1. из нескольких вариантов выбрать одну (по критериям - цена, комфортабельность, близость к метро и к цетру города)
1.1. выяснить стоимость зала, входит ли туда оборудование, если оно оплачивается отдельно, то сколько стоит, можно ли своё, можно ли свой кофе-брейк, наличие бесплатной парковки(если нет, то хотя бы платной), наличие больших часов (для модератора)
1.2. подготовить указатели и выставить около зданияи коло зала, чтобы люди быстро нашлись
1.3. забронировать и оплатить площадку
1.4. выбрать рассадку
1.5. продумать, где будет регистрация
1.6. организовать, чтобы во время регистрации и в перерывах играла позитивная, располагающая к общению музыка
1.7. перед мероприятием наведаться, посмотреть на площадку и пообщаться с персоналои=м
1.8. удостовериться, что рядом с площадкой не идут стройки и другие громкие действия
1.9. заранее выяснить, работает ли кондиционер, если нет - какие другие способы проветривания есть. если есть - как работает
1.10. выяснить, какой свет, как работает, какое количество - оптимум для презентаций, для вопросов и перерывов
1.11. обозначить, где будет стоять ролл ап заранее, где будет зона активных съёмок
1.12. если планируется продажа сувениров или чего-то вроде, то подготовить разменную кассу обязательно
2. СМИ Как только что-то стало проясняться с площадкой и контентной частью, начинаем работу
2.1. Партнёры
2.1.1. Составляем список целевых сми, обговариваем, кто для нас наиболее привлекателен, пишем релиз нексколько вариантов партнёрских предложений, рассылаем, обзваниваем, договариваемся. Если они ставят наши макеты у себя в издании, то какого размера, если баннеры - договариваемся о количестве дней, таргетинге, договариваемся о количестве анонсов и площадках. Подписываем бартерный лист. У теперь уже партнёров запрашиваем лого, договариваемся, когда, куда и сколько своей раздатки они привезут, будут ли ролл апы (прикидываем, куда ставить), будут ли от них фотографы, будут ли от них журналисты - всё заносим в список и контролируем.
2.1.1.1. готовим все материалы для размещения: верстаем макеты, верстаем баннеры, пишем тексты
2.1.1.2. контролируем выполнение ими обязательств, просим скринить и отправлять отчеты о рассылках, сканировать макеты и баннеры, высылать на всё ссылки
2.2. Просто пресса
2.2.1. составляем медиа-карту с целевыми сми, отправляем им релизы, прозваниваем
2.2.1.1. даём больше информации
2.2.1.2. пишем тексты анонсов, которые они к себе поставят
2.2.1.3. составляем список журналистов, которые будут на мероприятии
2.2.1.4. думаем над пакетом участника для сми - составляем медиа-кит компании и пр.
3. Площадка
3.1. если площадка - наш офис
3.1.1. удосовериться, чтобы во время проведения семинара там больше ничего не было и все сотрудники о мероприятии знали.
