1. Для кого этот курс?
1.1. Тендерные специалисты, которые занимаются сопровождением и формируют свою команду (тендерный отдел) на удаленке
1.1.1. удаленное консалтинговое агентство
1.2. Собственники и предприниматели, тендерные специалисты (тендерный отдел) которых находится за пределами офиса
2. Как поддерживать психологическое здоровье команды
2.1. Поддержка психологического здоровья команды — это важный аспект эффективного управления, особенно в условиях удаленной работы
2.2. Психологическое благополучие сотрудников напрямую влияет на их продуктивность, мотивацию и общую атмосферу в команде
2.3. Практики, которые помогут поддерживать и улучшать психологическое здоровье вашей тендерной команды
2.3.1. открытое общение. Поощряйте сотрудников делиться своими мыслями и переживаниями. Создайте безопасное пространство, где каждый может выразить свои чувства без страха осуждения
2.3.2. регулярные проверки состояния. Проводите регулярные индивидуальные встречи, чтобы обсуждать не только рабочие вопросы, но и общее самочувствие сотрудников
2.3.3. гибкий график работы. Позвольте сотрудникам самим выбирать рабочие часы, чтобы они могли лучше справляться с личными и семейными обязательствами
2.3.4. признание усилий. Регулярно отмечайте и признавайте усилия и достижения каждого сотрудника, чтобы они чувствовали себя ценными и востребованными
2.3.5. обучение по стресс-менеджменту. Организуйте тренинги и семинары по управлению стрессом и эмоциональной устойчивости (приглашайте экспертов)
2.3.6. командные мероприятия. Проводите виртуальные тимбилдинги и социальные мероприятия, чтобы укрепить связи внутри команды и создать чувство принадлежности
2.3.7. поддержка взаимодействия. Поощряйте неформальное общение между сотрудниками, чтобы они могли лучше узнать друг друга и поддерживать дружеские отношения
3. Стратегии разрешения конфликтов в удаленной команде
3.1. Активное слушание
3.1.1. поощряйте членов команды внимательно слушать друг друга, стараясь понять различные точки зрения и эмоции
3.2. Раннее выявление
3.2.1. обращайте внимание на признаки напряженности или недовольства и решайте проблемы до того, как они перерастут в серьезные конфликты
3.3. Фокус на фактах
3.3.1. при обсуждении конфликта сосредоточьтесь на фактах и конкретных ситуациях, избегая личных нападок и обвинений
3.4. Беспристрастность
3.4.1. как руководитель, старайтесь оставаться нейтральным и объективным, обеспечивая справедливое рассмотрение всех сторон
3.5. Совместное решение проблем
3.5.1. поощряйте команду работать вместе над поиском решений, которые удовлетворяют интересы всех участников конфликта
3.6. Компромисс и переговоры
3.6.1. используйте методы переговоров и компромиссов, чтобы достичь взаимоприемлемых решений
3.7. Создание доверительной атмосферы
3.7.1. стремитесь к созданию атмосферы доверия и взаимоуважения, где сотрудники чувствуют себя комфортно в выражении своих мнений и обсуждении проблем
3.8. Обратная связь и улучшение
3.8.1. после разрешения конфликта предоставьте участникам возможность обсудить, что можно улучшить в будущем, чтобы предотвратить подобные ситуации
3.9. Эти стратегии помогут эффективно управлять конфликтами в удаленной тендерной команде, способствуя созданию более продуктивной и гармоничной рабочей среды
4. Методы контроля и оценки работы сотрудников
4.1. SMART-цели
4.1.1. устанавливайте конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени цели для каждого сотрудника и команды в целом
4.2. Ясные ожидания
4.2.1. обеспечьте четкое понимание ожиданий в отношении качества работы, сроков выполнения и ключевых показателей эффективности (KPI)
4.2.2. включайте в оценку как количественные показатели, так и качественные аспекты, такие как креативность и командная работа
4.2.3. мини-курс "KPI тендерного отдела: как добиваться поставленных целей в тендерных продажах?"
