1. Auxiliar ADM
1.1. 45 dias
1.1.1. O que é o Departamento Administrativo na contabilidade/ Integração do departamento: * Definição * Principais Funções * Rotinas de trabalho * Importância do departamento
1.1.1.1. Estruturas Organizacional: - Serviconta Escritório de Contabilidade * Definição de um escritório de contabilidade * Saber quem é a Serviconta (Missão, Visão e Valores) - Deveres do Colaborador * Saber e seguir o padrão de vestimenta e higiene pessoal * Respeitar a hierarquia organizacional * Cumprir horários * Saber padrão de atendimento e apresentação ( telefone, whatssap, e-mail, pessoalmente) * Como transferir uma um ligação para outra pessoa * Manter a organização da sua mesa e materiais de trabalho * Saber qual é a rede e senha de internet do escritório * Conhecer o nicho de cliente que o escritório atende * Ter auto responsabilidade * Ter visão e iniciativa * Aprofundar e buscar novos conhecimentos fora do escritório * Realizar treinamentos indicados por supervisores - Estrutura Física * Local que fica os materias de expediente * Local que fica o movimento mensal enviado pelo cliente * Como é feita a triagem da documentação enviada pelo cliente e onde fica armazenado em cada departamento (dep. pessoal, contábil e fiscal) * Conhecer os colegas de trabalho e qual departamento ele atende * Local onde fica os documentos que deverão ser entregues ao cliente (escanim) * Local que fica o arquivo morto e padrões de guarda e devolução de documentos ao cliente * Padrões de organização, limpeza e reposição de materiais das áreas de lazer em comum (cozinha e banheiros) * Padrões para utilizar a sala de reunião (organizar sala com antecedencia e deixar organizada após as reuniões) * Como funciona o serviço externo do escritório (office) - Departamentos * Saber quem atende os departamentos e seus devidos supervisores (Gerência, Fiscal, Contábil, Pessoal, Administrativo, Societário e Financeiro) * Quais guias são pertinentes de cada setor (as principais) * Saber de uma forma básica o que cada setor faz na prática
1.1.1.1.1. Ferramentas utilizadas no departamento Administrativo: - Domínio Sistemas * Definição * Como acessar/ Saber usuário e senha * Fazer cursos dominio com certificado de conclusão (necessário para passar experiência) - Acessórias * Definição * Como acessar/ Saber usuário e senha * Onde localizar os documentos societários da empresa dentro do acessórias - Trello * Definição * Como acessar/ Saber quem tem a senha e usuário * Como criar as listas e os cartões * Como e o que alimentar nos cartões * Como e quando movimentar os cartões - Rede Serviconta * Definição * Como acessar * Conhecer a estrutura das pastas dos departamentos * Conhecer as estrutura das pastas dos clientes * Saber o padrão a ser seguido ao salvar documentos * Onde localizar as informações dos clientes (contrato social, inscrição estadual, inscrição municipal, alvarás, documentos dos sócios, certificado digital) * Planilha de senhas gerais do escritório * Ter cuidado em não alterar nome das pastas, mover as pastas de lugar, excluir as pastas OBS.: a Rede Serviconta não possui lixeira, só excluir se tiver certeza, pois depois de excluir qualquer documento ou pasta, não é possivel recuperar. Consultoria Tributárias * Definição * Como acessar/ Saber usuário e senha * Como fazer consultoria por escrito/eletrônicas e por telefone * Conhecer o site Skype * Definição * Como acessar/ Saber quem tem a senha e usuário * Qual a finalidade (meio de comunicação interna) * Saber a importância de acompanhar o Skype de forma instantânea e dar ciência em todas as mensagens lidas * Saber a finalidade dos grupos que faz parte E-mail * Definição * Como acessar/ Saber quem tem a senha e usuário * Qual a finalidade (meio de comunicação com clientes e interno) * Seguir padrões formais: assinatura de e-mail, fonte e tamanho da