1. Contrato Finalizado
1.1. Checar Contrato
1.1.1. Dados Cadastrais/Valores
1.2. Documentação
1.2.1. Cartão CNPJ ou Cadastro CEI/CAEPF
1.2.2. Inscrição Estadual (CADESP)
1.2.3. Contrato Social ou Requerimento Empresário
1.2.4. Cópia CPF e RG do Responsável (Procuração)
1.2.5. Lista de Funcionário Ativos
1.3. Cadastro no Sistema SOC
1.3.1. Base Cadastral Tela 337 - Empresa/Cliente
1.3.1.1. Nome Abreviado (Nome Fantasia)
1.3.1.2. Razão Social
1.3.1.3. CNPJ; CPF; CEI ou CAEPF
1.3.1.4. Observação - Todas as informações do contrato
1.3.1.5. Endereço
1.3.1.6. Endereço da cobrança
1.3.1.7. CNAE 7
1.3.1.7.1. Selecionar a lupa informando o Código.
1.3.1.8. Contatos
1.3.1.8.1. Nome
1.3.1.8.2. Telefone
1.3.1.8.3. E-mail
1.3.1.9. Parâmetros Gerais
1.3.1.9.1. Data de Assinatura do Contrato
1.3.1.10. Parametrização E-social Tela: 1162
1.3.1.11. Precificação Tela 230 - Preços
1.3.1.11.1. Períodico - Valor fixo mensal
1.3.1.11.2. Vidas ativas - Valor por vida ativa no sistema conforme movimentação do período
1.3.1.11.3. Parcela - Valor em quantidade de parcelas limitas
1.3.1.11.4. Exames - Sistema calculará conforme realização
1.3.1.12. Avisos Tela 481 - Cadastros de Avisos
1.3.1.12.1. Todos os avisos pertinentes para tela Incial da empresa
2. Faturamento
2.1. Fechamento de Fatura Tela: 292 - Valorização
2.1.1. Fechamento Mensal: Todo dia 16
2.1.2. Contratos Novos
2.1.2.1. Não realizado valorização do vencimento da fatura: Aguardar a data da valorização para fechamento
2.1.2.2. Já realizado valorização do vencimento da fatura: Realizar valorização individual do cliente
2.1.2.3. ATENÇÃO PRIMEIRA FATURA: Em caso de cobranças por Vidas Ativas, o sistema não calculará corretamente caso os funcionários não tenham sido registrados no sistema até a data do fechamento e terá que ser feita uma correção manual nesta fatura.
2.1.3. Emissão de NF
2.1.3.1. Parametrização de acordo com o Orgão Local
2.1.4. Emissão de Boleto
2.1.4.1. Parametrização de acordo com o banco escolhido
3. Cobrança
3.1. Envio de Fatura
3.1.1. NF
3.1.2. Boleto
3.1.3. Demonstrativo
3.2. Formas de Envio
3.2.1. Correio
3.2.2. E-mail
3.2.3. Whatsapp
3.2.4. ATENÇÃO: O boleto deve chegar ao cliente com no mínimo 10 dias de antecedência do vencimento!
3.3. DICA: Reenvio/Lembrete - 3 dias de antecedência do vencimento
4. Inadimplência
4.1. IMPORTANTE: Fazer o acompanhamento diário das cobranças para menor índice de Inadimplência!
4.2. Planejamento de Cobrança
4.2.1. Preparação - Ter em mãos os equipamentos necessários: Computador; Telefone e Calculadora. Breve análise dos dados dos clientes e do título vencido.
4.2.2. Cordialidade e Atenção - Ser cordial, firme e manter sempre atenção nas reações dos clientes e nas negociações realizadas. Ter concentração.
4.2.3. Registro e Acompanhamento Diário - Manter na planilha de cobrança o registro das ações realizadas, obedecendo sempre os prazos estabelecidos e o acompanhamento da régua de cobrança.
4.3. Forma de Contato
4.3.1. Ligação
4.3.2. Whatsapp
4.3.3. E-mail
4.3.4. SMS
4.3.5. Carta
4.3.6. Visita In Loco
4.3.7. DICA: Verificar qual meio de contato é mais eficiente com os clientes para iniciação da cobrança. Pode variar de acordo com o perfil do cliente.