4.3. Инструменты управления проектами
4.3.1. внедряйте системы управления проектами, такие как Trello, YouGile, Битрикс24, чтобы отслеживать прогресс выполнения задач и распределение рабочей нагрузки
4.4. Отчеты и дашборды
4.4.1. используйте отчеты и дашборды для визуализации данных о производительности и прогрессе команды
4.5. Еженедельные или ежемесячные планерки
4.5.1. проводите регулярные планерки для обсуждения текущих достижений, проблем и планов на будущее
4.6. Индивидуальные встречи
4.6.1. организуйте индивидуальные сессии с сотрудниками для предоставления персонализированной обратной связи и обсуждения их профессионального развития
5. Как эффективно ставить задачи удаленной команде
5.1. Четкость и конкретность
5.1.1. SMART-критерии. Формулируйте задачи в соответствии с принципами SMART (конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени)
5.1.2. Ясность формулировок. Используйте простые и понятные формулировки, чтобы избежать двусмысленности и обеспечить четкое понимание задачи каждым членом команды
5.2. Контекст и цель
5.2.1. Объяснение контекста. Предоставьте команде необходимый контекст, объясняя, как конкретная задача вписывается в общие цели проекта или компании
5.2.2. Ценность задачи. Подчеркните, почему выполнение задачи важно, и как это повлияет на успех команды и компании в целом
5.3. Разделение задач на этапы
5.3.1. Модульный подход. Разделите большие задачи на более мелкие и управляемые этапы или подзадачи, чтобы облегчить их выполнение и контроль
5.3.2. Определение приоритетов. Установите приоритеты для каждой задачи или подзадачи, чтобы команда могла сосредоточиться на наиболее важных аспектах
5.4. Назначение ответственных
5.4.1. Четкое распределение ролей. Назначьте ответственных за выполнение каждой задачи или подзадачи, чтобы избежать путаницы и обеспечить ясность в распределении обязанностей
5.4.2. Учет навыков и интересов. Учитывайте навыки и интересы членов команды при распределении задач, чтобы повысить эффективность и мотивацию
5.5. Использование инструментов для управления задачами
5.5.1. Внедряйте системы управления задачами, такие как Trello, YouGile, Битрикс24, чтобы отслеживать прогресс выполнения задач и распределение рабочей нагрузки
5.5.2. Обновления статуса. Регулярно обновляйте статус задач и делитесь этой информацией с командой, чтобы все члены были в курсе текущего прогресса
5.6. Обратная связь и поддержка
5.6.1. Регулярные проверки. Проводите регулярные планерки для обсуждения прогресса, выявления возможных препятствий и предоставления обратной связи
5.6.2. Доступность для вопросов. Будьте доступны для вопросов и предоставления дополнительной информации, если это необходимо, чтобы поддерживать продуктивное выполнение задач
5.7. Гибкость и адаптация
5.7.1. Адаптация к изменениям. Будьте готовы адаптировать задачи и приоритеты в ответ на изменения в проекте или внешние обстоятельства
5.7.2. Открытость к предложениям. Поощряйте команду предлагать свои идеи и улучшения для более эффективного выполнения задач
6. Как давать конструктивную обратную связь и мотивировать
6.1. Принципы конструктивной обратной связи
6.1.1. Своевременность. Обратная связь должна предоставляться как можно скорее после события или действия, чтобы она была актуальной и полезной
6.1.2. Конкретность и ясность. Избегайте общих фраз. Будьте конкретны в своих комментариях, указывая на конкретные примеры поведения или работы
6.1.3. Баланс. Стремитесь к балансу между положительной и конструктивной критикой. Начинайте с положительных аспектов, затем переходите к областям для улучшения
6.1.4. Фокус на действиях, а не на личности. Обсуждайте конкретные действия или результаты, а не личные качества сотрудника, чтобы избежать восприятия критики как личной атаки
6.2. Техника "Сэндвич"
6.2.1. Положительное начало. Начните с положительного комментария, чтобы создать благоприятную атмосферу для восприятия
6.2.2. Конструктивная критика. В центре обсуждения представьте конструктивные замечания, сфокусировавшись на конкретных аспектах, которые требуют улучшения
6.2.3. Положительное завершение. Завершите разговор на позитивной ноте, подчеркнув уверенность в способностях сотрудника и его потенциале для улучшения
6.3. Анонимные опросы
