作業所事務部定例会議

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作業所事務部定例会議 により Mind Map: 作業所事務部定例会議

1. 2020/10/23

1.1. ペーパーレス化についての意見交換

1.1.1. 1.作業所事務部でのペーパーレス化

1.1.1.1. 定例会議議事録

1.1.1.2. 分科会

1.1.1.3. マニュアル

1.1.1.4. マインドマイスターの有料化

1.1.1.4.1. 全員が共有で見れる

1.1.1.4.2. 印刷ができる

1.1.1.4.3. PDF化

1.1.1.4.4. 金額確認

1.1.2. 2.現場でのペーパーレス化

1.1.2.1. 安全書類

1.1.2.1.1. グリーンサイトなど活用

1.1.2.2. 工事写真

1.1.2.2.1. PDFでまとめる

1.1.2.3. 施工計画書

1.1.2.3.1. PDF化、共有ファイルにまとめる

1.1.2.4. 施工要領書

1.1.2.4.1. PDFデータで作成するように業者に依頼

1.1.2.5. カタログ

1.1.2.5.1. データ化

1.1.2.6. 会議資料

1.1.2.6.1. データ化

1.1.2.7. マネジメント書類

1.1.2.7.1. データでまとめる

1.1.2.8. 出勤簿・休暇届

1.1.2.8.1. 休暇届は印があるので紙での提出必修

1.1.2.9. 能力管理表

1.1.2.9.1. 共有ファイルにまとめる

1.1.2.10. 個人目標

1.1.2.10.1. 共有ファイルにまとめる

1.1.2.11. 検査関係

1.1.2.11.1. スパイダープラスを活用

1.1.2.12. FAX

1.1.2.12.1. メールアドレスの共有

1.1.2.12.2. 各担当者をリスト化

1.1.2.13. 確認書類、紙での確認が多い

1.1.2.13.1. タブレットでチェック

1.1.2.14. 構造図・意匠図

1.1.2.14.1. 図面は紙で職人に渡している

1.1.2.14.2. ノートPCを現場に持って行く

1.1.2.15. ダメ帳削減

1.1.2.15.1. スパイダープラス活用

1.1.2.15.2. 補修したかどうか確認する際、結局紙が必要になってしまう

1.1.2.15.3. LINE WORKSを活用

1.1.3. ・どのような項目をペーパーレス化できるか?

1.1.4. ・ペーパーレス化するには何をしたらよいのか?

1.1.5. ・おすすめのアプリの情報交換

1.2. 所長会議をWeb会議にする為に

1.2.1. リハーサルについて

1.2.1.1. 配属現場ではリハーサル前にZOOMのインストール及び操作方法を説明しておくこと

1.2.1.2. 事務がいない現場にてサポートが必要な場合は担当者を決めてサポートしに行くこと

1.2.2. リハーサル10/26 16:00~

1.2.2.1. 加登さんからURLが送られてくる

1.2.2.2. 報告を受ける側はミュートにしておく

1.2.2.2.1. ミュートボタンの場所をあらかじめ教えておく

1.2.2.3. 画面モニターオンに

1.2.2.4. 資料

1.2.2.4.1. 事前にデータで送る

1.2.2.5. 事務部がいない現場

1.2.2.5.1. サポート不要

1.2.2.6. もう1度試験したい場合

1.2.2.6.1. 情報管理部まで連絡

1.3. 業務連絡

1.3.1. 1.竣工書類についての対応

1.3.1.1. 岩槻(12月)

1.3.1.1.1. 荒井さん

1.3.1.2. 河井邸(11月)・川信(12月)

1.3.1.2.1. 宮本・知葉さん

1.3.1.3. 川口本町(12月)

1.3.1.3.1. 岩井さん・毛塚さん(サポート)

1.3.1.4. 浦和(1月)

1.3.1.4.1. 中田さん

1.3.1.5. 東川口駅前

1.3.1.5.1. なし

1.3.1.6. 練馬(1月)

