
1. Cobranças de Pendências
1.1. ENVIO DA PLANILHA MENSAL DE PENDÊNCIAS DA LOJA COM PRAZO REGISTRADO NO EMAIL
1.1.1. Gostariamos de solicitar que as pêndencias da Localiza sejam cobradas da mesma forma que são cobradas as de seguradora.
1.1.2. Em seguradora é enviada uma planilha no email, com um prazo de atuação de alguns dias(prazo calculado de acordo com a pêndencia), **esse prazo e essa planilha são registrados via email,** e as pendências são **respondidas no controle de cobranças.**
1.2. NÃO COBRAR PENDENCIAS VIA HANGOUTS
1.2.1. Hoje em frotista muitas vezes essas cobranças são realizadas via chat e isso faz com que muitas informações fiquem perdidas e sem registro.
1.2.2. Isso é ruim tanto pra gente, quanto pro financeiro, pois como as informações ficam perdidas e a gente nem sabe quando elas foram passadas, elas não são resolvidas.
1.3. A BIA PODER ESCOLHER UM MOMENTO DENTRO DA ROTINA PARA RESOLVER AS PENDENCIAS
1.3.1. A Bia possui uma rotina e se ela para no meio dessa rotina para verificar uma pendencia muitas vezes isso atrapalha o fluxo de trabalho dela, por isso a planilha com um prazo é ideal, pois ela pode escolher um momento na rotina dela para realizar essas atualizações.
1.3.2. Dessa forma, o financeiro pode definir um prazo de quando precisa desse retorno e a Bia pode escolher um momento do dia dela pra verificar o processo.
2. Processo da Loja
2.1. Baixas de Entrega
2.1.1. 1)INCLUIR SS NO CONTROLE
2.1.1.1. Após a emissão da nota, a Bia inclui a SS na nota fiscal no campo especifico pra isso no controle de cobranças
2.1.2. 2)AGUARDAR ROBO PASSAR
2.1.2.1. Após, ela aguarda a passagem do robô, porteriormente a isso, ela coloca no controle qual a transportadora da nota fiscal
2.1.3. 3)RASTREAR NO PORTAL DA TRANSPORTADORA DA NOTA
2.1.3.1. Trabalhamos com diversas transportadoras e cada uma é rastreada em um site diferente
2.1.4. 4) FATORES QUE DEFINEM A DATA DE ENTREGA NA OFICINA
2.1.4.1. **Despacho:** a nota precisa ser despachada pela nossa expedição e isso pode não ocorrer por falta da peça no estoque, falta de embalagem, erro na impressora, etc.Nesses casos a Bia precisa entrar em contato com a nossa expedição e aguardar uma resposta.
2.1.4.2. **Dificuldade para Realizar a Entrega na Oficina:** a oficina pode estar fechada, pode estar em um novo endereço, a pessoa responsável por receber peças pode estar ausente.
2.1.4.3. **Falta de Atualização no Rastreio da Transportadora:** Infelizmente nós não trabalhamos com nenhuma transportadora com atualização em tempo real, então as vezes o rastreio demora a atualizar, principalmente em relação ao comprovante de entrega assinado, nesses casos a Bia precisa entrar em contato com a transportadora em questão e aguardar uma resposta.
2.1.4.4. **Peças de Fábrica ou Rede: ** Existem pedidos onde é necessário pedir as peças de fábrica ou rede, sendo de fábrica o prazo de 15 dias para entrega em nosso estoque e de rede depende de onde foi comprado a peça.
2.1.4.5. **Prazo de Entrega do Destino:** O prazo de entrega varia bastante de acordo com o destino da peça, em algumas cidades o prazo de entrega é de um dia útil e outras são dez dias úteis por exemplo.
2.1.5. 5) BAIXAR A ENTREGA E ANEXAR O COMPROVANTE NO PORTAL DA CIA.
2.2. Devolução
2.2.1. 1)ENTRAR EM CONTATO COM A OFICINA
2.2.1.1. Após o cancelamento da SS a Bia entra em contato com a oficina para saber se a peça está em bom estado para ser coletada e vendida novamente.