6.3.1. Внедряйте анонимные опросы для получения честной обратной связи от команды и выявления областей для улучшения
7. Советы по организации продуктивных онлайн-встреч
7.1. Формулирование цели
7.1.1. перед тем как назначить встречу, четко определите ее цель. Это поможет сосредоточиться на ключевых вопросах и избежать ненужных отклонений
7.2. Список вопросов для обсуждения
7.2.1. подготовьте список вопросов для обсуждения, чтобы все участники могли подготовиться заранее
7.3. Только необходимые участники
7.3.1. приглашайте на встречу только тех, чье присутствие действительно необходимо для достижения цели
7.4. Роли и обязанности
7.4.1. назначьте модератора для управления ходом встречи и распределите роли среди участников, если это необходимо
7.5. Тестирование платформы
7.5.1. проведите тестовое подключение, чтобы убедиться в работоспособности выбранной платформы для видеоконференций
7.6. Строгое соблюдение времени
7.6.1. установите четкие временные рамки для начала и окончания встречи
7.7. Резюме встречи
7.7.1. в конце встречи подведите итоги, выделив ключевые решения и договоренности
7.8. План действий
7.8.1. определите конкретные шаги и назначьте ответственных за выполнение задач, чтобы обеспечить реализацию принятых решений
8. Поддержка профессионального роста удаленных сотрудников
8.1. Оценка навыков и потребностей
8.1.1. начните с оценки текущих навыков и потребностей каждого сотрудника, чтобы определить области для развития
8.2. Онлайн-курсы и вебинары
8.2.1. предоставляйте доступ к онлайн-курсам, вебинарам и другим образовательным ресурсам, которые помогают сотрудникам развивать необходимые навыки
8.3. Внутренние тренинги
8.3.1. организуйте внутренние тренинги и мастер-классы, которые могут проводиться как в онлайн-формате, так и в виде записей, доступных для просмотра в удобное время
8.4. Программы наставничества
8.4.1. внедряйте программы наставничества, где более опытные сотрудники могут делиться знаниями и опытом с младшими коллегами
8.5. Ресурсы для самообучения
8.5.1. предоставляйте доступ к библиотекам, онлайн-платформам и другим ресурсам, которые сотрудники могут использовать для самостоятельного обучения
8.5.2. создание собственной "Базы знаний"
9. Как нанимать и вводить в должность удаленных специалистов?
9.1. Шаг #1 - Определение потребностей и требований
9.1.1. прежде чем начать поиск удаленного специалиста, важно четко определить, какие задачи он будет выполнять и какие навыки для этого необходимы
9.1.2. создайте подробное описание должности, включающее основные обязанности, требуемые квалификации и опыт работы
9.2. Шаг #2 - Поиск и отбор кандидатов
9.2.1. используйте специализированные платформы, чаты и группы для поиска удаленных сотрудников, такие как LinkedIn, TenChat, гостевой и закрытый чаты Тендерного клуба и др.
9.2.2. при отборе кандидатов обращайте внимание на их опыт работы в удаленном формате, самоорганизацию и способность эффективно коммуницировать в виртуальной среде
9.3. Шаг #3 - Проведение собеседований
9.3.1. организуйте собеседования в формате видеозвонков, чтобы оценить не только профессиональные навыки кандидатов, но и их способность взаимодействовать в удаленном формате
9.3.2. подготовьте вопросы, которые помогут выявить умение кандидата работать самостоятельно и решать проблемы
9.3.2.1. можете ли вы рассказать о случае, когда вам пришлось самостоятельно решать сложную задачу? Как вы подошли к ее решению?
9.3.2.2. как вы организуете свой рабочий день, чтобы оставаться продуктивным в условиях удаленной работы?
9.3.2.3. опишите ситуацию, когда у вас не было всех необходимых данных для выполнения задачи. Как вы справились с этой ситуацией?
9.3.2.4. как вы определяете приоритеты в своей работе, когда сталкиваетесь с несколькими задачами одновременно?
9.3.2.5. как вы справляетесь с ситуациями, когда не можете быстро получить помощь или ответ на важный вопрос?
9.3.2.6. расскажите о случае, когда вы предложили улучшение или инновацию в рабочем процессе. Как вы реализовали эту идею?
9.3.2.7. как вы оцениваете успех своей работы и какие инструменты используете для отслеживания прогресса?
9.3.2.8. как вы справляетесь с стрессом и сохраняете мотивацию при работе над сложными проектами в одиночку?
