Organograma

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Organograma por Mind Map: Organograma

1. É a representação gráfica de uma estrutura organizacional

2. Objetivo

2.1. Tem como finalidade representar órgãos, funções, níveis hierárquicos e subordinações.

3. Construção de um Organograma

3.1. Órgãos devem ser representados por figuras geométricas, o retângulo deve ser proporcional a importância hierárquica da unidade organizacional.

4. Tipos de organogramas

4.1. Existe diversos tipos de organograma, cada um nos fornece uma maneira diferente de observação e de informação.

4.2. Organograma Vertical descritivo.

4.2.1. Oferece um organograma completo, porém sem informação gráfica.

4.3. Organograma Linear (matriz de responsabilidade

4.3.1. Pode fornecer os seguintes dados: incumbência de decisão, execução, participação e controle; relação e tipos de autoridade que existem quando mais de um responsável; possibilita caracteriza uma posição em relação às demais; possibilita eliminar ambiguidades nos processos.

5. Organogramas quanto à forma de organização da estrutura

5.1. O tipo mais clássico de organograma é o ESTRUTURAL, sendo o mais comum nas empresas. Esse tipo pode ser feito por quantidade; função; território; produto ou serviço; cliente; divisão do trabalho; projetos; matricial; misto e circular.

5.2. Por quantidade

5.2.1. É um agrupamento de pessoas não diferenciais por cargo, que tem de executar tarefas sob a ordem de um supervisor

5.3. Por função (funcional)

5.3.1. Bastante Utilizado pelas empresas, é o agrupamento de atividades de acordo com as funções da organização. Pode ser utilizado tanto em escritórios quanto nas fabricas devido a flexibilidade e fácil compreensão.

5.3.1.1. Vantagem: Maior estabilidade; maior segurança na execução de tarefas, no relacionamento com colegas; especialização do trabalho.

5.3.1.2. Desvantagem: Baixa adaptabilidade, gerando insegurança nas organizações em crescimento e consequente aumento na complexidade, tornando o que vantagem em desvantagem.

5.4. Por Território

5.4.1. Sua definição sugere para empresas dispersas territorialmente. Empresas multinacionais, por exemplo, separam suas atividades por países e a gestão é diferenciada pelo território.

5.4.1.1. Vantagens: Obter vantagens econômicas de determinadas operações locais; possibilidade de maior treinamento pela atuação direta no território considerado; maior possibilidade de conhecer os fatores e problemas locais.

5.4.1.2. Desvantagens: Multiplicação de instalação e de pessoas; deixar em segundo plano a coordenação em face do grau de liberdade e autonomia colocadas nas regiões ou filias.

5.5. Por produto ou serviço

5.5.1. O organograma foca em cada tipo de produto. Empresas que têm linhas de produção de produtos diversos entre si tentes a separar sua estrutura com o foco em cada um desses produtos.

5.5.1.1. Vantagens: Facilita a coordenação dos resultados esperados por cada grupo de produtos ou serviços, pois cada grupo funciona como uma unidade estratégica de negócio.

5.5.1.2. Desvantagens: Pode ser de coordenação mais difícil quando direcionamos às políticas gerais da organização; podem propiciar aumento dos custos pelas duplicidades de atividades nos vários grupos de produtos/ serviços.

5.6. Por cliente

5.6.1. Mais utilizado por empresas que trabalham de acordo com o tipo de cliente que atendem.

5.6.1.1. Vantagens: Propiciar situação favorável para tirar proveito das condições de grupos de clientes bem definidos; assegurar reconhecimento, atendimento continuo e rápido aos diferentes tipos e classes de clientes.

5.6.1.2. Desvantagens: Pode provocar dificuldades de coordenação, pois gerente de departamento pode exigir tratamento especial para o seu cliente; pode provocar a utilização inadequada de recursos em termos de demandas de diferentes grupos de cliente.

5.7. Por divisão do trabalho

5.7.1. Utilizado especialmente por fabricas com linhas de produção, esse tipo de organograma foca nas etapas do trabalho numa linha de produção para separar os setores.

5.7.1.1. Vantagens: Maior especialização dos recurso alocados; possibilidade de comunicação mais rápida de informação técnicas.

5.7.1.2. Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo, dificultando seu gerenciamento como um todo; flexibilidade restrita para ajustes no processos.

5.8. Por projetos

5.8.1. É geralmente um organograma temporário, pois a divisão é feita somente pela duração do projeto. Após o término, a alocação das pessoas volta a ser ao seu setor original.

5.8.1.1. Vantagens: Permite alto grau de responsabilidade do grupo de execução do projeto; possibilita que os funcionários envolvidos tenham alto grau de conhecimento de todos os trabalhos inerentes ao projeto; tem alto grau de versatilidade e adaptabilidade.

5.8.1.2. Pode gerar situação de recursos ociosos ou mal-empregados caso o coordenador do projeto dê excessiva atenção à parte técnica ou à parte administrativa; geralmente não apresenta um sistema adequado de comunicação e de tomada de decisão.

5.9. Matricial

5.9.1. Nesse tipo de organograma, uma pessoa tem a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização. Geralmente se dá pela fusão entre a estrutura normal e a estrutura de um projeto.

5.9.1.1. Vantagens: Possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho; maior desenvolvimento de pessoal; maior especialização nas atividades desenvolvidas; uso compartilhados de vários recursos.

5.9.1.2. Desvantagens: Dupla subordinação, gerando um clima de ambiguidade de papéis e relações; conflito de interesses entre os chefes funcionais e os chefes de projetos, bem como entre seus subordinados.

5.10. Misto

5.10.1. O organograma misto nada mais é que a mistura de dois ou mais tipos de organogramas, de acordo com a necessidade do analista de OSM e da empresa.

5.11. Organograma circular

5.11.1. É usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. Também conhecido como radical. É o mais usados em instituições modernas, o mais inovador.

5.11.1.1. Vantagens: É mais agradável para empresas com pouca preocupação hierárquica; promove melhor comunicação e troca de conhecimento entre as áreas; é mais flexível e dinâmico que os outros tipos.

5.11.1.2. Desvantagens: Pode gerar confusão e perda de responsabilidade em empresas não preparadas; falta de posicionamento hierárquico fazem com que não se saiba a quem deve se reportar em caso de necessidade.

6. Formulação/ Relatórios/ Listagens

6.1. Em OSM é de fundamental importância dar atenção aos formulários, relatórios e listagens gerados nas mais diversas áreas da empresas. Pois, o formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de dados; para que um sistema funcione.

6.2. Utilização de formulários

6.2.1. Os formulários tendem a: Padronizar fluxos e procedimentos; proporcionar valor legal a determinadas operações; aumentar a produtividade; facilitar o controle das atividades e estruturação do sistema; eliminar registros em duplicidade.

6.3. Atribuições de um analista quanto a utilização de formulários

6.3.1. Codificar/ controlar os formulário; evitar proliferação de formulários; definir as regras de normalização; incrementar a integração entre as áreas; planejar formulários uniformes e simples.

6.4. Requisitos de um formulário

6.4.1. São: importante pensar na pessoa que irá preencher o formulário; tem de ser simples e de fácil entendimento; dispor de elementos indexadores; facilitar visibilidade e legibilidade; utilizar meio mais adequado para preenchimento dos registros; reduzir ao máximo a necessidade de formulários.

6.5. Metodologia de elaboração de um formulário

6.5.1. Ao elaborar um formulário, se faz necessário um levantamento das necessidades e análise dos formulários existentes (se houver); elaboração de um novo formulário; aplicação, treinamento e controle; revisão do formulário e melhorias.