Excel: utilidades para bases de datos

Excel: utilidades para bases de datos por Victor Villasana

1. Fundamentos de Excel

1.1. Ingreso de datos

1.1.1. Existen dos métodos

1.2. Formato de datos

1.2.1. Valores numéricos

1.2.2. Texto

1.2.3. Fórmulas

1.3. Agregar comentarios

2. Presentación grafica de datos

2.1. creación y modificación de gráficos

2.1.1. Dependencies

2.1.2. Milestones

2.2. Formato de un grafico

2.2.1. Schedule

2.2.2. Budget

3. Seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor

4. Pulsar la tecla enter

5. Ingresar la información en la barra de formulas

6. Ingresar valores numéricos, texto y fórmulas

7. seleccionar la celda para introducir el dato

8. Si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las celdas adyacentes.

9. Pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda seleccionada

10. modo de edición

11. -Hacer doble clic sobre la celda

12. Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2

13. Seleccionar la celda y hacer clic en la barra de fórmulas

14. Representan cantidades, montos, porcentajes

15. Precisión de hasta 15 dígitos

16. Es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos

17. Caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales

18. Conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado

19. Útiles para hacer una revisión, dar alguna instrucción o simplemente una explicación detallada del contenido de una celda

20. Seleccionar la celda a la que se agregará un comentario y posteriormente ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Nuevo Comentario

21. Recuadro necesario para introducir el comentario

22. Terminar haz clic fuera del recuadro

23. Excel identificará una celda con comentario a través de un pequeño triángulo en la esquina superior derecha de la celda.

24. Posicionar el puntero del ratón sobre dicha celda y Excel mostrará el comentario

25. Protección de datos: hojas y libros

26. Al seleccionar una celda que contiene un comentario se habilitarán los botones Modificar comentario y Eliminar

27. Solo personas autorizadas puedan tener acceso a los datos

28. Hoja

29. Libro

30. Ir a la ficha Revisar y en el grupo Cambios pulsar el botón Proteger hoja

31. Cuadro de diálogo Proteger hoja donde deberemos especificar una contraseña

32. Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Lo que ambas opciones indican es que les estaremos dando permiso a los usuarios de seleccionar y copiar las celdas de la hoja

33. Si quitamos la marca de estas cajas de selección entonces nadie podrá seleccionar las celdas sino solamente ver la información en pantalla

34. Para poder modificar la hoja se deberá pulsar el botón Desproteger hoja en la ficha Revisar.

35. Excel solicitará la contraseña

36. Nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar las hojas ya existentes

37. No impide modificar las celdas de una hoja

38. Seleccionar el comando Proteger libro ubicado en la ficha Revisar

39. Cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas

40. Una vez establecida la contraseña y pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar la contraseña y entonces la protección del libro quedará establecida

41. Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

42. Referencias. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

43. Un rango. Grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha.

44. Para seleccionar un rango: •Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.

45. Signos de agrupamiento.

46. Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. (&)

47. Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. ( : , espacio)

48. Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del gráfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del gráfico que deseas modificar.

49. Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja.

50. Los gráficos son una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier tendencia en los datos

51. Crear un gráfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos: 1.Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos. Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes. 2.Una vez hecha la selección, ve a la ficha Insertar > Gráficos y haz clic sobre el botón del tipo de gráfico que deseas insertar y se mostrará un menú donde deberás seleccionar el gráfico deseado.

52. Distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda

53. Villasana Martínez Víctor Eduardo 2RM2

54. Asegurar inteligencia de satos

55. Presentación de datos

55.1. Formación de documento

55.1.1. Encabezado

55.1.2. Pie de pagina

55.2. Configuración y vista previa

55.3. Parámetros de impresión

56. Las tablas de Datos o listas

56.1. Creación y modificación de las tablas

56.2. Importación de datos

56.3. Ordenar datos, filtros de datos y subtotales

57. fórmulas

57.1. Elementos

57.2. Referencias

57.3. Los errores en fórmulas

58. Es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda

59. Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel

60. Permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos

61. Referencias relativas. guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.

62. Referencias absolutas. No permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

63. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia

64. Son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos

65. Los errores son los mensajes que aparecen dentro de una celda antecedidos del símbolo #.

66. Error ########## Si observas una celda llena de símbolos # lo que Excel está tratando de decir es que el contenido de esa celda no cabe dentro de ella. Solución: Ajusta el ancho de la columna y el mensaje desaparecerá de inmediato.

67. Error #¡DIV/0! El error se produce cuando estás dividiendo un valor entre cero. Solución: Remover la división entre cero.

