定例会運営ルール

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定例会運営ルール により Mind Map: 定例会運営ルール

1. 流れ

1.1. 企画立案

1.1.1. 企画立案責任者小林

1.1.1.1. 全ての企画決定は小林理事の承認のもと

1.1.1.2. サメちゃんと支部長

1.1.2. 例会の企画を2か月前までに決定

1.1.2.1. ・会員のプロファイルデータより

1.1.2.2. ・アンケート結果の集約(課題・意見)

1.1.2.3. ・会員の生の声

1.1.2.4. ・支部内の意見(課題・やりたい)

1.1.2.5. ・理事会要望

1.1.3. 支部長

1.1.3.1. 上記をふまえ企画を立案決定する

1.1.4. 2か月前には決定しておいた方がいいので 3か月前には企画立案だし

1.2. 企画決定が2か月前

1.2.1. 講演の場合、 2か月前にはスケジュール決定

1.2.1.1. 講師

1.2.1.2. ギャラ

1.2.1.3. 時間

1.2.1.4. 講演内容を決定

1.2.2. 講演者のスケジュール確保

1.2.3. 小林理事

1.3. フライヤー作成

1.3.1. 60日前に依頼

1.3.1.1. 支部広報から依頼

1.3.2. イツザイが制作

1.4. フライヤーの完成

1.4.1. 45日前

1.5. HP課

1.5.1. 45日前から広告配信

1.5.2. 告知

1.5.2.1. SNS

1.5.2.1.1. フェイスブック広告

1.5.3. 下山さん

1.5.4. ・開催の告知 【既存会員向け】  メール、公式LINE 【新規誘導】  Web、SNS、

1.6. 集客

1.6.1. 各支部長が責任もって行う

1.6.1.1. 会員に向けて

1.6.1.1.1. 自分たちで電話

1.6.1.1.2. lineで個別連絡

1.6.1.2. 非会員さんに向けて

1.6.1.2.1. リファーラルで個別連絡

1.6.2. 45日前から一週間前まで行う

1.7. 開催前の予約管理報告

1.7.1. 支部長が確認して連絡

1.7.1.1. 中間地点での集客状況を 「連絡網ライン」で報告

1.7.2. 30日前

1.7.2.1. 運営メンバーの人数は入れない

1.7.3. 15日前

1.7.3.1. 少なかったら架電

1.7.4. 2日前に最終人数の報告

1.7.4.1. 連絡網ラインで報告

1.8. 当日運営

1.8.1. 運営責任者は支部長

1.8.2. アジェンダ

1.8.2.1. 挨拶

1.8.2.2. コンテンツ

1.8.2.3. GCU活動理念報告

1.8.3. 協会理念の説明

1.8.4. 活動報告

1.8.5. 新規入会の獲得

1.8.6. クロージングのスライドを使って必ず占める

1.8.7. <開会前> ・会場準備(→運営全員  ※テービル椅子の配置、プロジェクター用意、受付用意、配布物、領収書/お釣り、アンケートのQRコード、他 ・参加者名簿の共有(→運営全員 ・講話登壇者のアテンド(→支部長

1.8.8. <開会時> ・例会スライドにて進行(→司会 ・新規参加の方の簡単な紹介。ひとこと挨拶をいただく(→司会より ・講話登壇者の紹介(→司会

1.8.9. <休憩時> ・運営は特に新規の方をもてなす。講話者の配慮も。

1.8.10. <閉会前> ・新規参加の方から感想を聞く(→司会か支部長より誘導 ・アンケート実施(→司会か支部長より誘導  QRコードをプロジェクターに表示する ・名刺交換会(→司会か支部長より誘導  整列を要請する、ルールを伝える※、進行を促す  ※5秒毎に鐘をならすので右にズレる。  ※詳しく話したいなどは閉会後の懇親会時に。 ・集合写真(→司会か支部長より誘導 ・次回の告知(→司会か支部長より

1.8.11. <閉会時> ・新規参加の方への入会打診 ・懇親会への誘導

1.8.12. 反省会の実施(即時に)

1.9. イベントの結果報告

1.9.1. 理事、支部会ラインで支部長が報告

1.9.2. 参加人数

1.9.3. 新規入会対象者へのアプローチ数

1.9.4. アンケートの結果

1.9.4.1. Googleフォームの回答結果を報告

1.9.5. イベントから2日以内

1.10. 新規入会の追客連絡

1.10.1. 支部長

1.10.2. 例会参加者に必ず架電もしく面会にて入会の案内をする

1.10.3. 1週間以内に結果報告

1.10.3.1. 入会なったのか

1.10.3.2. 見送りになったのか

1.11. 次回の理事会、支部会で振り返り