1.3.1.6.1. 中田さん

1.3.2. 2.親睦会について

1.3.2.1. 体を動かしたい

1.3.2.1.1. 球技

1.3.2.2. 美味しいものをみんなで食べる

1.3.2.2.1. BBQ

1.3.2.3. いちご狩り

1.3.3. 3.出勤簿の報告

1.3.3.1. 毛塚さん作成

1.3.4. 4.建災防の標準仕様安全表示看板について

1.3.4.1. 荒井さん作成

1.3.5. 5.スパイダープラス使用状況について

1.3.5.1. 特になし

1.3.6. 6.ヒアリング報告

1.3.6.1. 中田さん

1.3.6.2. 井口さん

1.3.6.3. 今後の予定 迫田さん

1.3.7. 7.間接給与について

1.3.7.1. 出勤現場ではなく、現在仕事を行っている担当現場のを記入をすること

1.4. タブレット

1.4.1. 金額確認

1.4.1.1. ペン

1.4.1.1.1. 購入済み

1.4.1.2. カバー

1.4.1.2.1. 購入済み

1.4.1.3. 保護フィルム

1.4.1.3.1. 購入済み

1.4.1.4. ノートPCのカバー

1.4.1.4.1. 購入済み

2. 2020/9/23

2.1. 1.ヒヤリング内容の報告と効果の検証について

2.1.1. ヒヤリング内容の報告

2.1.1.1. 岩井さん報告

2.1.1.1.1. 1日の仕事内容

2.1.1.1.2. 難しかった仕事

2.1.1.1.3. これからやりたい仕事

2.1.1.1.4. 現場の仕事

2.1.1.1.5. 部長・所長とのヒアリング

2.1.1.2. 能力管理表をあらかじめ記入しておくこと

2.1.1.2.1. どんな書類を作成しているか

2.1.2. ヒヤリング後にどの様な変化が起きたか

2.1.2.1. 今までの問題点

2.1.2.1.1. 仕事内容がよくわからなかった

2.1.2.2. 要望

2.1.2.2.1. 現場に直接関わりたい

2.1.2.2.2. 図面のことを知りたい

2.1.2.2.3. 所内会議の内容が知りたい

2.1.2.3. ヒアリング後

2.1.2.3.1. 施工管理と一緒に現場で仕事をする機会が増えた

2.1.2.3.2. 図面に携われる機会が増えた

2.1.2.3.3. 所内会議に参加

2.1.2.3.4. メリット

2.1.2.3.5. デメリット

2.1.3. 井口さん報告

2.1.3.1. 本社ヒヤリング資料確認すること

2.1.4. 意見交換、質問

2.1.4.1. 施工管理の人と話をする時間がない

2.1.4.1.1. 電話

2.1.4.1.2. 昼休憩、10時、15時の休憩に話す

2.1.4.1.3. メモを残しておく

2.1.4.2. 井口さん

2.1.4.2.1. 次回までに代田の現場LINE、zoomの活用方法をまとめておくこと

2.1.4.3. LINEWORKS

2.1.4.3.1. 立川の現場

2.2. 2.ペーパーレス化についての意見交換

2.2.1. 何からペーパーレスにしていくか

2.2.1.1. 安全関係

2.2.1.1.1. 作業日誌

2.2.1.1.2. グリーンファイル

2.2.1.1.3. 事前打ち合わせ

2.2.1.2. 打合せ関係

2.2.1.2.1. 定例会議

2.2.1.2.2. 分科会

2.2.1.2.3. ヒアリング

2.2.1.3. 一覧を作成する

2.2.2. ノートPCに切り替えて何が変わったか【宮本・荒井・井口】

2.2.3. おすすめのアプリの情報交換

2.2.4. 10/8 ipad支給本社

2.3. 3.業務連絡

2.3.1. 竣工書類の対応について

2.3.2. 出勤簿・間接給与について

2.4. 11/5 所長会議

2.5. ヒアリング

2.5.1. 中田さん

2.5.2. 迫田さん

2.6. 次回10/23

3. 2020/11/26

3.1. 1 .検査応援体制について

3.1.1. 1)現状の応援体制の問題点の洗い出し

3.1.1.1. 所長に検査応援に行く事が言いずらい

3.1.1.2. 現場の人員の問題で他の応援に行くことができない

3.1.1.3. 2週間後の予定がわからない

3.1.1.3.1. 予定が立てずらい

3.1.1.4. 班・検査用紙の書き方など事前に知りたい