letra * Saber a importância de documentar tudo oque conversa com o cliente no telefone ou Whatssap após finalizar o atendimento por esses meios de comunicação * Acusar recebimento do e-mail de imediato quando recebe, mesmo que a resposta/retorno efetivo ao cliente demande um tempo maior * Salvar o contato de todos os clientes novos no e-mail Whatssap Escritório * Definição * Como acessar/ Saber usuário e senha * Qual a finalidade (meio de comunicação rápido com clientes) * Saber tempo de atendimento * Seguir padrões formais de atendimento ( não abreviar palavras, ser cordial, transparente, ter clareza com as palavras) * Conhecer as mensagens prontas existentes no whats e saber quais momentos utiliza-las - Tecnobyte Agenda * Definição * Conhecer funcionalidades da ferramenta (agendar compromisso, fazer anotações)
2. Auxiliar ADM
2.1. 90 a 120 dias
2.1.1. **Como validar um Certificado Digital:** - Compra * Como e quando entrar em contato com o cliente * Verificar com o Cliente como será feita a validação (Presencial - escritório ou Videoconferência - online) * Onde realizar a compra - Diferentes locais para diferentes formas de validação * Valores de cada Certificado (Saber a diferença de um eCPF e eCNPJ e a diferença de um modelo A1 e A3) * Como cadastrar uma nova compra e um novo cliente * Emissão do boleto e envio para o cliente - Validação * Prazo máximo * Como realizar a validação (IT nº) * Quem é a pessoa que deve fazer a validação de um eCNPJ * Documentos necessários para a validação de um eCPF e de um eCNPJ * Saber onde validar e consultar as informações dos documentos do Sócio e da Empresa * Como prosseguir com uma Empresa EIRELI * Consulta de pendências ou aprovação (Saber identificar uma pendência) * Como recuperar um protocolo para sanar pendências - Emissão e envio * Como baixar o certificado * Onde salvar o arquivo e qual a nomenclatura padrão utilizada * Como colocar o certificado no Sistema Domínio * Envio para o cliente (email padrão) * Particularidade no envio para as Empresas de Transporte * Atualização dos Controles (Planilhas) - Suporte * Quando chamar o suporte * Quem chamar
2.1.1.1. **Alvarás** - Alvará de Localização * Como e onde emitir * Finalidade desse documento * Conhecer os tipos de Alvará de localização (Com estabelecimento, Sem estabelecimento, Escritório Virtual, MEI, Provisório e Pré Operacional) e como são aplicados - Acessibilidade * Saber quando uma Empresa precisa solicitar * Onde solicitar * Quais os documentos necessários * Como utilizar o Sitema do Aprova Digital (Tanto de Chapecó quanto de outros Municípios) para o envio e consulta de informações * Saber para quem solicitar informações e tirar dúvidas (Telefones e Emails) - Atestado dos Bombeiros * Quem precisa emitir o atestado * Quais documentos e informações são necessárias para o cadastro * Onde fazer a solicitação * Enquadramentos de risco * Saber utilizar o site eSCI para as solicitações, envio de exigências, consultas... (IT nº) - Sanitário * Quem precisa emitir * Identificar graus de risco da atividades * Onde encontrar a lista de documentos e os documentos necessário para enviar ao cliente * Como e onde abrir um Protocolo (IT nº) * Saber qual protocolo abrir e quais documentos enviar de acordo com o grau de risco (médio, alto, transportes) * Saber para quem solicitar informações e tirar dúvidas (Telefones)
2.1.1.1.1. **Contratação** - Documentação * Solicitar a documentação necessária * Confeccionar autorizações * Organizar pasta - ASO * Autorização de exame * Agendamento * Contato com o funcionário - Abertura de conta * Contato com o Banco * Preenchimento de planilha e envio de documentos * Repasse de dados da conta para o funcionário - Integração * Apresentação do Espaço * Apresentação aos demais funcionários * Repasse de normas e regras * Entrega do uniforme e preenchimento da planilha