1. historia y evolucion
1.1. la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones.
1.1.1. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:
1.1.1.1. Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.
1.1.1.1.1. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo.
2. categorización de los archivos
2.1. Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:
2.2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
2.2.1. Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades: • Archivo general del departamento. • Archivo general del municipio. • Archivo general del distrito.
2.3. TERRITORIALIDAD
2.3.1. Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en: • Archivos de entidades del orden nacional. • Archivos de entidades del orden departamental. • Archivos de entidades del orden distrital. • Archivos de entidades del orden metropolitano. • Archivos de entidades del orden municipal. • Archivos de entidades del orden local. • Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. • Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
2.4. ORGANIZACION DEL ESTADO
2.4.1. Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en: • Archivos de la rama ejecutiva. • Archivos de la rama legislativa. • Archivos de la rama judicial. • Archivos de los organismos de orden de control. • Archivos de los organismos autónomos.
3. cualidades del archivista
3.1. Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes aspectos.
3.1.1. ORDEN Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.
3.1.2. RESPONSABILIDAD Es una tarea de dedicación y actualización.
3.1.3. PRONTITUD: Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente disponibilidad inmediata de archivos
3.1.4. CORDIALIDAD: El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
3.1.5. SIGILO PROFESIONAL Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere.
3.1.6. CONCENTRACION La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.
4. concepto archivo
4.1. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
5. elementos de archivo
5.1. Archivadores Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos se encuentran los siguientes.
5.2. Archivador vertical Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar la consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tiene de una a cinco gavetas.
5.3. Archivador horizontal Facilita clasificar los documentos de forma horizontal pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
5.4. Folderama Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.
5.5. Archivador giratorio Este archivador está constituido por hileras circulares. Además están equipados con teléfonos para que los responsables del área de trabajo suministren la información requerida.
5.6. Archivador mecánico Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.
5.7. Archivador electrónico Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.
5.8. Estantes Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la conservación de la información de los documentos.
5.9. Planoteca Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos y facilitar su consulta.
6. cualidades de los archivo
6.1. Son características de los documentos que componen un archivo:
6.2. ECONOMICOS Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
6.3. SIMPLES Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
6.4. FUNCIONALES Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
6.5. EXACTOS La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
6.6. TECNICOS Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
7. importancia de los archivos
7.1. Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
8. clases de archivo
8.1. según su organización
8.1.1. Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
8.2. según su uso
8.2.1. Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
8.3. según su naturaleza
8.3.1. Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado. Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
8.4. según su ciclo vital
8.4.1. Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.