Create your own awesome maps

Even on the go

with our free apps for iPhone, iPad and Android

Get Started

Already have an account?
Log In

#DIVUP10 Veranderaanpak: "De dood of de gladiolen!" by Mind Map: #DIVUP10
Veranderaanpak: "De dood of de gladiolen!"
0.0 stars - reviews range from 0 to 5

#DIVUP10 Veranderaanpak: "De dood of de gladiolen!"

Dit document is een registratie van het denkwerk van de ca. 80 deelnemers aan #DIVUP10 op 10 november 2010. Via het achtfasen-veranderproces van Kotter ('Leiderschap bij verandering') zijn de ideeën van de deelnemers live in deze mindmap verzameld. Voor meer informatie en achtergronden: Mark van den Broek, mark@spiratie.nl, 06-81926699 of via BREED: http://bhiccommunity.ning.com/

1. Urgentiebesef vestigen

Werk uit hoe je het gevoel van urgentie voor het probleem kunt vergroten. 

Welke crisis kun je veroorzaken?

rampenoefening gebruiken als aanleiding

dienstweigering

informatie niet goed beveiligen

lekken van informatie, ook via social media (onbewust),

Welke performance-indicatoren, managementinformatie, etc. kun je aangrijpen?

rapporten rekenkamer, kwaliteitsmonitor gemeente, inspectierapporten, vragen uit de gemeenteraad, bestuur "verleiden",

voordelen ZGW benoemen

mislukte burgerparticipatie

geen inzicht in kosten bij klant

benchmarking

NUP

Welke vertekende beelden moet je aanpakken?

stoffig imago, archief is passe, ICT biedt de oplossing, google benadering

archivering hoort bij DIV

informatiebeleid en ICT architectuur

uitvoering Overheid Antwoord wordt niet uitgevoerd?!Teveel projecten.

geen inzicht in wat de burger/klant wil

Welke (al bestaande of door jezelf te bedenken) doelen zullen zonder ingrijpende verandering nooit worden bereikt?

bedreiging opnemen als een kans, voorbeeld Waalwijk!

regiefunctie/competenties/rollen

integratie van DIV in het proces

beheer social media

Welke kansen, beloningen, etc. zullen nooit worden verzilverd zonder ingrijpende verandering?

tijd-/plaats-/persoonsonafhankelijk werken

pro-activiteit

digitaal zaak- en procesgericht werken

2. De leidende coalitie vormen

Werk uit hoe de samenstelling moet zijn van het team dat de verandering met succes gaat doorvoeren.

Wie heeft de noodzakelijke deskundigheid?

ICT steun/mederking/samenwerking is noodzakelijk voor realisatie

gaat niet om vakinhoud maar om competenties (dus de zachte kant ipv de harde kant

80 procent is 'helder' 20 procent is gecompliceerder > daar is DIV advisering nodig

echter is borging van de vakinhoud wel van belang!

willen is belangrijk

Mensen die kritisch zijn

Iemand die onwetend is zorgt voor nieuwe vragen waar het team nooit aan dacht

Gebruiker

Geldschieter

Kan ook DIV-er zijn

Wie is het meest geloofwaardig?

de (ervarings)deskundige, de volhouder?

Deskundige die kritisch is

Wie heeft voldoende leiderschap en managementkwaliteiten?

koppel het bijv aan dienstverlening om draagvlak + middelen te krijgen!

dit moet breder zijn dan cluster DIV! 100 procent steun directie noodzaak!

DIV niet

Strateeg

Inspirator

Wie moeten er zeker NIET in het team deelnemen?

dit geldt organisatie breed overigens!

bedenk wel of het niet willen of niet kunnen is

De 'dino DIV-er'

mensen die stilstaan, onflexibel zijn, 9 tot 5 mentaliteit!

mensen die geen betrokkenheid hebben

Zorg dat niet altijd dezelfde personen de projecten krijgen

Hoe kweek je vertrouwen binnen het team?

afspraken nakomen, ook weer deskundigheid! eerlijk zijn, visie hebben, creatief

zoek geschikte onderwerpen, zoek geschikte kandidaten (P&O voorbeeld van stefan met de PD's)

Betrek de OR erbij

Visie strategie en jaarplan vanuit projectorganisatie

successen vieren is wel belangrijk

open tenzij 'helpt'

luisteren,luisteren intern en extern

belonen met.....