2.2.2. 2)SOLICITAR A COLETA PARA A TRANSPORTADORA
2.2.2.1. Após a confirmação ela solicita a coleta para a nossa transportadora, que por sua vez pede fotos para a oficina da peça fora e dentro da embalagem, para evitar avarias da qual a transportadora se responsabiliza.
2.2.3. 3)AGUARDAR O ENVIO DAS FOTOS POR PARTE DA OFICINA
2.2.3.1. Quando realizado o envio dessas fotos que muitas vezes demora pois depende da oficina
2.2.4. 4) QUANDO A PEÇA RETORNAR, GERAR A DEVOLUÇÃO NO SISTEMA
2.2.4.1. A coleta é agendada e retorna ao nosso estoque, então a Bia realiza a devolução da peça.
2.2.4.2. Uma questão é que nós não conseguimos fazer devolução com base no valor, o sistema puxa a devolução com base na peça, por isso é importante verificar qual a peça que gerou devolução no portal e não apenas o valor.
2.2.5. Outra questão é que **nem tudo é duplicidade,** hoje trabalhamos com nota de troca, com faturamentos parciais e esses são processos diferentes de duplicidade.
3. Impactos em Nosso Fluxo
3.1. Por quê o acompanhamento de entrega não seria viavel via planilha?
3.1.1. DIFICULDADE PARA ACOMPANHAMENTO DAS INFORMAÇÕES
3.1.2. JÁ TENTAMOS E NÃO FUNCIONOU
3.1.3. **DEMORA MUITO PRA PREENCHER A PLANILHA** POIS PRECISAMOS COLOCAR INFORMAÇÕES QUE O CONTROLE JÁ PUXA AUTOMÁTICO, PERDERIAMOS CERCA DE 1H POR DIA DEVIDO AO FLUXO ALTO DE NOTAS FISCAIS
3.2. Atrasos na Baixa de Entrega
3.2.1. NÃO CUMPRIMENTO DE PRAZOS COM A CIA.
3.2.1.1. Toda vez que o vendedor responde a cotação de uma peça ele informa um prazo para a baixa de entrega e se ele colocar um prazo muito extenso ele não ganha aquela venda.
3.2.1.2. Hoje, nós temos que aguardar o robô passar para que a Bia coloque as informações de acompanhamento de entrega no controle e então realize a baixa de entrega
3.2.2. CANCELAMENTO DE PEDIDOS DEVIDO ATRASO
3.2.2.1. Sempre que esse prazo não é cumprido a Cia. entra em contato conosco nos questionando.
3.2.2.2. Muitas vezes devido o não cumprimento dos prazos o pedido é cancelado e liberado pra outro fornecedor
3.2.3. MENOS LIBERAÇÃO DE PEDIDOS, OU SEJA MENOS VENDAS
3.2.3.1. Devido a demora do robô passar isso tem afetado nosso cumprimento dos prazos com a Cia. impactando assim na liberação de pedidos e nas vendas.
4. Problemas que o Robô Apresenta
4.1. DEMORA PRA PASSAR
4.1.1. O robô demora dias pra passar, temos casos do dia 13, 14 onde o robô não passou ainda
4.2. FALTA DE INFORMAÇÕES NO CONTROLE
4.2.1. Só podemos colocar informações no controle de cobranças após o robô passar
4.3. IMPOSSIBILIDADE DE BAIXAR ENTREGAS
4.3.1. Não conseguimos realizar a baixa de entrega sem colocar as informações no controle de cobranças e agora o robô só pode incluir a nota após a gente baixar a entrega
5. Controle de Cobranças
5.1. EXPLICAR QUAL A PENDENCIA DA NOTA NO CONTROLE
5.1.1. Solicitamos que seja **explicado no controle de cobranças qual a pendência da nota fiscal,** pois localizamos casos onde só consta no controle a informação "Algum retorno?" e nós não sabemos qual a pendência daquela nota.
5.2. FILTRAR ANTES DE ACIONAR A LOJA SE É REALMENTE UMA PENDENCIA POR PARTE DA LOJA
5.2.1. Pedimos também para que **seja filtrado o que realmente possui pendência por parte da loja,** pois houveram casos onde faltava cobrar pagamento da Cia. ou realizar algum E.C., estamos disponiveis para prestar apoio porém pedimos em troca para que seja verificado se realmente é uma pendência por parte da loja antes de acionar o nosso time.
