Online Mind Mapping and Brainstorming

Create your own awesome maps

Online Mind Mapping and Brainstorming

Even on the go

with our free apps for iPhone, iPad and Android

Get Started

Already have an account? Log In

Написание деловых писем — важнейшее из искусств by Mind Map: Написание деловых писем — важнейшее из искусств
5.0 stars - 22 reviews range from 0 to 5

Написание деловых писем — важнейшее из искусств

Представьте себе путь вашего письма

Путь

Решения по письму принимают люди разных уровней, разной компетенции, разной технической подкованности. Оно должно быть хорошо структурированным и многослойным именно для того, чтобы директор понял, что это и зачем, а конечный исполнитель разобрался в задаче без единого дополнительного вопроса

Если письмо не читается по диагонали, оно в лучшем случае вернется к вам с вопросом, а скорее всего осядет у кого-нибудь в почте с пометкой "разобраться" или вообще уйдет куда-нибудь "юристу на согласование" с концами

Когда в очередной раз появится мысль "и так сойдет", вспомните эту цепочку и прикиньте риск зависания письма

Помните про вопросы, которые будут задавать себе получатели

В чем вообще проблема?

Зачем это письмо попало ко мне?

Что я должен сделать?

Могу ли я кому-нибудь его переслать?

Займет ли больше 2-х минут?

Правильная тема письма: (четверг) sony.ru: составление КП на контекст

Список входящей почты человека = список его дел

Вначале срочность или сроки (если есть)

Обязательно домен проекта (домен, а не название, чтобы автоматические фильтры проще настраивать)

Обязательно суть дела

"(срочно) samsungplay.ru: запуск весенней кампании"

"(до 14 июля) sony.ru: утверждение дизайна v2"

"lg.ru: согласование нового формата отчетов"

(без темы)

"изменения"

"Re[47]: последний вопрос"

"Письмо от Самсунга"

"резюме"

Правильная структура письма

Краткое содержание (для больших писем)

Описание проблемы, кого она касается, чем грозит

Дальше отдельными абзацами каждая мысль, которую вы хотите донести. Мысли должны идти последовательно, одна вытекать из другой, иметь логику и смысл.

Если это ответ на письмо с вопросами, то здесь идут ответы на каждый из вопросов в отдельности. Если ответ уже прозвучал в большой связной части выше, так и пишите. Но ни один вопрос не должен оставаться без собственного ответа.

В больших письмах используйте подзаголовки. Просьбы о действия стоит выделять. Кто их должен сделать - тоже.

Обращение с просьбой к каждому человеку начинайте с отдельного абзаца.

Если в письме больше двух абзацев - в конце ещё раз кратко отдельными строчками - все последствия, а также кто и что должен сделать

Хорошие привычки

Актуальность темы

Особенно крупные письма стоит готовить в майнмэпах, чтобы строже держать структуру и ничего не забывать

Перед отправкой письма стоит ещё раз проверить всё: получателей, тему, структуру, вывод. Все ли получатели правильно поймут написанное? Все ли исполнители заметят свои задачи в тексте?

Такой вопрос

Я дизайнер / верстальщик / программист / начальник, писать такие письма - не моя работа. Есть менеджер - пусть он работает переводчиком моих кратких, но емких писем, а заодно и отвечает на все запросы клиентов.

Как работать с электронной почтой

Полноценно и обстоятельно об этом написано во всех книжках по тайм-менеджменту

Например, у Глеба Архангельского (занудно) и Дэвида Аллена (получше)

Но вообще, эти правила вырабатываются сами собой за год-два активной работы

Чтобы лучше понимать, как люди работают с электронной почтой, смотрите слайдкасты Макса Дорофеева: http://vdustinov.livejournal.com/19838.html