. 集合時間・持ち物等の記入

1.4.2. 受注処理

1.4.2.1. 発注情報で催物受注を変更

1.4.3. 受注確認書の送信

1.4.3.1. 翌日の現場のもの

1.4.4. 本社置き備品の準備

1.4.4.1. 各種セット・パウチ等

1.5. 電話を受ける

1.5.1. 基本的な業務はこれから始まる!?

2. 月

2.1. a.登録者への対応

2.1.1. 1部研修のお知らせをメール

2.2. d.社内関係の処理

2.2.1. 翌々月の仮催物受注

2.2.1.1. ホームページでチェック

2.2.2. 翌々月の手配帳作成

2.2.2.1. 仮受注の物を元に手配帳に落とす

2.2.2.1.1. 手配のポイントに色を付ける

2.2.3. 1ヶ月分の備品の仮申請

2.2.3.1. ホール以上の車両・無線を仮申請

2.2.4. 各種データの集計

2.2.4.1. 登録数・面接数・手配数等

2.2.4.2. 登録者の整理

2.2.4.2.1. 連絡の有無(2か月)

2.2.5. 面接実施日の決定

2.2.6. ドリンク現場の処理

2.2.6.1. 受注確認書の送信

2.2.6.1.1. 備品の申請

2.2.7. 研修の日程調整

2.2.8. ニューススケジュール

2.2.8.1. 作成

2.2.8.1.1. チェック

2.2.9. 社員シフトの決定

2.2.9.1. 休暇、出社時間

2.2.10. 嘱託関係

2.2.10.1. 有給管理

2.2.10.2. 交通費清算処理

2.2.11. 勤務表作成

2.2.12. 経費精算

2.2.12.1. 交通費清算

3. 年

3.1. 会員マスタの回生合わせ

3.2. 友人紹介キャンペーン(春・夏)

3.2.1. 概要作成

3.2.1.1. 告知物発注

3.2.1.1.1. 社内告知

3.3. 電車ダイヤ改正

3.4. 募集計画

3.4.1. 媒体選定・期間の決定など

3.5. 嘱託

4. イレギュラー

4.1. 備品の補充

4.2. 消耗品の発注

4.3. 見積り作成

5. その他

5.1. ランクアップ処理

5.1.1. マスタのランクを変更

5.1.2. 友人紹介手当の処理

5.1.3. パス発行

5.1.3.1. ランクアップボーナスの処理

5.2. 各種会議

5.2.1. 各課会議

5.2.2. 管理者会議

5.2.3. 手配会議

5.2.4. 手配割振り

5.3. 委員会活動

5.4. 研修時の対応

5.4.1. 登録票印刷

5.4.2. 名札の準備

5.4.3. 出席者の確認

5.4.4. 事務所研修の実施

6. 週

6.1. a.登録者への対応

6.2. b.未登録者への対応

6.3. c.現場関係の処理

6.4. d.社内関係の処理

6.4.1. アクティングへの依頼

6.4.1.1. 依頼書の作成

6.4.2. 備品申請

6.4.2.1. ライブハウス等

7. 繁忙日の対策

7.1. 登録者数を増やす

7.1.1. 募集をたくさん出す

7.1.1.1. ○○日までに登録で特典を付ける

7.1.1.1.1. 3月16日~4月6日の登録で4月8日~14日の間で勤務したら3000円的な

7.1.1.1.2. 友人紹介キャンペーンも並行して走らせる

7.1.2. ファミリーを集める

7.1.2.1. 告知の方法を効果的な物で

7.1.2.1.1. 前日確認メール以外で

7.1.2.2. 平日働けるファミリーは特典倍

7.1.2.2.1. 2人呼んだらさらに倍

7.1.3. 分母を増やす作戦

7.1.3.1. これしかないんじゃない!?

7.2. 登録者を動かす

7.2.1. 勤務できるが、入っていない人

7.2.1.1. 勤務日によって特典を付ける

7.2.1.1.1. 直接的な訴求が難しい

7.2.2. 学校や予定がある

7.2.2.1. 多少の特典では動く可能性はない

7.2.2.1.1. ここへの対策は効果が薄い

8. やる事リスト

8.1. Be-Live関係

8.1.1. ゴールデンウィーク案件のUP

8.1.1.1. 4月6日~8日

8.1.2. 素材写真の編集

8.1.3. 素材写真を前田さんに送る

8.2. システム関係

8.2.1. 手配調整の各部割り当て機能

8.2.2. 担当者マスタの整理をしたい

8.3. 電話

8.3.1. 1部募集回線の留守電

8.4. 近大説明会内容

8.5. 手配代表者会議の議事作成

8.6. 繁忙期の手配状況確認

8.7. bccメールを受けるのGmailに変更する

8.8. 1部のPC順次入れ替え