1. Causas de perca de tempo
1.1. Estruturais
1.1.1. Indefinição dos níveis de responsabilidade e autoridade.
1.1.2. Ausência, insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas.
1.2. Ambientais
1.2.1. Divisórias inadequadas.
1.2.2. Níveis excessivos de ruído.
1.3. Culturais
1.3.1. Política de portas abertas.
1.3.2. Excesso de formalismo.
1.3.3. Centralização do poder.
1.4. Individuais
1.4.1. Excessiva preocupação com os detalhes.
1.4.2. Utilização inadequada da secretária e dos equipamentos.
1.4.3. Falta de organização e disciplina.
1.4.4. Falta de pontualidade.
1.4.5. Incumprimento do que foi previamente planeado.
1.5. Gerenciais
1.5.1. Deficiências na comunicação.
1.5.2. Fracasso na delegação.
1.5.3. Técnicas erradas de tomada de decisão.
1.5.4. Liderança inapropriada.
2. Desperdiçadores de tempo
2.1. Internos
2.1.1. _ Falta de motivação.
2.1.2. _ Incapacidade para delegar.
2.1.3. _ Não define objectivos, funciona apenas por reacção.
2.1.4. _ Falta de Formação.
2.1.5. _ Abandonar um trabalho antes de o terminar.
2.1.6. _ Querer fazer tudo sozinho.
2.2. Externos
2.2.1. _ Deficiente comunicação.
2.2.2. _ Excesso de reuniões e as existentes são mal conduzidas.
2.2.3. _ Desorganização do local de trabalho.
2.2.4. _ Informações insuficientes ou atrasadas.
2.2.5. _ Viagens em demasia.
2.2.6. _ Sistema de arquivo ineficaz.
3. Planeamento
3.1. Plano diário
3.2. Plano Semanal
3.3. Plano Mensal
3.4. Permite responder a estas questões
3.4.1. Onde estamos agora?
3.4.2. Para onde temos que ir?
3.4.3. Como vamos atingir os nossos objectivos?
3.4.4. O que precisamos para lá chegar?
3.4.5. O que temos de ter em atenção?
3.4.6. Quais as estratégias possíveis?
3.4.7. Quais serão as consequências, quando a tarefa estiver concluída?
3.4.8. O objectivo é proporcional ao esforço?
3.4.9. Como controlar o processo?
4. Delegar
4.1. Sintomas organizacionais de deficiente delegação
4.1.1. _ Frequentes ordens a subordinados.
4.1.2. _ Chefe que trabalha mais do que os subordinados.
4.1.3. _ Gordas pastas ao fim do dia.
4.1.4. _ Demasiados segredos.
4.2. Processo de delegação
4.2.1. _ Analise o seu trabalho
4.2.2. _ Decida o que delegar
4.2.3. _ Planeie a sua delegação
4.2.4. _ Delegue efectivamente
4.2.5. _ Encoraje a independência
4.3. O que é?
4.3.1. _ Delegar é motivar, treinar aumentar a iniciativa dos subordinados.
4.3.2. _ Quem não delega revela insegurança e uma visão limitada do futuro.
4.3.3. _ Delegue a actividade após a formação do colaborador que a vai assumir.
4.3.4. _ É um processo que exige auto-confiança e assertividade.
4.3.5. _ Clarifique o que se vai delegar.
5. Regras para economizar tempo
5.1. Aprenda a completar uma tarefa rapidamente
5.2. Controle as interrupções
5.3. Previna adiamentos
5.4. Dicas para uma boa gestão de tempo
5.4.1. Clarifique os seus objectivos. Escreva-os! Defina prioridades.
5.4.2. Elimine, pelo menos, um desperdiçador de tempo por semana.
5.4.3. Estabeleça limites temporais para cada tarefa.
5.4.4. Aprenda a Agir em vez de Reagir.
5.4.5. Use algum tempo para organizar as suas ideias.
5.4.6. Tenha pensamentos positivos e desenvolva a sua autoconfiança.
6. Use correctamente o telefone
6.1. Dicas
6.1.1. _ Conhecimento sobre a empresa, das pessoas e dos cargos que ocupam.
6.1.2. _ Crie um diário telefónico.
6.1.3. _ Delegue as ligações de rotina.
6.1.4. _ Discipline-se no uso do telefone.