4.3.7.1. Ferramenta de Melhoria: Plataforma Monest
4.4. Formas de Pagamento
4.4.1. Boleto
4.4.2. PIX
4.4.3. Dinheiro
4.4.4. Cartão
4.4.5. DICA: Verificar qual a forma mais rápida para o recebimento.
4.5. Penalidades da Inadimplência
4.5.1. Juros e Multa
4.5.2. Negativação junto a orgãos de proteção de crédito
4.5.3. Processo Jurídico
4.6. Perfil dos clientes
4.6.1. Novo/Atípico
4.6.2. Recorrente/Regular
4.6.3. + 2 Meses/Em negociação
4.6.4. DICA: Separar um dia da semana/mês para realização de visitas In Loco aos clientes + 2 Meses.
4.6.5. Bloqueio de realização de exames complementares - Colocar aviso no sistema para quando foram realizar agendamento, serem informados que precisam entrar em contato com responsável financeiro para liberação do mesmo.
4.6.6. Inativação do cliente no sistema SOC - (Inadimplência + 3 meses) - Sujeito no retorno a Taxa de Reativação.
4.7. Campanhas de cobrança
4.7.1. FINALIDADE - Chamar atenção dos clientes inadimplentes oferecendo formas de negociar suas pendências, utilizando metódos que criem interesse na negociação.
5. KPI's
5.1. Metas Inadimplência
5.1.1. Fechamento Mensal em % Mês Atual e Mês Anterior
5.2. Realização de Acordos
5.2.1. Acordos Fechados Mês - Cliente com dívidas + 12 meses.
5.3. Análise Financeira de Custos
5.3.1. Metas/Redução de Custos
6. PROCESSOS BRUMED
7. COMERCIAL
7.1. FUNIL DE VENDAS
7.1.1. TOPO DO FUNIL
7.1.1.1. Atração e Geração de Leads (PROSPECÇÃO)
7.1.1.2. Objetivo: Despertar o interesse inicial de empresas em serviços de SST
7.1.1.2.1. Atividades Estratégicas
7.1.1.3. DICAS: Leads que demonstram preocupação imediata com fiscalizações ou já sofreram notificações tem maior chance de avançar.
7.1.1.4. MEIO DO FUNIL
7.1.1.4.1. Qualificação e Nutrição
7.1.1.4.2. Objetivo: Validar o interesse e as necessidades reais da empresa.
7.1.1.4.3. DICAS: Priorizar leads que: - Tem prazos de entregas próximos (ex: exames ocupacionais atrasados). - Pertencem a setores com alto risco. - Já possuem orçamento previsto para SST.
7.1.1.4.4. FUNDO DO FUNIL
8. ENGENHARIA
9. PRODUÇÃO
9.1. Conferência de dados
9.1.1. Levantamento Técnico
9.1.2. Estratégia 1: Separar levantamentos por Nível
9.1.2.1. Fácil
9.1.2.1.1. 1 a 15 riscos
9.1.2.2. Médio
9.1.2.2.1. 15 a 30 riscos
9.1.2.3. Díficil
9.1.2.3.1. 30 a 60 riscos
9.1.2.4. Hard
9.1.2.4.1. Mais de 60 riscos
9.1.3. Estratégia 2: Separar levantamentos por segmento
9.1.3.1. Administrativos
9.1.3.2. Lojas/Comércios
9.1.3.3. Clínicas/Laboratórios
9.1.3.4. Fármacias
9.1.3.5. Postos de Combustível
9.1.3.6. Rural
9.1.3.7. Outros
9.2. Elaboração de documentos
9.2.1. Caracterização dos processos Tela 337 e 231
9.2.2. Descrição do Setor Tela 220
9.2.3. Descrição do Cargo/Função Tela 225
9.2.4. Criação de GHE Tela 358
9.2.4.1. Vincular riscos no GHE
9.2.4.1.1. Dica: Para facilitar o processo você poderá copiar o GHE de outra empresa na tela 1428.
9.2.5. Caracterização dos riscos Tela 358
9.2.5.1. Dica: Para facilitar o processo de caracterização dos riscos você poderá criar textos detalhados para o risco na tela 185.
