1. Важность систематизации работы с документами в тендерах
1.1. Систематизация позволяет быстро находить и использовать необходимые документы и информацию, что упрощает и ускоряет подготовку тендерных заявок
1.2. Систематизация способствует более эффективному взаимодействию между членами команды, участвующими в процессе подготовки и участия в тендерах
1.3. Четкая структура и стандарты работы с документами помогают избежать недочетов и ошибок при подготовке тендерных заявок
1.4. Эффективная организация работы с документами упрощает процессы согласования между сотрудниками и сокращает время принятия решений об участии или не участии в тендере
1.5. Систематизированный подход позволяет лучше контролировать качество и правильность подготовки заявок, а также их соответствие требованиям законодательства и заказчиков
1.6. Хорошо организованное хранение документов облегчают процесс внутреннего и внешнего аудита
1.7. Систематизированное хранение документов позволяет своевременно создавать резервные копии и не потерять важную информацию и наработки
2. Рекомендации по работе с документами
2.1. Используйте описи документов
2.2. Название файла должно соответствовать его содержанию
2.3. Не используйте длинные названия файлов
2.4. Используйте нумерацию в названиях файлов
2.4.1. 01_Заявка
2.4.2. 02_Анкета
2.4.3. 03_Предложение
2.4.4. и т.д.
2.5. Один файл = один документ
2.5.1. многостраничный pdf
2.6. Не используйте многотомные архивы
2.7. Используйте скан подписи и печати в формате png для подготовки форм заявок
2.7.1. копия верна подпись/печать
2.8. Используйте систему версий документов
2.8.1. версия документа / последняя дата внесения изменений
2.9. Двойной контроль заявок
2.9.1. бонус за каждую найденную ошибку в заявке
2.9.2. смена ролей участник - заказчик
2.10. Напоминания о сроке действия документов
2.11. Установите график регулярного обновления документов
2.12. Регулярно собирайте отзывы от команды о процессе работы с документами и вносите улучшения на основе полученных данных
3. Систематизация документов
3.1. Шаблоны документов
3.1.1. Своя база шаблонов
3.1.1.1. документов
3.1.1.2. запросов на разъяснения
3.1.1.3. судебных решений
3.1.1.4. жалоб в ФАС
3.1.2. Шаблоны в Клубе
3.2. Организация хранения документов
3.2.1. Система меток
3.2.1.1. Интересно
3.2.1.2. Просчитать
3.2.1.3. Утвердить
3.2.1.4. Подготовить заявку
3.2.1.5. Заявка подана
3.2.1.6. Победили
3.2.1.7. Проиграли
3.2.1.8. Заявка отклонена
3.2.1.9. Контракт заключен
3.2.1.10. Отказ
3.2.2. Система папок
3.2.2.1. Организация / ИП
3.2.2.2. Навигационный файл
3.2.2.2.1. опционально
3.2.2.3. Документы организации
3.2.2.3.1. Документы об участнике закупки
3.2.2.3.2. Квалификационные документы участника закупки
3.2.2.3.3. Документы, подтверждающие соответствие товара, работы или услуги
3.2.2.3.4. Бухгалтерские документы
3.2.2.3.5. Реестр закупок
3.2.2.3.6. Реестр логинов и паролей от площадок и сервисов
3.2.2.3.7. База контактов поставщиков
3.2.2.4. Год
3.2.2.5. 44
3.2.2.6. 223
3.2.2.7. Ком
3.2.2.8. ЗМО
3.2.2.9. Номер закупки
3.2.2.10. Исходная документация
3.2.2.10.1. + разъяснения
3.2.2.11. Заявка
3.2.2.12. Архив
3.3. Использование программного обеспечения для управления документами
3.3.1. Google Docs
3.3.1.1. бесплатно
3.3.2. Яндекс 360
3.3.2.1. 90 руб/мес
3.3.3. Мой Офис
3.3.3.1. 350 руб/мес
3.3.4. Битрикс 24
3.3.4.1. только на стандартном и профессиональном тарифах
3.3.4.2. от 6990 руб/мес
3.3.5. и др.
3.4. Совместная работа с документами в облачных сервисах
3.4.1. Не нужно пересылать файлы друг другу
3.4.2. Не нужно долго согласовывать каждую правку
3.4.3. Можно изменить документ в режиме онлайн
3.4.4. Видны все изменения в документах
3.4.5. Права пользователя настраиваются для редактирования или только для просмотра
3.4.6. Для коммуникации между специалистами есть комментарии
3.4.7. Можно назначить администратора, который будет следить за актуальностью документов и настраивать права доступа
3.4.8. Правила и внутренние регламенты работы с документами
4. Типы документов в тендерах
4.1. Документы об участнике закупки
4.1.1. Фирменный бланк
4.1.2. Уставы
4.1.3. Выписки
4.1.4. Свидетельства
4.1.5. Приказы
4.1.6. Протоколы
4.1.7. Лицензии / разрешения / допуски
4.1.8. Решения
4.1.9. Доверенности
4.1.10. и т.д.
4.2. Квалификационные документы участника закупки
4.2.1. Качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки
4.2.2. Наличие у участника финансовых ресурсов, на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов
4.2.3. Опыт работы, связанный с предметом проводимого тендера
4.2.4. Деловая репутация
4.2.5. Наличие у участника специалистов и иных работников определенного уровня квалификации
4.3. Документы, подтверждающие соответствие товара, работы или услуги
4.3.1. Декларации
4.3.2. Сертификаты / Сертификаты соответствия ТР ТС
4.3.3. Отказные письма
4.3.4. Паспорта
4.3.5. Регистрационные удостоверения
4.3.6. и т.д.
4.4. Бухгалтерские документы
4.4.1. Справки
4.4.2. Декларации
4.4.3. Балансы
4.4.4. Книги покупок и продаж
4.4.5. и т.д.
4.5. Формы документов предусмотренные тендерной документацией
4.5.1. Предложение в отношении объекта закупки
4.5.2. Коммерческое предложение
4.5.3. Технико-коммерческое предложение
4.5.4. Цена контракта
4.5.4.1. сумма цен единиц товара, работы, услуги
4.5.5. Расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ
4.5.6. Смета
4.5.7. и др.
5. Основные этапы работы с документами
5.1. Предварительная подготовка
5.1.1. Создание базы документов компании
5.1.2. Перевод документов в электронный вид
5.2. Работа с тендерами
5.2.1. Скачивание полного комплекта документов + ответов на запросы разъяснений
5.2.2. Карточка закупки
5.2.3. Просчет / сбор информации / запрос КП
5.2.4. Запросы на разъяснение извещения / документации или жалоба в ФАС
5.2.5. Подготовка / сборка заявки + ОЗ
5.2.6. Проверка заявки
5.2.7. Подача заявки
5.2.8. Запросы на разъяснение итогов + жалоба в ФАС
5.2.9. Подписание контракта + ОИК
5.2.10. Закрывающие документы
5.2.11. Претензионная переписка