6.1.5. _ Agrupe e ordene os telefonemas a realizar.
6.1.6. _ Desligue o telefone.
7. Gestão da “papelada” e do atendimento
7.1. os papéis
7.1.1. Seja arrumado.
7.1.2. Numa secretária com pilhas de papéis, torna-se moroso encontrar o que se procura.
7.1.3. Olhe para a sua secretária e decida o que guardar e o que deitar fora.
7.1.4. Cancele a subscrição de todas as publicações que não sejam úteis.
7.1.5. Consulte os índices, sumários e resumos.
7.1.6. Seleccione os artigos que deseja ler.
7.2. o atendimento
7.2.1. Utilize a agenda semanal para marcar entrevistas, mas defina desde logo os horários de início e termo de cada uma delas.
7.2.2. Informe as pessoas com quem terá entrevistas, para que estas se possam preparar.
7.2.3. Estimule os outros a comparecer com uma agenda previamente preparada com os assuntos a serem tratados, por ordem de prioridades.
7.2.4. Que tragam alternativas de solução, não apenas problemas!
7.2.5. Alerte as pessoas para que evitem interrompê-lo durante as entrevistas e reuniões.
7.2.6. Atenda de pé as pessoas que vierem interrompê-lo. Isso encurtará o tempo de permanência. Tome a iniciativa de se despedir.
8. Distinguir entre urgente e importante
8.1. dicas
8.1.1. _ As tarefas importantes são as que contribuem significativamente para atingir os objectivos.
8.1.2. _ Primeiro o importante, só depois o urgente (Eisenhower).
8.1.3. _ Os diversos estudos realizados sobre esta matéria dizem-nos que 20% das tarefas correspondem a 80% dos resultados.
8.1.4. _ O que é verdadeiramente importante faça-o já.
8.1.5. _ O que é apenas importante, se puder delegue.
8.1.6. _ O que é urgente mas não importante delegue.
8.1.7. _ O que não é nem urgente nem importante elimine.
8.1.8. _ O importante é tudo o que me ajuda a atingir os objectivos.
8.1.9. _ A urgência é ditada pela própria natureza da tarefa.
8.1.10. _ A tarefa não é realmente urgente, mas eu é que a torno urgente.
8.1.11. _ Os outros apresentam a tarefa como urgente, mas eu posso não a considerar como tal.
9. Melhorar o ambiente de trabalho
9.1. dicas
9.1.1. _ Atenção com os post-it!
9.1.2. _ Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda.
9.1.3. _ Coloque em cima da secretária somente as coisas com as quais está a trabalhar naquela altura.
9.1.4. _ Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo.
9.1.5. _ Seja realista ao estabelecer deadlines, para si e também para os seus colaboradores.
9.1.6. _ Simplifique a sua vida.
9.1.7. _ Uma secretária desarrumada reflecte um carácter não estruturado.
9.1.8. _ Tente arrumar as coisas todos os dias.
9.1.9. _ Certifique-se que deixa tudo funcional.
10. ritmo de trabalho
10.1. Convém descobrir quando você funciona optimamente e quando se encontra menos bem.
10.2. Sempre que possivel, divida o seu dia com base nesse diagnóstico.
10.3. O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação.
10.4. Convém iniciar o dia com um bom pequeno-almoço.
11. Reuniões produtivas
11.1. Faça uma reunião apenas quando for realmente necessário.
11.2. Elabore a ordem de trabalhos com antecedência.
11.3. Tente também respeitar a sequência dos pontos estabelecidos, evitando assim grandes divagações.
11.4. Reunir durante demasiado tempo não serve de nada. A concentração dos participantes desaparece depois de 75 minutos.
11.5. Tente começar a tempo, mesmo que ainda faltem algumas pessoas
11.6. Se necessário, peça um relatório depois.
12. Auto-monitorização
12.1. dicas
12.1.1. Observar-se a si mesmo é uma forma de impedir que as práticas não produtivas, que consomem muito tempo, reapareçam.
12.1.2. Eliminar barulhos ou outras distracções.
12.1.3. O desejo de obter sucesso, provoca o aumento da determinação e auto-confiança.
12.1.4. A selecção da tarefa, tempo e local facilitam a concentração.
12.1.5. A motivação aumenta à medida que a proposta se torna mais clara.
12.1.6. A preocupação com tarefas pendentes, afecta a capacidade de concentração.