3.1.1.5. 事務員・所長共に現場応援の重要度を理解していない

3.1.1.6. 日程を指定してもらった方が予定が立てやすい

3.1.1.7. アンケートだと参加するかしないかどちらでもよいと思ってしまう

3.1.1.7.1. 協力性がない

3.1.2. 2)応援体制の修正

3.1.2.1. ①問題点等を踏まえてどの様に修正していくか

3.1.2.1.1. アンケートで日程を決める

3.1.2.2. ②効率的かつ作業所事務員に負担のかからない方法の検討

3.1.2.3. ③依頼から手配までの連絡体制の検討

3.1.2.3.1. 栄森部長を通すのではなく、担当部長から岩井さんへ直接連絡

3.1.2.3.2. 各現場の所長に応援の予定を把握してもらえるようメールを送る

3.2. 2.ノートPCの使用状況の報告(宮本、荒井、井口)

3.2.1. ①どの様にノートPCを使用しているのか

3.2.1.1. 仕事の幅が広がった

3.2.1.2. 画面は小さいが慣れる

3.2.1.3. 外でもWifiを使えるようにしたい

3.2.1.4. USBHUBが必要

3.2.1.5. iPadを一緒に持ち運びすると大変

3.2.1.6. デスクトップよりも作業効率が上がる

3.2.2. ②ノートPC導入時期の検討

3.2.2.1. デスクトップだと席、場所をとる

3.2.2.1.1. ノートPCだと場所をとらない

3.3. 3.内装写真と☆☆☆☆の資料のまとめ方について(中田さん)

3.4. 4.まとめ・その他連絡事項

3.4.1. iPadの情報共有

4. 2020/12/21

4.1. 1.作業所のペーパーレス化について

4.1.1. 1)「現場作業工程における必要書類」のうちどの項目をペーパーレス化できるか?

4.1.1.1. ペーパーレス化できそうな項目にチェック

4.1.1.1.1. 具体的にどの様にペーパーレス化できるかまとめる

4.1.1.2. 施工計画書

4.1.1.2.1. PDFでデータを送る

4.1.1.2.2. 紙じゃないと見れない人がいる

4.1.1.3. 作業日誌

4.1.1.3.1. iPad

4.1.1.4. FAX送信表

4.1.1.4.1. メールで送信

4.1.1.5. 安全衛生協議会資料

4.1.1.5.1. PDFで業者に送る

4.1.1.6. 安全書類

4.1.1.6.1. グリーンサイト

4.1.1.7. 会社用の竣工書類

4.1.1.7.1. 保管するのが目的ならデータでもよいのでは

4.1.1.8. 社内の検査シート(品質検査部)

4.1.1.9. 作業証明書

4.1.1.9.1. 電子化にできないのか?

4.2. 2.iPadの使い方説明

4.2.1. ①メモの取り方(純正メモアプリ

4.2.2. ②クラウドの活用方法

4.2.3. ③簡単なデータの送り方

4.2.4. ④その他

4.3. 3.スパイダープラスの使用状況

4.3.1. 写真が上手く撮れない

4.3.1.1. 写真が勝手に方向転換してしまう

4.3.1.2. 黒板の位置がずれる

4.3.2. 撮影場所を選んだ際、黒板を一つずつ探さなきゃいけない

4.3.3. 黒板微調整が次のに反映されない

4.3.4. 台帳に書き換えた際の手間がかかる

4.3.5. 広角がない

4.3.5.1. 写真の枚数が増える

4.4. 4.グリーンサイトの概要説明(迫田さん)

4.4.1. 入るまでに1か月かかる

4.4.1.1. 間に合わなかった場合は紙対応

4.4.2. 全業者に入ってもらう

4.4.3. PC1台に対して1アカウント

4.4.3.1. 専用のPCを各現場に1台

4.4.4. 全現場を閲覧することができる

4.4.5. 閲覧するだけなのでPCよりタブレットの方がよい

4.4.6. 現場の入退場データ上で管理することができる

4.4.6.1. QRコード紙で管理

4.4.6.1.1. 紙を紛失してしまう可能性がある

4.4.7. KYKは紙で書かないといけない

4.5. 5.まとめ・その他連絡事項

4.5.1. 検査応援対応アンケート方法一部変更

4.5.1.1. 今後は行ける日ではなく行けない日を書くこと

4.5.1.1.1. 行けない理由も書くこと

4.5.1.2. 応援体制表(岩井さん作成)

4.5.1.2.1. 誰がいつ応援に行ったのか確認できる