68. Error #N/A Este error significa que Excel no encuentra el valor al que se está refiriendo. Es decir, el valor no está disponible. Este tipo de error es muy común al utilizar la función BUSCARV. Solución: Utiliza la función ESERROR para atrapar el error:

69. Error #¿NOMBRE? La razón más común por la que se genera este error es el haber escrito mal el nombre de una función. También se produce por escribir mal un rango nombrado. Solución: Asegúrate de haber escrito el nombre de la función correctamente así como todos los rangos nombrados que utilices en las funciones

70. Error #¡NULO! Este error es poco común, pero generalmente es consecuencia de haber especificado incorrectamente un rango. Una fórmula que regresará este tipo de error es la siguiente: =SUMA(A1:A5 B1:B5) El error se produce porque olvidé colocar el separador (,) entre los rangos especificados

71. Error #¡NUM! Hay ocasiones en que los cálculos en Excel son muy exhaustivos y las fórmulas llegan a calcular valores mucho más grandes que las capacidades de Excel y es cuando obtienes un error de este tipo. Solución: Verifica que no estás llamando repetitivamente a las funciones y que generen un número demasiado grande.

72. Error #¡REF! Este es uno de los errores más comunes de Excel y sucede cuando una celda trata de referenciar otra celda que no puede ser encontrada porque se ha eliminado. Por ejemplo, escribe la siguiente fórmula: =SUMA(D3:D5, E3:E5,F3:F5) Posteriormente elimina la columna E. Inmediatamente se mostrará este tipo de error.

73. Error #¡VALOR! Es generado por utilizar argumentos de tipo texto cuando en realidad la función espera valores numéricos. Considera la siguiente función: =SUMA("a", "b") La función SUMA regresará este tipo de error porque los argumentos no nos numéricos.

74. Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.

75. Para convertir un rango de celdas en tabla es suficiente con seleccionar cualquier celda dentro del rango y hacer clic en el botón Insertar > Tablas > Tabla lo cual mostrará de inmediato el cuadro de diálogo Crear tabla.

76. Excel identificará el rango de celdas que es candidato a convertirse en una tabla y colocará su dirección en el cuadro de texto

77. Además, el cuadro de diálogo Crear tabla nos permite especificar si el rango de celdas contiene una fila de encabezados.

78. Las celdas facilitan la lectura de cada fila y hace una clara distinción con los encabezados. Junto a cada título de encabezado habrá una flecha que nos da opciones de ordenamiento y filtrado sobre los datos de la tabla.

79. El extremo inferior derecho de la tabla se convierte en un control que facilita la inserción de una nueva columna o de una nueva fila permitiendo que Excel reconozca automáticamente los datos como parte de la tabla

80. Obtenemos funcionalidad adicional. Al seleccionar cualquier celda de la tabla se mostrará la ficha contextual Herramientas de tabla la cual contiene una gran cantidad de comandos a utilizar

81. Opciones de estilo de tabla que nos permite modificar el estilo de los elementos de la tabla y además nos da la opción de agregar una Fila de totales la cual hará cálculos automáticos con las columnas numéricas de nuestra tabla

82. access

83. pagina web

84. texto

85. El proceso de importación de datos en Access se realiza a través de un Asistente el cual nos llevará de la mano para importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos y pulsar el comando Excel.

86. Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.

87. Para empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos que se coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Web que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos.

88. Ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que se pueda mantene la integridad de la información en nuestra base de datos

89. Las tablas en Excel son un rango de celdas con datos estructurados las cuales contienen información relacionada entre sí

90. En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

91. Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios

92. La función Subtotales en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.

93. ayudaran a mostrar los datos de una forma más significativa de manera que las personas puedan comprender fácilmente grandes cantidades de información de una manera visual

94. Los encabezados aparecen en la parte superior de cada página de un reporte en Excel. Pueden ser utilizados para identificar el documento y desplegar el número de cada página así como la fecha y hora de impresión.

95. Haz clic en la ficha Vista y pulsa el comando Diseño de página.

96. Inmediatamente observarás que Excel despliega una sección con el título Haga clic para agregar encabezado.

97. También notarás que se habilitará una nueva ficha contextual con el nombre de Herramientas para encabezado y pie de página

98. Debes desplazarte hacia abajo en el documento para encontrar el título Haga clic para agregar pie de página

99. Utiliza las opciones de Excel para ajustar el área de impresión si necesitas ajustar una hoja de trabajo para que se impriman algunas columnas o filas adicionales utilizando las opciones Ancho, Alto y Escala. Estas opciones se encuentran dentro del grupo Ajustar área de impresión dentro de la ficha Diseño de página.

100. La vista previa nos ayuda a visualizar la posición exacta donde inicia una nueva página y también nos ayuda a corregir la ubicación del salto de manera que no tengamos cortes inesperados al momento de imprimir.