Должностная карта секретаря-делопроизводителя

Начать. Это бесплатно
или регистрация c помощью Вашего email-адреса
Должностная карта секретаря-делопроизводителя создатель Mind Map: Должностная карта секретаря-делопроизводителя

1. Основные

1.1. Почта

1.1.1. Получение и отправка корреспонденции в почтовом отделении

1.1.2. Получения корреспонденции по юридическому адресу

1.1.3. Отправка писем по электронной почте с контролем получения

1.1.4. Проверка и обработка информации из электронной почты

1.2. Административная поддержка руководителя

1.2.1. Заказывать билеты и трансфер, бронировать гостиницы и рестораны

1.2.2. Сканирование необходимой документации

1.3. Протоколирование совещаний

1.4. Доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок и качества исполнения поручений

1.4.1. Контроль подготовки плана на день руководителей отделов, каждое утро

1.4.2. -

1.4.3. Контроль подготовки отчёта руководителей отделов по результату дня, в 17:30

1.4.4. Систематизация планов, отчётов сотрудников

1.5. -

1.6. -

1.7. Документооборот

1.7.1. Регистрация входящей, исходящей документации,в журналах регистрации

1.7.1.1. Рассылка подписанной документации по ответственным с контролем получения

1.7.1.2. Контроль сроков исполнения ответственными, отписанной документации

1.7.2. Введение деловой переписки

1.7.3. Контроль правильности составления и согласования Документов на подпись руководителю

1.7.4. Подготовка приказов распоряжений

2. Дополнительные

2.1. Организация работы офиса

2.1.1. Заказ канцелярии

2.1.1.1. Сбор заявок на канцелярию

2.1.1.2. Согласование счетов

2.1.1.3. Прием канцелярии у курьера с проверкой правильности оформления Документов, передачи Документов в бухгалтерию

2.1.2. Прием посетителей

2.1.3. Взаимодействие с юристом на удалённой работе по согласованию договоров, составлению ответов, претензий и так далее

2.1.4. Ответы на телефонные звонки

2.2. -

2.3. Обеспечение бытовых условий секретариата

2.3.1. Заказ и получение хозяйственных товаров

2.3.2. -

2.3.3. Контроль порядка и частоты секретариате

2.3.4. Покупка чая, кофе молока

2.3.5. Приготовление чая, кофе директору и посетителям

2.4. CRM

2.4.1. Контроль работы сотрудников CRM системе

2.4.2. Прием заявок системному администратору, контроль исполнения

2.5. Журнал ошибок

2.5.1. -

2.5.2. Контроль заполнения журнала

2.5.3. Контроль сроков исполнения ответственными

2.5.3.1. Напоминание ответственным о сроках

2.6. -