3.1.2. удостовериться, что работает санузел
3.1.3. сотрудникам знать, где можно покушать рядом, где ближайшая стания метро, где остановки наземного транспорта
3.1.4. организовать, если нет, а если есть, то удостовериться, что всё работает и "забить" под мероприятие: звук, свет, экран, проектор, стулья в нужном количестве, место под кофе-брейк (желательно отдельная комната)
3.1.5. кофе-брейк
3.1.5.1. если есть отдельная комната, то всё должно быть в ней накрыто к перерыву, своевременно убираться во время мероприятия
3.1.5.2. если отдельного места нет, то выставить кофе-брейк прямо в зале и подкладывать, когда люди будут что-то брать во время мероприятия (в таком случае, нужно заложить больше еду в смету, а так закладывать по 150 % от того, что съедает за такой перерыв один человек. количество на одного зпвисит от времени на перерыв)
3.1.5.3. если есть возможность сделать отдельный кофе-брейк для спикеров и модератора и это не возбраняется, то сделать отдельно, чтобы они могли там уединиться, отдохнуть
3.1.5.4. разобраться с горячей водой и водой в бутылках спикерам
3.2. если площадка сторонняя
4. непосредственно перед мероприятием
4.1. разослать по имейлу напоминание людям (за 3 дня)
4.2. созвониться со спикерами (за день и в день)
4.3. устроить монтажное собрание с сотрудниками, рассказать про мероприятие (за 3 дня) - http://goo.gl/q0Og5m
4.3.1. всем быть выспавшимися и в хорошем настроении
4.4. заранее бейджи подготовить
4.5. должен быть выполнен проверочный список http://goo.gl/N3F8PI
5. ПОСТ РАБОТА
5.1. пост релизы
5.2. отчеты партнёрам
5.3. обработка опросов и отзывов
5.4. уборка
5.5. фотоотчеты
5.6. развести благодарственные
5.7. цели, задачи, выводы
5.8. база контактов
6. Узнаём стоимость всего, пишем смету, в смету включаем всё, даже самые мелкие вещи, вроде мобильных разговоров, бензина, транспорта, полиграфии, света, звука, проектора (если нет у нас и наших друзей), экрана, указки, если нужна, стульев, кликера, флипчарта (если нужен), благодарственных писем, если будут, кофе, чая, стаканчиков, сахара, печенек/круассанов, мешалок, салфеток на кофе-брейк, бутылки воды для спикеров, бейджи, канцелярия, фотограф, если никто из знакомых не согласится поснимать бесплатно и в составе команды нет тех, кто хорошо фотографирует, аренда зала, затраты на отдельный кофе-брейк, стеклянные стаканы для спикеров, если это будет необходимо, один рабочий день нескольких человек, которые будут помогать (ок 4 человек), затраты на дополнительное промо, если это понадобится, затраты на раздаточный материал.
6.1. если спикеры - представители нашей компании всё хорошо, обговариваем с ними программу, пишем сценарий (до мелочей прописываем всё - как представляем партнёров, если такие будут, сколько раз, прописываем или корректируем изначаьный тайминг мероприятия, время перерывов на кофе-брейк
6.2. если спикеры сторонние, но мне говорят, кто это должен быть и дают контакты - созваниваюсь, утверждаю дату, утверждаю время, тему, договариваемся, к какому дню мне должны скинуть презентацию (на три дня раньше мероприятия), обговариваем тайминг, после с моддератором пишем сценарий (из заготовки, которая была уже до беседы со спикерами), корректируем тайминг.
6.3. если спикеров нужно искать и конкретных людей на приете нет, то с модератором обговариваем возможные кандидатуры, т.к. я не специалист в рекрутинге. если есть возможность найти контакты через друзей компании, то беру все возможные контакты и договариваюсь, если такого нет и их реально нужно искать, то просто гуглю, связываюсь через работы, пресс-слуюбы, в зависимости от уровня спикера. далее всё по предыдущему плыну - обговариваем тайминг, обговариваем тему, договариваемся о том, чтобы презу скинули за три дня, обмениваемся контактами
6.4. подумать над интерактивной зоной, но если мероприятие длится 1.5 часа, вряд ли она понадобится и на наё будет время, но держать в голове
7. Вместе с модератором определяем цели и концепцию
8. Промо и участники
8.1. создаём продающие страницы, страницы регистрации и делаем анонсы на всех своих площадках
8.2. продвигаем идею ограниченности состава участников, в регистрации обязательно указывать телефон, потом вручную всё проверять
8.3. ЕСЛИ НУЖНА ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ РЕКЛАМА, ТО ЗАРАНЕЕ ПИШЕМ ЕЁ ПЛАН
8.4. перед мероприятием созваниваемся с людьми, точно ли они придут и точно ли знают, куда идти
8.5. на интернет-площадках должны быть нарисованные на карте схемы проезда
8.6. составить и заказать в типографии раздатку, разложить по пакетам (перед типографией ещё раз проверить на ошибки)- сделать на 4-6 материалов больше, чем нужно
8.6.1. добвить маркетинговый опрос