ANIMER ET FACILITER DES RÉUNIONS

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
ANIMER ET FACILITER DES RÉUNIONS by Mind Map: ANIMER ET FACILITER DES RÉUNIONS

1. Parti pris pour cette formation

1.1. Centré sur la mise en pratique

1.2. avec apport a posteriori

1.3. Pas d'outils numériques car

1.3.1. vous maîtrisez !

1.3.2. redondant avec Animacoop

2. Vos expériences

2.1. réussies

2.1.1. Temps informels "sans objectifs" sont importants

2.1.1.1. comble le besoin de discuter

2.1.2. S'adapter au rythme des bénévoles

2.1.3. Commission Vie du café s'est auto-organisée

2.1.3.1. date

2.1.3.2. contenu

2.2. ratées

2.2.1. Trop de points à l'ordre du jour

2.2.1.1. et se mettre la pression pour tout traiter

2.2.2. Animatrice de la réunion qui "parle trop"

2.2.2.1. monologue

2.2.2.2. pas assez d'échanges

2.2.2.3. pas assez dynamique

2.3. Syndrôme de la Tour de contrôle

2.3.1. mais le nouveau CA a pris plus de place

2.3.1.1. fonction employeur

2.3.1.2. stratégie/ dévelop. de l'asso

2.4. Distinction entre "intention" et "attention"

2.5. Tension entre

2.5.1. volonté de faire du participatif

2.5.2. et difficulté à lâcher-prise

3. Avant la réunion

3.1. Préparer le déroulé et l'animation

3.1.1. Pour quoi cette réunion ? (objectifs)

3.1.1.1. Information

3.1.1.2. Idéation

3.1.1.3. Décision

3.1.2. en fonction des objectifs

3.1.3. Après la réunion, Nous serons satisfaits si...

3.1.4. Après la réunion, les participants seront satisfaits si...

3.2. Préparer l'ordre du jour

3.2.1. Seul

3.2.2. En binome (salariée / bénévole)

3.2.3. De façon collaborative

3.2.3.1. nécessite parfois de prioriser (vote) les sujets en début de réunion

3.2.3.2. Ex Mobil'idées ; Fab'Alpes, Habitat groupé Romette

3.3. Inviter

3.3.1. qui ?

3.3.2. Comment

3.3.2.1. Framadate

3.3.2.2. Heure de début ET heure de fin

3.3.2.2.1. peut faire basculer une personne indécise

3.3.2.3. Objectifs clairement annoncés

3.3.3. Sur quels créneaux ?

3.4. Préparer la logistique

3.4.1. Espace à aménager ?

3.4.1.1. Par ex, ne pas mettre de table, préférer des chaises en cercle

3.4.2. Boisson, grignottage

4. Pendant la réunion

4.1. Rôles à répartir

4.1.1. Organisateur⋅rice

4.1.1.1. plutôt en charge de l'avant-réunion

4.1.2. Animateur⋅rice

4.1.2.1. Prises de parole équilibrées

4.1.2.2. Gestion du temps

4.1.2.3. Garant du cadre et du déroulé

4.1.3. Secretaire

4.2. Introduire

4.2.1. Rappel du contexte

4.2.2. Rappel de la durée

4.2.3. Rappel des objectifs

4.3. Se présenter / briser la glace

4.3.1. Tour de prénom + 1 truc qui nous plait dans le projet/la structure

4.3.2. Jeux de positionnement

4.3.3. Jeux coopératifs rapides

4.3.3.1. Jeu des chaises

4.4. Construire le cadre commun

4.4.1. Faire valider par tous les règles pour des échanges apaisés

4.4.1.1. Bienveillance

4.4.1.2. Ecoute active

4.4.1.2.1. écouter sans juger

4.4.1.2.2. se laisser envahir par les points de vue des autres

4.4.1.3. Respect de la parole d'autrui

4.4.1.4. Cultiver le lâcher-prise sur ses idées

4.4.2. Accords de groupe

4.5. Intégrer les retardaires, par une synthèse rapide

4.6. Gérer le temps

4.6.1. afficher / projetter le programme en vue de tous les participants

4.7. Rester à sa place d'animateur⋅rice

4.7.1. ne pas prendre position

4.7.1.1. ou alors l'annoncer explicitement

4.7.2. travailler sa neutralité

4.7.2.1. se centrer sur les faits

4.7.3. Expliquer sa légitimité à vouloir accélérer le rythme pour préserver le cadre et le timing

4.8. Gérer les dérapages

4.8.1. rappeler le cadre commun (et validé en début de réunion)

