Gestion électronique des documents (G.E.D)

1. Système d'archivage électronique (S.A.E) : archivage intermédiaire et définitif

1.1. Créer une passerelle de la G.E.D. au S.A.E pour suivre une chaîne de traitement totalement dématérialisée

1.2. Archivage à l'âge définitif du flux

1.3. Métadonnées, versement via flux Pastell, validation et contrôle par l'archiviste ?

2. Identification des besoins (acquisition)

2.1. Diagnostic des flux concernés pour organisation d'une arborescence

2.2. Numérisation par scanner ou création directe de documents dématérialisés : cf. norme NF Z 42-026 et Z 42-013

2.3. Indexation : métadonnées et mots-clés

3. Construction du processus

3.1. Solliciter les services pour comprendre les besoins de la collectivité

3.2. S'entourer des référents pour construire le projet de manière transversale : service Informatique, Archives, SITPI, chefs de pôle et élus

3.3. Approche par métier ou transversale à l'organisation

4. Solution G.E.D

4.1. Cahier des charges (C.C.T.P)

4.2. Appel d'offres et choix du prestataire le plus adapté

4.3. Paramétrage de l'application

4.4. Tests de traitement de flux

4.5. Formation des collaborateurs et utilisateurs

4.6. Installation du logiciel : hébergement, préservation des données stockées, solution de secours

5. Information aux agents

5.1. Note d'information

5.2. CR réunions GT

5.3. Intranet

5.4. Charte d'utilisation

6. Arborescence informatique : gestion de dossiers

6.1. Cadre de classement des fichiers

6.1.1. Classement par thème, activité, dates

6.2. Océrisation des documents pour une reconnaissance des flux et une recherche thématique et/ou chronologique ainsi facilitée

6.2.1. Technologies permettant la reconnaissance automatique du contenu des flux

6.3. Référencement et indexation

6.3.1. Nommage des fichiers, enregistrement

7. Signature électronique

7.1. I Parapheur

7.2. Signature standard ou avancée

8. Politique d'archivage : règlement définissant le cadre légal et réglementaire

8.1. Cadre légal lié à l'archivage et plus précisément l'archivage électronique

8.2. Les enjeux de l'acquisition d'une G.E.D : pourquoi une G.E.D, comment cela fonctionne, bénéfices ?

8.3. Rôles et responsabilités de chaque acteur

8.4. Moyens à mettre en oeuvre

9. Durées de conservation

9.1. Définition des D.U.A. et des sorts finaux par typologie de documents

9.2. Conservation : versement au S.A.E

9.3. Elimination : possibilité de passer par le S.A.E pour produire un bordereau dématérialisé ou directement via l'application G.E.D ?

9.4. Stockage : adaptation de la capacité, support fiable

10. Worflow : suivi du traitement des flux

10.1. Circuit de traitement et de validation si nécessaire, selon nature du flux : paramétrages à effectuer en amont

10.2. Traçabilité des différentes versions et modifications d'un document (auteurs, date et heure)

11. Communication/diffusion

11.1. Gérer les accès

11.1.1. A définir selon le rôle de chacun et la communicabilité du document (droits d'administration, cryptage et occultation de certains éléments)

11.2. Sécurité face aux menaces internes et externes

11.2.1. Phising, panne technique

11.3. R.G.P.D

11.3.1. Conformité nécessaire pour la solution G.E.D