MAILPOLICY

MAILPOLICY Door Vargas Evelyn

1. Disclaimer mail wordt door de IT dienst automatisch aan extern mailverkeer toegevoeg

2. Lees je mails slechts enkele keren per dag

3. Beantwoord elke mail liefst binnen de 24h

4. “Reply to all” is slechts in een enkele situatie aangewezen

5. Mails lezen na je uren, in weekends of verlof wordt niet aangemoedigd

6. SPAM mails als ongewenst markeren

7. Uit verdachte bronnen, laat deze mail ongeopend en verwittig de IT verantwoordelijke.

8. Efficiënt gebruik van e-mail

9. Bij afwezigheid langer dan één werkdag zorg je voor een out of office boodschap

10. De ondertekening wordt best standaard ingesteld

11. Juiste medium om goed te informeren en communiceren

12. Mails zijn noodzakelijk

13. Elke mail programma heeft vele mogelijkheden

14. Mailgebruiker moet het kennen

15. Boeken en handleidingen

16. Agenda en taken opvolgen

17. 62% van de werkende mensen stuurt dagelijks e-mails

18. Mails organisseren in mappen

19. Tekst In scherm Dit zijn ongeveer 200 woorden

20. Tekst mobiel lezers is dit ongeveer 150 woorden

21. De onderwerpregel is maximaal 50 tekens lang

22. Mobiel is 50 tekens het maximum

23. De bijlages worden klein gehouden (max 10MB)

24. Het veld AAN, dit is meestal slechts 1 persoon.

25. Mails als urgent aanmerken

26. Mails sturen, ontvangen en beantwoorden

27. Laat je mailbox dicht in de ochtend

28. Open elke mail maar 1 keer en werk hem af

29. Inbox leeg op het einde van je werkdag

30. Het onderwerp moet duidelijk zijn

31. Anderen die de mail als info krijgen worden in het CC veld toegevoegd

32. Mailbox 15GB opslagruimte

33. Vermijd negatieve e-mals

34. Mails vooraf controleren

35. Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Hotmail …