4.8.2. reformuler en cas de

4.8.2.1. prise de parole trop longue, pour reprendre la main et passer la parole à une autre personne

4.8.2.2. expression confuse

4.8.3. mais sans juger, se centrer sur les faits

4.8.4. Si début de conflit entre 2 personnes

4.8.4.1. ne pas prendre position

4.8.4.2. redire que le ressenti de la personne est incontestable

4.8.4.2.1. d'un côté comme de l'autre

4.8.4.2.2. Et que le rôle du groupe n'est pas d'en faire des amis

4.8.4.3. expliquer que le groupe ne peut pas prendre parti, mais peut travailler sur les faits

4.8.4.4. Ex : Fab'Alpes

4.8.5. Si le conflit eclate...

4.8.5.1. suspendre l'ordre du jour

4.8.5.2. faire un tour des ressentis

4.8.5.3. puis revenir aux faits

4.8.5.4. et inviter une personne à formuler une proposition pour continuer à avancer ensemble

4.8.6. En cas de conflit larvé, au long court

4.8.6.1. Voir infographie Université du Nous "cercle de médiation"

4.8.6.2. Et infographie sur la gestion par consentement

4.9. Conclure

4.9.1. s'assurer de la répartition des tâches à faire, avec des échéances

4.9.2. rappeler la prochaine réunion/échéance

4.9.3. rappeler la façon d'avancer ensemble d'ici à la prochaine réunion

4.9.4. Météo intérieure de clôture

5. Après la réunion

5.1. Quelles traces souhaitons-nous laisser ?

5.1.1. CR exhaustif

5.1.2. Synthèse

5.1.3. relevé de décisions

5.2. Montrer l'avancement des tâches

5.3. Et rendre visible la prochaine échéance

6. Des recettes et des ressources

6.1. Quels objectifs pour quelle maturité du groupe ?

6.1.1. Faire connaissance

6.1.1.1. Groupe novice

6.1.1.1.1. jeux "brise-glace"

6.1.1.1.2. placement géographique (origine, naissance, etc.)

6.1.1.1.3. placement sur frise chronologique

6.1.1.1.4. présentation par mots-clés

6.1.1.1.5. ronde de présentation avec ballon

6.1.1.1.6. interviews croisées

6.1.1.2. Groupe sensibilisé

6.1.1.2.1. météo du jour (soleil / pluie / nuage ... ou plus long)

6.1.1.2.2. "le guide et l'aveugle" (jeu de confiance)

6.1.1.2.3. "speed-cherching" ou speed dating : se rencontrer avec un temps imparti et tourner

6.1.1.3. Groupe habitué

6.1.1.3.1. jeux de confiance

6.1.2. Déclencher les échanges

6.1.2.1. Groupe novice

6.1.2.1.1. les 6 chapeaux de Bono

6.1.2.1.2. Méthode walt disney (4 postures : rêveur, réaliste, critique, neutre)

6.1.2.1.3. brainstorming

6.1.2.1.4. ateliers participatifs tournants (stands)

6.1.2.1.5. forum ouvert

6.1.2.1.6. world café

6.1.2.1.7. partage de pépites

6.1.2.1.8. débat mouvant (d'accord / pas d'accord)

6.1.2.1.9. Souvenirs du futur

6.1.2.1.10. Invité extérieur : conférence gesticulée pour permettre d'amener le débat ensuite

6.1.2.2. Groupe sensibilisé

6.1.2.2.1. Processus de cercle de médiation (UDN)

6.1.2.2.2. Positionnement sur un axe double

6.1.2.2.3. Jeu des bâtons (deux à deux / trois à trois / groupe entier, ...)

6.1.2.3. Groupe habitué

6.1.2.3.1. Jeu de rôle du tribunal (juge / avocat / défense du projet)

6.1.3. Réfléchir collectivement

6.1.3.1. Groupe novice

6.1.3.1.1. atelier scénario

6.1.3.1.2. métaplan (post-its)