9.3.2.9. можете ли вы привести пример, когда вам пришлось быстро адаптироваться к неожиданным изменениям в проекте? Как вы к этому подошли?
9.3.2.10. Как вы обеспечиваете эффективную коммуникацию с коллегами и руководством, работая удаленно?
9.4. Шаг #4 - Оценка технической готовности
9.4.1. убедитесь, что кандидат обладает необходимыми техническими средствами и навыками для работы удаленно
9.4.2. это может включать в себя наличие надежного интернет-соединения, необходимого программного обеспечения и умение пользоваться инструментами для совместной работы
9.5. Шаг #5 - Введение в должность
9.5.1. создайте структурированный план адаптации нового сотрудника
9.5.1.1. подготовительный этап
9.5.1.2. первый день
9.5.1.3. первая неделя
9.5.1.4. первый месяц
9.5.1.5. испытательный срок (обычно 1-3 месяца)
9.5.1.6. завершение адаптации
9.5.2. это может включать в себя:
9.5.2.1. знакомство с командой и культурой компании. Организуйте виртуальные встречи с ключевыми членами команды и проведите презентацию о миссии и ценностях компании
9.5.2.2. обучение и доступ к ресурсам. Предоставьте доступ к необходимым материалам, инструментам и платформам, используемым в работе. Организуйте обучающие встречи, если это необходимо
9.5.2.3. Назначение наставника / куратора. Назначьте более опытного сотрудника, который сможет поддерживать новичка в первые недели работы, отвечать на вопросы и помогать с адаптацией
9.6. Шаг #6 - Установление четких ожиданий и целей
9.6.1. с самого начала определите конкретные цели и ожидания от работы нового сотрудника
9.6.2. установите регулярные встречи для обсуждения прогресса, обратной связи и решения возникающих вопросов
9.7. Шаг #7 - Поддержка и мотивация
9.7.1. создайте условия для поддержки и мотивации удаленных специалистов
9.7.1.1. регулярные онлайн встречи
9.7.1.2. регулярная обратная связь
9.7.1.3. обучение и развитие
9.7.1.4. признание достижений
9.7.1.5. стимулы и бонусы
9.7.1.6. и др.
9.7.2. используйте инструменты для командной работы и коммуникации, поощряйте открытость и прозрачность, а также организуйте регулярные виртуальные мероприятия для укрепления командного духа
10. Как структурировать работу команды на удаленке?
10.1. Определение целей и задач
10.1.1. начните с четкого определения целей и задач команды
10.1.2. каждый член команды должен понимать, какие результаты ожидаются от их работы и как они вписываются в общую стратегию компании
10.1.3. это поможет направить усилия в нужное русло и повысить мотивацию
10.2. Разработка структуры команды
10.2.1. создайте четкую структуру команды с определением ролей и обязанностей каждого участника
10.2.2. это поможет избежать дублирования усилий и обеспечит ясность в распределении задач
10.2.3. важно, чтобы каждый знал, к кому можно обратиться за помощью или советом по конкретным вопросам
10.3. Использование инструментов для совместной работы и коммуникации
10.3.1. выберите и внедрите инструменты для совместной работы, такие как
10.3.1.1. системы управления проектами (например, Trello, YouGile, Битрикс24и др.)
10.3.1.2. платформы для видеоконференций (Zoom, TeleBoss, КонтурТолк и др.)
10.3.1.3. мессенджеры (WhatsApp, Viber, Telegram, Compass и др.)
10.3.1.4. поисковики (Тендерплан, Seldon, Контур.Закупки и др.)
10.3.1.5. удаленный доступ (TeamViewer, AnyDesk и др.)
10.3.1.6. инструменты для хранения и обмена файлами (Яндекс.Диск, Mail.Облако, Dropbox и др.)
10.3.1.7. инструменты для совместной работы над документами (Яндекс 360, Мой Офис, Google Docs и др.)
