Этапы анализа БП

1. Диагностика системы управления

1.1. Проведение интервью

1.1.1. Проводиться интервьюирование руководителей и сотрудников компании для выявления реально действующего рабочего процесса компании, в общем, и каждого его подразделения в отдельности. В ходе данного под процесса выявляются проблемные зоны, которые возникают на местах определенных сотрудников, или отдельных процессов работы. В рамках интервьюирования определяется: • Действующие бизнес-процессы компании; • Виды и формы взаимодействия сотрудников компании; • Виды и формы взаимодействия между подразделениями компании; • Сроки проводимых работ в компании на каждом этапе процессов (общие, по процессу и детальные, в соответствии с отдельной работой специалистов); • Ответственные лица на каждом этапе бизнес-процесса компании. В ходе интервьюирования производиться сбор входных и выходных данных, т.е. регистрируемых, обрабатываемых и выдаваемых документов (формы регистрации, формы запросов, формы решений, формы отчетов, формы статистики и др.)

1.2. Сбор нормативной документации

1.2.1. Производиться сбор разработанной в компании нормативной документации типа: • Положение о структурных подразделениях; • Должностные инструкции; • Кодекс деловой этики; • Правила и политика, регламентирующая внутреннюю деятельность компании; • И др.

1.3. Анализ полученных данных

1.3.1. Проводиться детальный анализ всех собранных данных, на основе которого, формируется структура работ компании на каждом этапе работ, с учетом всех факторов (время, кол-во сотрудников, ответственные лица и т.д.) На основе полученных данных моделируется ландшафтная карта отражающая модель функционирования действующих бизнес-процессов.

2. Внедрение оптимизированных бизнес-процессов

2.1. В рамках внедрения оптимизированных бизнес-процессов осуществляются следующие действия:

2.1.1. * Проведение презентации для сотрудников компании по направлению «Должностные инструкции»;

2.1.1.1. Проведение ознакомительной презентации по внедряемой оптимизированной системе работы бизнес-процессов, с описание сроков, методов и проводимых работ по внедрению. В ходе проведения презентации все сотрудники компании ознакомятся с внедряемой регулирующей документацией, в соответствии со своим должностным уровнем.

2.1.1.2. * Внедрение бизнес-процессов на каждом этапе;

2.1.1.2.1. Проведение внедрения оптимизированных бизнес-процессов в компании, в определенные сроки и в установленной последовательности.

2.1.1.3. * Проведение тренингов, инструктажа среди сотрудников;

2.1.1.3.1. Проведение обучения среди руководителей и сотрудников компании в соответствии с разработанными бизнес-процессами. Всем прошедшим обучение предоставляется сертификат с указанием должностного уровня, на основе которого возможно определение дальнейшего роста сотрудников по должностной лестнице компании.

2.1.1.4. * Корректировка модели бизнес-процесса на основе результатов мониторинга;

2.1.1.4.1. Сопровождение и корректировка работы внедренных бизнес-процессов на каждом этапе в соответствии с результатами практического применения внедренных бизнес-процессов.

2.1.1.5. * Презентация для руководства компании о результатах;

2.1.1.5.1. Проведение анализа и оценки результатов по работе внедренных бизнес-процессов, и оформление наглядной презентации для руководства компании о ходе работ и полученных результатах от внедрения на всех уровнях (внутренняя статистика работы компании, статистика роста прибыли и уровня компании и др.)

3. Оценка эффективности бизнес-процессов

3.1. Анализ бизнес-процесса на предмет соответствия основным критериям:

3.1.1. • Унифицированность, обоснованность и достоверность исходных данных; • Полнота и своевременность управляющих функций (точка входа); • Функционирование; • Оптимальность действий в рамках отдельных процедур бизнес-процесса; • Оптимальность срока выполнения действий достаточность ресурсов (количество, качество); • Качество промежуточных результатов и их достаточность; • Качество, обоснованность и достоверность конечных результатов (точка выхода).

3.2. Формирование рекомендаций по оптимизации

3.2.1. • Рекомендации по оптимизации; • Составление предложений по внедрению технической поддержке (ПО, техника и др.) • Формирование кадровой политики. Оптимизация штата; • Расчет полученной прибыли в результате оптимизации; • Расчет возможностей роста компании в результате оптимизации; • Определение критерии необходимые для внедрения оптимизации; • Расчет сроков оптимизации.

3.3. На основе проделанной работы создается презентация для руководства, которая детально показывает процессы, происходящие внутри компании, выявляет сильные и слабые стороны рабочих процессов, а так же ознакомит руководство компании с проблемами присутствующими на каждом этапе рабочих процессах компании и их влияние на деятельность, и прибыльность компании.

4. Формирование оптимизированных бизнес-процессов

4.1. Модель оптимизированного бизнес-процесса включает в себя:

4.1.1. * Детальную модель движения работ по каждой из стадий; * Сроки проведения работ на каждой стадии; * Ответственные лица; * Исполнители; * Форма входных и выходных данных; * Целесообразность действий.

4.2. На основе оптимизированных бизнес-процессов формируется регламентирующая документация:

4.2.1. * Регламент структурных подразделений; * Должностные инструкции; * Формы промежуточных и конечных результатов бизнес-процесса (формы отчетов, статистики и др.)

4.3. На основе проделанной работы создается презентация для руководства, которая детально показывает все оптимизированные процессы, наглядно показывая ход решения выявленных проблем и пути оптимизации всего рабочего процесса компании для получения, более систематизированного и прибыльного движения процессов.