6.1.3.1.3. Défi chamallow

6.1.3.2. Groupe sensibilisé

6.1.3.2.1. Invité extérieur : Théâtre forum

6.1.3.2.2. Ecriture collaborative (pad, etc.)

6.1.3.2.3. Accélérateur de projet

6.1.3.3. Groupe habitué

6.1.3.3.1. pensée créative / design thinking

6.1.4. Prendre des décisions

6.1.4.1. Groupe novice

6.1.4.1.1. carte mentale synthétique

6.1.4.1.2. signaux (nuit debout) ou papier couleur pour réagir

6.1.4.1.3. gommettes

6.1.4.2. Groupe sensibilisé

6.1.4.2.1. prise de décision par consentement

6.1.4.3. Groupe habitué

6.1.4.3.1. élection sans candidat

6.1.5. Evaluer / faire le bilan

6.1.5.1. Groupe novice

6.1.5.1.1. Mandala / Autoportrait

6.1.5.1.2. pépites

6.1.5.1.3. tête / corps / coeur

6.1.5.1.4. positionnement avant / après

6.1.5.1.5. photolanguage

6.1.5.2. Groupe habitué

6.1.5.2.1. restitution chronologique par le dessin

6.1.5.2.2. rapport d'étonnement

6.1.5.2.3. perfection game

6.1.5.3. Groupe sensibilisé

6.1.5.3.1. debriefing libre

6.2. Sites de références

6.2.1. http://pouremporter.communagir.org/

6.2.2. http://www.multibao.org/

6.2.3. https://www.kbs-frb.be/fr/Virtual-Library/2006/294864

6.2.4. http://universite-du-nous.org/a-propos-udn/ses-outils/

6.2.5. http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=FichesMethodes

6.2.6. http://ecole-et-nature.org/demo-part/wakka.php?wiki=FicheA1

6.2.7. http://www.reseaurural.fr/files/contenus/4870/catalogue__outils_techniques_danimation-_hazgui_sow_mars_2011.pdf

6.2.8. http://atelier-collaboratif.com

7. Animation, facilitation : quelles nuances ?

7.1. Animation

7.1.1. basée sur la dynamique de groupe

7.1.2. vise à atteindre des objectifs

7.1.3. régulation des comportements dans un cadre fixé

7.1.4. participation à un espace commun

7.1.5. accroissement individuel et collectif du pouvoir d'agir.

7.1.6. écoute active d'un micro système humain façonné d'affects, de désirs, de sentiments, d'émotions, mais aussi de jeu de rôle et d'égo

7.2. Facilitation

7.2.1. Accompagnement au changement des organisations

7.2.2. Dynamique d'intelligence collective

7.2.2.1. davantage que l'animation

7.2.2.2. IC = optimiser ses interactions pour partager une vision commune, échanger des émotions, construire un imaginaire

7.2.3. Faire ensemble en une journée ce qui aurait demandé des mois à une équipe seule

8. Plan d'action

8.1. Préparation Commission vie du café

8.1.1. Format

8.1.1.1. 2 heures

8.1.1.2. Entre 5 et 10 personnes

8.1.2. Rôles

8.1.2.1. Animation : Mag

8.1.2.2. Notes : Nico

8.1.3. Intro/brise-glace

8.1.3.1. Qu'est ce que j'ai vécu récemment au café

8.1.3.2. Vidéo CDF Team

8.1.4. Retour sur la charte des bénévoles

8.1.4.1. limiter les réactions des "je ne peux pas vivre avec"

8.1.5. Motivations et intérêts pour s'investir dans la commission Vie du café

8.1.5.1. 3 déambulations dans le café pour aller chercher un objet qui représente leur motivation

8.1.5.2. puis chacun présente son objet là où il/elle l'a trouvé

8.1.6. Convertir ses motivations en actions concrètes

8.1.6.1. dont tâches suggérées, par ex

8.1.6.1.1. 1er anniversaire du café

8.1.6.1.2. Espace-tableau de la vie bénévole

8.1.7. Au frigo/prochaine fois

8.1.7.1. Eventuel accélérateur de projet sur une problématique vécue en tant que bénévole

8.2. Soirée adhérents (12/10)

8.2.1. envie de jeux

8.2.2. mélange enfants/adultes

9. FRIGO

9.1. Le tableau des Chef⋅fe⋅s

10. Licence CC-BY-SA

10.1. Licence et crédits

10.2. Auteurs

10.2.1. Nicolas Geiger / Collecti.cc

10.3. Certains éléments sont repris de

10.3.1. Sandrine Percheval, ADRETS

10.3.2. Marilyne Barisic, Animacoop Toulouse