6. Sugestão de Alternativa Temporária
6.1. DEIXAR A INCLUSÃO DAS NOTAS COMO RESPONSABILIDADE DA LOJA
6.1.1. A sugestão mais viavel ao nosso ver seria **deixar a inclusão das notas da Localiza como responsábilidade da loja,** da mesma forma que fazemos com a seguradora Tokio por exemplo.
6.1.2. Para a inclusão das notas da Localiza não é necessario quarentena, apenas a baixa de entrega que é um processo que já é responsábilidade nossa.
6.2. FACILITARIA O ACOMPANHAMENTO DAS PENDENCIAS
6.2.1. Além disso facilitaria o acompanhamento da Bia com as pêndencias, então se ela não conseguisse incluir uma nota fiscal ela já verificaria se possui alguma pêndencia.
6.3. PROCESSO MAIS EFICIENTE
6.3.1. Hoje o robô atrapalha mais nosso fluxo do que ajuda, então por mais que a inclusão das notas seja uma demanda a mais, a gente percebeu que perderia menos tempo incluindo as notas manualmente do que aguardando o robô.
7. Nota de Troca
7.1. O QUE É NOTA DE TROCA?
7.1.1. As vezes ocorre de o vendedor enviar uma peça para a oficina e quando a peça chega lá e a oficina vai montar no carro eles percebem que na verdade **precisam de outra peça.**
7.1.2. Então eles **acionam o vendedor solicitando uma troca,** se a gente pedisse pra Cia. gerar um novo pedido isso **demoraria muito** e a gente **perderia o fornecimento** daquela peça.
7.1.3. Portanto, a gente emite uma nova nota contendo a peça que a oficina precisa no **mesmo valor da primeira nota enviada,** coleta a peça antiga, **realiza a devolução da peça antiga** e realiza o e.c. com a nota de troca.
7.2. QUAL A DIFERENÇA ENTRE DUPLICADE E NOTA DE TROCA?
7.2.1. DUPLICIDADE
7.2.1.1. Duplicidade é quando o vendedor **envia as mesmas peças para a mesma oficina, por engano**. Geralmente só ficamos sabendo quando o financeiro cobra.
7.2.2. NOTA DE TROCA
7.2.2.1. Nota de troca é enviada de forma **proposital e contém peças diferentes.** Como já estamos cientes, nós já solicitamos a coleta da nota antiga **na mesma hora** que é emitida a nota de troca.
7.2.2.2. O vendedor informa que é nota de troca no rodapé da nota e também a Bia informa no controle de cobranças.
7.2.3. **♦️NOTA DE TROCA** = PEÇA DIFERENTE, ENVIADO PROPOSITALMENTE, SOLICITADO COLETA IMEDIATAMENTE.
7.2.4. **♦️DUPLICIDADE** = MESMA PEÇA, ENGANO DO VENDEDOR, DEMORA PRA SOLICITAR COLETA.
8. A Quem Direcionar no Financeiro
8.1. DIVISÃO DO FINANCEIRO
8.1.1. Gostariamos de entender quem é responsável pelo que no financeiro.
8.1.2. Conhecemos as meninas do contas a receber, sabemos que a Carla é a responsável pela nossa loja
8.1.3. Porém as vezes somos questionadas por outras meninas que não sabemos de qual setor é, então gostariamos de entender melhor como funciona essa divisão.
8.2. A QUEM DIRECIONAR CADA DEMANDA?
8.2.1. Além disso diversas vezes a Cia. nos passa uma demanda e não sabemos pra quem encaminhar, então seria muito importante pra gente entender melhor essa parte.
8.3. COBRANÇAS REPETITIVAS
8.3.1. Muitas vezes a Bia é cobrada várias vezes referente ao mesmo processo por pessoas diferentes, isso gera um retrabalho pois ela precisa rever processos que ela já viu e pra gente não faz sentido visto que entendemos que todos tem acesso ao controle de cobranças.