1.1. Um arquivo é uma coleção organizada de documentos ou informações, geralmente armazenados para consulta futura.
2. Importância:
2.1. Preservação de Informações: Arquivos garantem que informações importantes sejam preservadas ao longo do tempo, permitindo consulta futura.
2.2. Referência e Consulta: Facilitam o acesso a informações anteriores, auxiliando na tomada de decisões baseadas em dados históricos.
2.3. Transparência e Responsabilidade: Mantêm registros claros e acessíveis, o que é essencial para auditorias e responsabilidades legais.
2.4. Eficiência Operacional: Acesso rápido a informações armazenadas pode aumentar a eficiência nas operações diárias de uma organização.
2.5. História e Cultura: Arquivos históricos são vitais para a preservação da memória cultural e história de sociedades, organizações e indivíduos.
3. Organização
3.1. Classificação: Organizar documentos em categorias lógicas (ex. por tipo, data, assunto).
3.2. Indexação: Criar índices para facilitar a busca e recuperação de documentos.
3.3. Catalogação: Manter registros detalhados sobre os documentos armazenados.
3.4. Sistemas de Arquivamento: Utilizar software de gerenciamento de documentos (DMS) para arquivos digitais ou sistemas físicos (armários, pastas, etiquetas) para documentos impressos.
3.5. Segurança: Implementar medidas de segurança para proteger a integridade e confidencialidade dos arquivos.
4. Transferência
4.1. Migração de Dados: Transferência de arquivos de um sistema para outro, o que pode envolver conversão de formatos de arquivos para compatibilidade.
4.2. Compartilhamento: Enviar arquivos para outras partes interessadas através de e-mails, serviços de compartilhamento de arquivos ou redes internas.
4.3. Armazenamento em Nuvem: Transferir arquivos para serviços de armazenamento em nuvem para acessibilidade remota e backup.
4.4. Arquivamento e Descarte: Determinar quais arquivos devem ser permanentemente armazenados e quais podem ser descartados após determinado período, seguindo políticas de retenção de dados.
4.5. Backup: Criar cópias de segurança de arquivos importantes para prevenir perda de dados.