9.2.6. Inclusão de Medições Tela 358
9.2.6.1. Dica: Para facilitar o processo de inclusão das medições garanta que todos os dados estejam em mãos ou anotados em algum local: - Data da medição - Valor Encontrado - Equipamento utilizado
9.2.7. Inclusão de Conclusões para os Laudos (LTCAT; Insalubridade e Periculosidade) Tela 358
9.2.8. Inclusão de Exames no GHE Tela 358
9.2.9. Vincular GHE na Hierarquia Tela 192
9.2.10. Vincular planos de ações Tela 1283
9.2.11. Emissão de PGR Tela 1422
9.2.12. Emissão do PCMSO Tela 307
9.2.13. Emissão de LTCAT Tela 431
9.2.14. Emissão de Laudo de Insalubridade Tela 1313
9.2.15. Emisão de Laudo de Periculosidade Tela 1383
9.2.15.1. ATENÇÃO: Vincular caracteristica anteriomente na tela 1382
9.3. Conferência dos Documentos
9.3.1. PGR
9.3.1.1. Encaminhar no SULTS para o responsável conferir e assinar
9.3.2. PCMSO
9.3.2.1. Encaminhar no SULTS para o responsável conferir e assinar
9.3.3. LTCAT, Insalubridade e Periculosidade
9.3.3.1. Encaminhar no SULTS para o responsável conferir e assinar
9.3.4. PROCESSO DE CONFERÊNCIA
9.3.4.1. Identificar todos os campos estão devidamente preenchidos.
9.4. Envio ao Cliente
9.4.1. Envio por e-mail
9.4.1.1. Dica: O envio ao e-mail é feito de forma automática pelo SOCGED - Tela 611
9.4.2. Entrega técnica presencial
9.4.2.1. Os documentos devem ser impressos
9.4.2.2. Entrar em contato com o cliente para agendar dia da entrega
9.4.2.3. Montar o termo de entrega para comprovação
9.5. KPI
9.5.1. Produção
9.5.1.1. Analisar entrada de levantamentos mensalmente
9.5.1.1.1. Dica: O controle pode ser feito por meio de caderno de entrada, com data do levantamento, nome da empresa, data de chegada para produção e assinatura de recebimento.
9.5.1.2. Conferir e separar os documentos
9.5.1.2.1. Dica: Fazer o controle por planilha facilita a visualização de quais empresas tem para produção.
9.5.1.3. Dividir por igual a todos da equipe produção
9.5.1.3.1. ATENÇÃO: A meta poderá ter uma variante, pois o valor vai depender da quantidade de levantamento que entrarem no mês.
9.5.1.3.2. O acompanhamento do cumprimento da meta é feito diariamente e alimentado na planilha diária de produção.
10. CONTROLLER
10.1. Contrato Controller
10.1.1. Verificações Inciais
10.1.1.1. Conferência via SOC das atividades contratadas pela empresa Tela 337
10.1.2. Cadastro no Sistema SOC
10.1.2.1. Inclusão da Lista de Colaboradores
10.1.2.1.1. Dica: Utilize a importação via Excel para agilizar o processo de cadastro Tela 341
10.1.3. Cadastro no Sistema AUVO
10.1.3.1. Lançamento das informações na empresa e respectiva atividades no sistema
10.2. Logística
10.2.1. Separar as empresas por região
10.2.1.1. Objetivo: Planejar e otimizar o tempo de deslocamento dos técnico em campo
10.3. Agendamentos
10.3.1. Novos Contratos
10.3.1.1. Contato com o cliente via Whatsapp ou ligação para agendamento
10.3.1.2. Dicas: - Apresentar atividades a serem realizadas - Enviar Material explicativo sobre atividades técnicas - Informar condições básicas para execução - Confirmar local da atividade - Verificar tempo estimado e logística - Confirmar e-mails e telefone dos responsáveis
10.3.2. Empresas Clientes baseadas no cronograma mensal
10.3.2.1. PGR Gestão
10.3.2.2. Treinamentos
10.3.2.3. Levantamento de riscos
10.3.3. Lançamentos no AUVO
10.3.3.1. Lançar horário e descrição da atividade a ser realizada na empresa
10.3.3.1.1. Dica: Enviar lista de colaboradores das empresas agendadas para facilitar o trabalho em campo
