Structuur in het rapporteren

Maak een Begin. Het is Gratis
of registreren met je e-mailadres
Rocket clouds
Structuur in het rapporteren Door Mind Map: Structuur in het rapporteren

1. Elk onderdeel duidelijk afronden

1.1. Geef aan wanneer de afronding compleet is.

1.2. Bij telefoongesprek: Beller zorgt zelf voor de afronding

1.3. Bij vergadering zorgt de voorzitter voor de afsluiting. NIET de aanwezigen.

2. De alineastructuur

2.1. Nieuw element = nieuwe alinea

2.1.1. Elementen als argumenten, nieuwe hoofdgedachten, ...

2.2. Formuleer de hoofdzaak

2.2.1. Vat de hoofdzaak samen in de eerste zin

2.2.2. Herhaal de hoofdzaak in de eindconclusie

2.3. Nieuwe alinea = nieuwe regel

2.3.1. Zeker in brieven, mailverkeer en beeldschermteksten.

2.3.2. Witregels worden gebruikt om scheidingen aan te brengen

2.4. Houd alinealengte in de gaten

2.4.1. Niet langer maken dan 6-7 lengtes.

2.4.2. Wees zuinig met alinea's van 1 zin.

2.4.2.1. Je creeërt los zand.

2.4.2.2. Enkel zinvol als je met bedenking wil afsluiten.

3. Lijstjes en opsommingen

3.1. Titel of inleiding

3.1.1. Duidelijk maken wat je doel is

3.2. Juiste opsommingsteken

3.2.1. Bolletjes of streepjes zijn het duidelijkst.

3.2.2. Bij opsomming van elementen, stappenplan, chronologische volgorde gebruik cijfertjes.

3.3. Beperking van elementen / opsommingen

3.3.1. Zorg voor een maximale opsomming van 7 regels

3.3.2. Enkel nuttig als mensen hun weg blijven vinden in het document/presentatie.

3.3.2.1. Zorg daarom voor alfabetische of chronologische opsomming

3.3.3. Splits langere lijsten van de kortere

4. Selectie van Informatie

4.1. Relevante info

4.1.1. Info weglaten die niet nutteloos of onbelangrijk is

4.1.2. Ga opzoek naar voorkennis over de onderwerp

4.1.3. Bij te weinig informatie kan er verwarring of onbegrip onstaatn

4.1.4. Veel achtergrond info bij een geschreven text

4.2. Concrete info

4.2.1. Je laat de informatie voor zich spreken

4.2.2. Maak abstracte info zo concreet mogelijk

4.2.2.1. VB: Cijfers, vergelijkingen, ..;

4.2.3. Informatie wordt aangenamer bij betrekking van gegevens, getuigenissen, anekdotes, ....

4.3. Scheiding van hoofd- en bijzaken

4.3.1. Hoofdzaken zijn de belangrijkste, zorg enkel voor randinfo waar nodig.

4.3.2. Zorg voor een goeie indeling bij beperkte spreektijd.

4.4. Zo snel mogelijk centraal punt formuleren

4.4.1. Vraag --> Antwoord

4.5. Visuele en grafische ondersteuning

4.5.1. Gebruik van tabellen,grafieken, cijfermateriaal, video's, foto's, ....

4.5.1.1. Ter ondesteuning van een spreekbeurt

4.5.1.2. BV: Bij gebruik van boek --> Foto van Auteur

5. Inleiding

5.1. Met de deur in huis

5.1.1. Kern formuleren

5.1.1.1. Verschillende beïnvloedingen v/h lezen

5.1.1.1.1. Informeren

5.1.1.1.2. Instrueren

5.1.1.1.3. Overtuigen

5.1.1.1.4. Motiveren

5.1.1.1.5. Emotioneel

5.2. De langere boodschap

5.2.1. Zorg voor neutrale opening

5.2.1.1. Enkel als onderwerp negatief zou overkomen

5.2.2. Vooraf vermelden

5.2.2.1. Welke punten wil je absoluut verduidelijken?

5.2.3. Link naar visuele en grafische ondersteuning

5.2.3.1. Lange boodschappen beperken door bv. videomateriaal, fotomateriaal, ...

5.2.4. Gebruik van een inhoudstabel

5.2.4.1. Tussentitels en paginaverwijzingen heeft de lezer in een oogopslag gelezen

5.3. Een afzonderlijke inleiding

5.3.1. Hulpmiddel om doel en inhoud v/h rapport te introduceren

5.3.2. In lange lopende tekst kan je inleiding doorlopend schetsen

6. Volgorde van informatie

6.1. Baak deelonderwerpen af

6.1.1. Focussen op doel(groep) van de boodschap

6.2. Goeie inleiding = aandacht

6.3. Gebruik ordeningspatronen

6.3.1. Herkenbaar voor iedereen

6.3.2. Ga stapsgewijs tewerk

6.3.3. Hak op de tak vermijden

6.3.4. Hangt samen met het onderwerp en doel van de boodschap

6.3.5. Nuttig voor onderdelen van een boodschap

6.3.5.1. BV/ hoofdstuk, alinea, ...;

6.3.6. Veelgebruikte ordeningspatronen

6.3.6.1. Chronologische volgorde

6.3.6.1.1. Achtereenvolgende beschrijving van de feiten

6.3.6.2. Thematische ordening

6.3.6.2.1. Deelonderwerpen ordenen van belangrijk naar minder belangrijk

6.3.6.3. Eigen argumentatie

6.3.6.3.1. Voor het verdedigen van je standpunt.

6.4. Werk met bijlagen van hyperlinks

6.4.1. Zorgen voor cijfermateriaal, tabellen, ...

6.4.2. Enkel opnemen wat betrekking heeft tot je onderwerp

7. De afsluiting

7.1. Wanneer?

7.1.1. Wanneer je de boodschap duidelijk afsluit.

7.1.1.1. Vooral belangrijk bij mondelinge presentaties

7.2. Herhaal de kern

7.2.1. Essentieel van het doorlopen van een rapport, gesprek, presentatie, ....

7.2.2. BV: bij telefoongesprekken is het handig om gemaakte afspraken op het eind te herhalen

7.3. BV: Bij mondelinge presentaties en rapporten zijn slotdelen eerder een vooruitblik.

7.3.1. Toekomstgericht werken

7.4. Apart slot bij grote boodschappen

7.4.1. Enkel bij de belangrijkst vernoemde zaken

7.4.2. BV: Bij vergadering grote conclusies op een rijtje zetten. (Zie kern)

7.4.3. Geen introductie van nieuwe zaken meer.

7.4.4. Essentie van voorafgaande zaken moet weergegeven worden.

8. Tekstindeling

8.1. Beperkt aantal niveaus

8.1.1. Bij voorkeur niet meer dan 3 niveaus.

8.2. Gebruik decimale indeling

8.2.1. Gebruik zaken als 1, 1.1, 1.2, 2., 2.1, ...

8.2.2. Gebruik geen Romeinse cijfers of letters

8.3. Korte en concrete titels en tussenkoppen

8.3.1. Niet langer maken dan 1 regel

8.3.2. Zorg voor een vraagvorm

8.3.3. Ondertitels ter ondersteuning