10.3.1.8. выбирайте те решения, которые наиболее соответствуют вашим потребностям и специфике работы вашей команды
10.3.2. установите правила их использования
10.3.2.1. например, используйте электронную почту для официальных сообщений, мессенджеры для быстрых вопросов и видеоконференции для обсуждения важных тем, которые требуют личного присутствия и визуальной обратной связи
10.3.2.2. время ответа, формат сообщений и подходящие случаи для использования каждого канала
10.3.3. регулярно собирайте обратную связь от членов команды о том, как работают текущие каналы коммуникации, и вносите изменения при необходимости
10.4. Регулярные встречи и отчеты
10.4.1. организуйте регулярные встречи для обсуждения текущих задач, проблем и успехов
10.4.2. это могут быть ежедневные короткие совещания (летучки) или еженедельные более подробные встречи
10.4.3. важно также внедрить систему отчетности, чтобы все члены команды могли отслеживать прогресс и выявлять области для улучшения
10.4.4. используйте ключевые показатели эффективности (KPI) для объективной оценки работы и предоставляйте регулярную обратную связь сотрудникам, чтобы они могли корректировать свои действия
10.5. Гибкость и адаптивность
10.5.1. удаленная работа требует гибкости в подходах и методах
10.5.2. будьте готовы адаптировать процессы и инструменты в зависимости от возникающих потребностей и изменений в проекте
10.5.3. открытость к обратной связи и готовность к изменениям помогут команде оставаться эффективной
10.5.4. поощряйте открытость и честность в общении, поддерживайте инициативы сотрудников и предлагайте помощь, когда это необходимо
10.6. Поддержка и развитие команды
10.6.1. создайте условия для профессионального роста и развития команды
10.6.2. предлагайте обучение и тренинги, которые помогут сотрудникам развивать новые навыки и повышать квалификацию
10.6.3. это не только улучшит качество работы, но и повысит удовлетворенность сотрудников
10.7. Поддержание корпоративной культуры
10.7.1. удаленная работа может затруднять поддержание корпоративной культуры
10.7.2. организуйте виртуальные мероприятия, которые помогут укрепить командный дух и поддерживать связь между сотрудниками
10.7.3. Это могут быть виртуальные кофе-брейки, тимбилдинги или другие форматы, способствующие неформальному общению
11. Преимущества и недостатки удаленной работы?
11.1. Преимущества
11.1.1. Гибкость графика. Удаленная работа позволяет сотрудникам самостоятельно планировать свой рабочий день, что способствует лучшему балансу между работой и личной жизнью
11.1.2. Экономия времени и ресурсов. Отсутствие необходимости добираться до офиса позволяет экономить время и средства на транспорт, что особенно важно для сотрудников, проживающих далеко от места работы
11.1.3. Расширение географии найма. Есть возможность найма тендерных специалистов из разных регионов, не ограничиваясь местным рынком труда
11.1.4. Увеличение продуктивности. Многие сотрудники отмечают, что дома они работают более продуктивно благодаря отсутствию офисных отвлекающих факторов
11.1.5. Снижение затрат на офис. Можно значительно сократить расходы на аренду офисных помещений и сопутствующие услуги, что положительно сказывается на бюджете
11.1.6. Снижение уровня корпоративных конфликтов. Меньшее количество личных взаимодействий может привести к уменьшению офисных конфликтов и сплетен
11.1.7. Возможности для обучения и развития. Удаленная работа предоставляет больше времени и возможностей для самообразования и участия в онлайн-курсах и тренингах
11.2. Недостатки
11.2.1. Отсутствие личного взаимодействия. Недостаток личных встреч может затруднять коммуникацию и выстраивание командного духа, что особенно важно для новых сотрудников
11.2.2. Различия в часовых поясах. Для сотрудников разница в часовых поясах может усложнять координацию встреч и совместной работы
11.2.3. Риски изоляции. Сотрудники могут чувствовать себя изолированными от команды и компании, что может негативно сказаться на их мотивации и вовлеченности
11.2.4. Сложности в управлении временем. Некоторым сотрудникам может быть трудно организовать свой рабочий день, что может привести к снижению продуктивности
11.2.5. Размывание границ между работой и личной жизнью. Сложность в разграничении рабочего и личного времени может привести к выгоранию из-за постоянного чувства, что человек всегда на работе
11.2.6. Трудности в обучении новых сотрудников. Процесс адаптации и обучения новых сотрудников может быть более сложным без личного взаимодействия и непосредственного наблюдения
11.2.7. Технические проблемы. Удаленная работа требует надежного доступа к интернету и современного оборудования, что не всегда возможно для всех сотрудников