1. Tipo de ofício: de Solicitação, de Comunicação, de Requerimento, Jurídico etc.
2. Conteúdo do ofício: Nesta parte do documento, você vai se identificar e explicar o que precisa. É comum iniciar a correspondência com uma estrutura comum também em contratos, citando seu nome, nacionalidade, estado civil, profissão, número de documentos (como CPF e RG) e endereço, entre outros. A seguir, você inclui sua demanda ou comunicado.
3. Local e data: Antes de assinar, inclua a cidade onde está e a data.
4. Assinatura: A assinatura é praxe em ofícios, como forma de tornar o documento único.
5. Fórmula de tratamento: Antecedido por uma forma de tratamento, inclua o cargo do destinatário, já que um ofício costuma ser encaminhado a alguém por causa do posto que ocupa — não é um documento pessoal, mas profissional ou protocolar (como “Prezado Senhor Diretor”, “Cara senhora Secretária-Executiva”, “Ilmo. Sr. Administrador Regional”).
6. Identificação: Abaixo de sua assinatura, inclua seu nome completo, cargo e instituição (se for o caso, como: “Sócio-diretor da empresa […..]” ou “Fundador da [….]” etc.)
7. Destinatário: Inclua o nome do destinatário do ofício. Em linhas separadas e imediatamente abaixo, inclua o cargo (por exemplo: “Diretor do Departamento”, ou “Coordenador de Setor” ou “Gerente geral”) e o nome da empresa ou instituição.
8. Número do ofício: Uma empresa, mesmo pequena, pode precisar emitir um número grande de ofícios por ano. Controlar a numeração e a emissão dos ofícios pode ser feito em um caderno de papel, bem guardado, ou em um documento no computador, por exemplo.
9. Saudação e despedida: Para encerrar, aposte em fórmulas como “Atenciosamente”, ou “Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração”, ou “Seguro de ter o pedido acolhido, agradeço a atenção desde já”.
10. COMO FAZER UM OFÍCIO?
11. Assunto: A exemplo do que é usado em um e-mail, pode ser interessante incluir uma linha com o tema tratado. Quanto mais específico, descritivo e claro você for, melhor.
12. Seu endereço: Independentemente de seu ofício ter sido enviado pelos Correios (com endereço do remetente no envelope) ou entregue pessoalmente, em mãos, é útil posicionar seu endereço ou meios de contato para facilitar o prosseguimento de sua demanda, reunindo todas as informações em um único documento.
13. O QUE É UM OFÍCIO?
13.1. Um ofício é um documento que, em geral, tem como objetivo solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto. Esse tipo de documento costuma ser utilizado por locais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas, como as repartições públicas.
