Create your own awesome maps

Even on the go

with our free apps for iPhone, iPad and Android

Get Started

Already have an account?
Log In

Написание деловых писем — важнейшее из искусств by Mind Map: Написание деловых писем —
важнейшее из искусств
5.0 stars - 19 reviews range from 0 to 5

Написание деловых писем — важнейшее из искусств

Представьте себе путь вашего письма

Путь

Вы написали и отправили письмо

Менеджер доверяет вам, пересылает не читая

Наше контактное лицо в агентстве доверяет нам, пересылает не читая

Аккаунт в перерыве между встречами просматривает по диагонали за 15 секунд, пересылает клиенту

Маркетолог у клиента просматривает по диагонали, дописывает одну строчку, пересылает директору

Директор просматривает по диагонали, возвращает маркетологу со словами "всё ок"

Маркетолог пересылает письмо другому агентству со словами "сделайте как написано"

Аккаунт в чужом агентстве просматривает по диагонали в поисках повода развернуть лишнюю работу, пересылает исполнителю

Исполнитель дотошен - он просматривает письмо Очень Внимательно, чтобы найти поводу развернуть лишнюю работу.

Исполнитель начинает делать. Если он сталкивается с каким-то вопросом, он не думает, не пытается сделать остальные пункты - он останавливает работу на середине и отсылает в обратку свой вопрос: "у вас тут запятая пропущена, поэтому не могу разобраться, что от меня-то требуется"

Решения по письму принимают люди разных уровней, разной компетенции, разной технической подкованности. Оно должно быть хорошо структурированным и многослойным именно для того, чтобы директор понял, что это и зачем, а конечный исполнитель разобрался в задаче без единого дополнительного вопроса

Если письмо не читается по диагонали, оно в лучшем случае вернется к вам с вопросом, а скорее всего осядет у кого-нибудь в почте с пометкой "разобраться" или вообще уйдет куда-нибудь "юристу на согласование" с концами

Когда в очередной раз появится мысль "и так сойдет", вспомните эту цепочку и прикиньте риск зависания письма

Помните про вопросы, которые будут задавать себе получатели

В чем вообще проблема?

Не понятно? Ну и черт с ним. Если это так важно - напомнят.

Зачем это письмо попало ко мне?

Не ясно? Ну и черт с ним. Кто-нибудь из других получателей разберется.

Что я должен сделать?

Не очевидно? Наверное, ничего не должен.

Могу ли я кому-нибудь его переслать?

Ну и что, что новый получатель не в курсе темы. Будет непонятно - спросит. Наверное.

Займет ли больше 2-х минут?

Тогда в список задач. Я молодец, в последнее время я снизил средний срок выполнения задачек с 14 до 12 дней.

Правильная тема письма: (четверг) sony.ru: составление КП на контекст

Список входящей почты человека = список его дел

Вначале срочность или сроки (если есть)

Обязательно домен проекта (домен, а не название, чтобы автоматические фильтры проще настраивать)

Обязательно суть дела

"(срочно) samsungplay.ru: запуск весенней кампании"

"(до 14 июля) sony.ru: утверждение дизайна v2"

"lg.ru: согласование нового формата отчетов"

(без темы)

"изменения"

"Re[47]: последний вопрос"

"Письмо от Самсунга"

"резюме"

Правильная структура письма

Краткое содержание (для больших писем)

Большие письма - это когда больше трех абзацев.

Кстати, длина абзаца - не больше 4-5 строк по 80-120 символов

Описание проблемы, кого она касается, чем грозит

Дальше отдельными абзацами каждая мысль, которую вы хотите донести. Мысли должны идти последовательно, одна вытекать из другой, иметь логику и смысл.

Если это ответ на письмо с вопросами, то здесь идут ответы на каждый из вопросов в отдельности. Если ответ уже прозвучал в большой связной части выше, так и пишите. Но ни один вопрос не должен оставаться без собственного ответа.

В больших письмах используйте подзаголовки. Просьбы о действия стоит выделять. Кто их должен сделать - тоже.

Обращение с просьбой к каждому человеку начинайте с отдельного абзаца.

"Кстати, Макс, поправь там верстку" в конце длинного абзаца или даже во второй половине строки, скорее всего, будет просто не замечено.

Если в письме больше двух абзацев - в конце ещё раз кратко отдельными строчками - все последствия, а также кто и что должен сделать

Если никто ничего не должен - так и пишите. Например "Информация к размышлению" или "На будущее" или "Начинаю пересылать материалы по частям. Пока ничего делать не надо."

Если вам просто нужен ответ - так и пишите: "Жду ответ"

Если без этого ответа вы не можете выполнить какое-то задание - так и пишите: "Жду ответ. Без него я не могу закончить ...", Это же часто попадает в первый абзац - в описание проблемы. "Кирилл, я не могу закончить ... без того-то и того-то.". А в конце ещё раз, что ждете ответ и что задача пока стоит.

Хорошие привычки

Актуальность темы

На каждое письмо должен быть ответ с той же темой и в рамках той же темы.

Если тема меняется - надо писать отдельное письмо со своей темой., Если только это не "Список финальных правок по проекту"

Несколько писем подряд с разными темами - это нормально. Удобней будет пометить их как задачи.

Три письма подряд на одну и ту же тему - это не нормально. Нужно сразу писать цельное единое связное письмо.

Если не следить за соответствием темы и содержания, получатель будет терять ваши задачи. Вот и всё:)

Особенно крупные письма стоит готовить в майнмэпах, чтобы строже держать структуру и ничего не забывать

Перед отправкой письма стоит ещё раз проверить всё: получателей, тему, структуру, вывод. Все ли получатели правильно поймут написанное? Все ли исполнители заметят свои задачи в тексте?

Такой вопрос

Я дизайнер / верстальщик / программист / начальник, писать такие письма - не моя работа. Есть менеджер - пусть он работает переводчиком моих кратких, но емких писем, а заодно и отвечает на все запросы клиентов.

Письма, утверждения, согласования, задания - всё это часть процесса решения Задачи.

Смысл вашей работы - выполнять задачи и решать проблемы.

Как минимум, ваши письма должны быть достаточно качественными, чтобы быть понятны хотя бы менеджеру, и достаточно полными, чтобы дать ему всю необходимую для решения проблемы информацию.

А дальше всё определяется узким местом в нашей системе. Главное, быстрее доводить задачи до решения.

Как работать с электронной почтой

Полноценно и обстоятельно об этом написано во всех книжках по тайм-менеджменту

Например, у Глеба Архангельского (занудно) и Дэвида Аллена (получше)

Но вообще, эти правила вырабатываются сами собой за год-два активной работы

Чтобы лучше понимать, как люди работают с электронной почтой, смотрите слайдкасты Макса Дорофеева: http://vdustinov.livejournal.com/19838.html