10.3.4. Envio da agenda semanal
10.3.4.1. Enviar toda quinta - feira para o técnico com a programação da semana seguinte
10.4. TST em Campo
10.4.1. Execução de atividades
10.4.1.1. A realização é feita conforme o agendamento do Controller
10.4.1.2. Contato prévio com a empresa para explicação das atividades
10.4.1.3. Preenchimento correto das ordens de serviço
10.4.1.3.1. Dica: Para o levantamento de riscos consultar os documentos anteriores no SOCGED Tela 611
10.4.2. Entrega de documentos ao Controller
10.4.2.1. Baixa e conferência dos equipamentos utilizados
10.4.2.1.1. Dica: Registrar entrega/devolução com protocolo e fotos
10.5. KPI's
10.5.1. Controle de:
10.5.1.1. Deslocamentos
10.5.1.2. Gasto de Combustível
10.5.1.3. Horas efetivas em cada empresa
10.5.1.4. Média de tempo por atividade
10.5.1.5. Conclusão das atividades programadas
10.5.1.5.1. Dica: Esses dados podem ser extraídos do AUVO e dos roteiros preenchidos diariamente pelo TST
10.5.2. Estratégias - Sistema AUVO
10.5.2.1. Pesquisas de satisfação (Whatsapp e e-mail)
10.5.2.2. Ordens de Serviço
10.5.2.3. Lançamentos de tarefas diretamente pelo Whatsapp do AUVO
10.5.3. META
10.5.3.1. Indicadores de desempenho
10.5.3.1.1. Analisar continuamente os resultados operacionais, pontos de melhoria e otimização dos processos internos
10.5.3.1.2. Dica: Atualizar diariamente a planilha de resultados e indicadores, com foco e planejamento voltados para garantir a realização de 100% das atividades do mês
11. MEDICINA
11.1. Solicitação do cliente
11.1.1. Whatsapp
11.1.2. Plataforma
11.1.3. E-mail
11.1.4. Telefone
11.1.5. Presencial
11.2. Tipo do atendimento
11.2.1. ASO
11.2.1.1. Admissional
11.2.1.2. Períodico
11.2.1.3. Retorno ao Trabalho
11.2.1.4. Mudança de Riscos Ocupacioanais
11.2.1.5. Demissional
11.2.2. GAE
11.2.2.1. Troca de atestados médicos/odontológicos
11.2.2.2. O colaborador que apresenta o atestado deverá passar com o médico do trabalho para homologação do mesmo
11.2.3. CAT
11.2.3.1. É analisado a ocorrência para validação se realmente caracteriza o acidente
11.2.3.2. É encaminhado os dados para a Engenharia fazer a abertura da CAT e envio para o e-social (formulário e atestado médico)
11.2.3.3. Após abertura é agendado para Investigação do Acidente para análise do cenário/circunstância do ocorrido
11.3. Perfil de Cliente
11.3.1. Brumed
11.3.1.1. Clientes que já possuem contrato com a Brumed tanto da área da Saúde como Segurança do Trabalho
11.3.2. Particular
11.3.2.1. O cliente contrata a Brumed apenas para emissão do ASO particular/pontual
11.3.3. Credenciado
11.3.3.1. O cliente contrata a Brumed para execução do ASO de forma recorrente
11.4. Agendamento
11.4.1. ASO Admissional
11.4.1.1. Solicitar dados completos do colaborador: - Razão Social/CNPJ da empresa - Nome - RG - CPF - Data de Nascimento - Cargo e Setor
11.4.2. ASO Períodico
11.4.2.1. Solicitar apenas o CNPJ da empresa e nome completo do colaborador
11.4.2.1.1. Dica: Para facilitar a busca é utilizada a tela 088
11.4.3. ASO Mudança de Riscos
11.4.3.1. Solicitar apenas o CNPJ da empresa; nome completo do colaborador; cargo e setor novos
11.4.3.1.1. Dica: Para facilitar a busca é utilizada a tela 088
11.4.4. ASO Retorno ao Trabalho
11.4.4.1. Solicitar apenas o CNPJ da empresa; nome completo do colaborador e carta do INSS/Atestado Médico/Alta
11.4.4.1.1. Dica: Para facilitar a busca é utilizada a tela 088
11.4.5. ASO Demissional
11.4.5.1. Solicitar apenas o CNPJ da empresa e nome completo do colaborador
11.4.5.1.1. Dica: Para facilitar a busca é utilizada a tela 088
11.4.6. ATENCÃO: Em caso de empresa particular/credenciada deverá verificar se a empresa possuí KIT Próprio ou Não. Em caso de não possuir, a empresa deverá encaminhar o PCMSO para inserção das informações do ASO
11.4.7. Após análise dos dados do colaborador e tipo de ASO é realizado o lançamento do colaborador na Agenda na tela 236
11.4.7.1. ATENÇÃO: Em caso de admissão ou clientes novos deverá ser acionado a Engenharia para confirmação dos riscos de exposição
11.4.7.2. Após lançamento é encaminhado ao cliente a GUIA DO ATENDIMENTO com as informações de data; horário e endereço
11.5. Atendimento
11.5.1. Colobador apresenta o documento/guia do agendamento para a linha de frente
11.5.2. A linha de frente localiza o colaborador na Agenda e imprime o KIT do Atendimento
11.5.3. Entrega para o colaborador fazer os preenchimentos e assinar nos locais indicados e devolve para Linha de Frente
11.5.3.1. Dica - 1° Check: A Linha de Frente deverá checar se: - Todas as vias estão assinadas - Respondeu a Ficha Clínica e ao questionário SRQ20
11.5.4. Triagem
11.5.4.1. Aferição de pressão e pulso
11.5.4.2. Dica - 2° Check: A Enfermagem deverá checar se: - Todas as vias estão assinadas - Respondeu a Ficha Clínica e ao questionário SRQ20
11.5.5. Atendimento Médico
11.5.5.1. O colaborador é direcionado para realização do atendimento com o médico do trabalho para avaliação clínica para aptidão
11.5.6. Exames Complementares
11.5.6.1. O colaborador é direcionado para a sala do exame, que pode variar desde: Raio X Laboratório ECG e EEG Espirometria Acuidade Visual Avaliação Psicossocial Audiometria
11.5.7. Qualidade/Linha de Frente
11.5.7.1. Dica - 3° Check: Será analisado se o colaborador realizou todos os exames necessários para garatir que esteja tudo certo. Após essa checagem o colaborador é liberado.
11.6. Liberação
11.6.1. Em caso de apenas avaliação clínica o ASO é liberado para a empresa/colaborador no dia do atendimento
11.6.2. Em caso de exames complementares que necessitam de laudo são liberados após 3 dias úteis
11.6.2.1. Dica: Os exames deverão ser analisados para verificação dos resultados, em caso de alteração deverá ser comunicado o Médico do trabalho para análise e liberação da aptidão
11.7. Finalização
11.7.1. Após a liberação do ASO será realizado: - Scaneamento do ASO para salvar no SOCGED (Tela 611) - Arquivado por data durante 20 anos
11.8. KPI
11.8.1. Meta de convocação de exames (O agendamento convoca as empresas para realização dos exames atrasados) *Apesar do sistema fazer o envio de forma automática garantimos que seja visto pelo mesmo
11.8.2. Meta de agendamento diário (Cada região possuí uma meta de agendamento)
12. KPI COMERCIAL
12.1. SDR - Quantidade de Ligação: 30 por dia - Quantidade de Agendamentos: 02 por dia
12.2. CLOSER
12.2.1. - Metas de visitas novas diárias- 2 - Metas de retornos diários- todos (minimo 4) - Lançamento de atividades no CRM - todas - Participação em treinamentos- 80% - Entrega de meta de vendas - R$50.000,00 - Forecast - R$150.000,00 mínimo - Empresas em negociação -60 empresas (mínimo)
12.3. CS
12.3.1. - Realizar atendimento das indicações técnicas - todas - Lançamento no CRM (todos) - Participação em treinamentos 80% - Forecast - R$150.000,00 minimo - Empresas em negociação- 60 (minimo) - Pós vendas NPS - 10 contatos dia