Goede projectorganisatie is noodzakelijk

Zorg voor goed onderscheid opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap

Projectmanager en projectbureau, Lid van college, Beleidsmedewerker I&A, Beleidsmedewerker DIV, Directie, Communicatie

Hoe kom je tot een gemeenschappelijk doel waar het hele team achter staat?

intensief verandertraject

pas de gewenste methodiek per organisatie toe

buiten de deur kijken, uitwisseling, open opstellen

gezamenlijk doel bepalen 80/20)

Gemeenschappelijk taalgebruik

verantwoordelijkheid bij teamleden leggen

Expertise is nodig

3. Een visie en strategie ontwikkelen

Visie

Hoe zien wij div in 2015, adviseur, coachende rol, (meer) regie ipv uitvoering, richtinggevend, operationeel is geautomatiseerd, uitvoering zit 'ergens anders' in mindere mate bij DIV, blijf je informatie verzamelen?, in 2015 is er ook nog analoog archief, centrale rol van DIV mbt 'categorisering', je biedt het 'format, ja anders werken maar ook... en heeft iedereen die potentie??, met minder mensen, integratie met ICT, hoogwaardig en gemiddeld nodig, consultancy rol, adviseren in opzoeken, inrichten werkprocessen, andere competenties, DIV is 'goed in procesgericht', ziet vaak meer dan de afdelingen, organisatie begeleiden in procesgericht werken, DIv wordt toetsend, DIV is niet verantwoordelijk

Aantrekkelijk: spreekt de langetermijnbelangen aan van belanghebbenden (medewerkers, management, bestuur, klanten, etc.), DIV wordt zakelijker. DIV levert een dienst, rest van de organisatie is de klant

Probeer de overall visie van het management te vertalen naar de te verwaqchten verantwoordelijkheden van DIV

Onderzoek de begrenzingen van Wet en regelgeving, maatschappelijk belang en de wensen en eisen van de intrene klant

Voorstelbaar: draagt een beeld over van hoe de toekomst eruit zal zien, De DIV afdeling bestaat niet meer, de DIV functie blijft bestaan

Haalbaar: omvat realistische, bereikbare doelen, creeer een tijdspad met haalbare doelen, Zoveel mogelijk registratie vooraan automatisch afvangen, kleine stappen nemen en realiseren, geen grote plannen presenteren wel in het achterhoofd houden, mensen zijn bang voor grote veranderingen, kleine hapjes!, Digitaal is leidend

Gericht: is duidelijk genoeg om leidraad te zijn voor het nemen van beslissingen

Flexibel: is algemeen genoeg om goede ideeën en alternatieven ruimte te bieden, Nieuw knooppunt, DIV doet meer aan training en coaching

Communiceerbaar: kan binnen vijf minuten worden uitgelegd en worden begrepen, DIV is meer adviserend dan uitvoerend

Strategie

Welke strategie(ën) kun je volgen om de visie te realiseren?

DIV moet naar hoger niveau; kennis en vaardigheden

Breng in kaart wie voor- en tegenstanders zijn van de door DIV ontwikkelde visie

Zorg voor ondersteuning van management voor te kiezen architectuur

4. De veranderingsvisie communiceren

Werk uit hoe je de veranderingsvisie effectief "tussen de oren" krijgt van betrokkenen.

Eenvoud: vermijd jargon en technobabbel

Onvermijdelijk, maar licht wel toe in heldere taal

Gebruik metaforen, analogieën, voorbeelden

Voorbeelden zijn wel handig

Voorbeelden op de beleefwereld van de doelgroep

Metaforen zijn riskant. Ontsporen in details.

Diverse forums: bijeenkomsten, memo's, kranten, informele gesprekken, etc.

Diversiteit in kanaal, maar ook in vorm; niet alleen tekst, maar ook audio-visueel

Herhaling: zonder vervelend te worden

Het goede voorbeeld geven: gedrag van toonaangevende personen dat in strijd is met de visie, zal alle andere communicatie overschaduwen

Benoem ze tot ambassadeur. Het wordt hun verantwoordeljkheid.

Uitleg bij kennelijke inconsistenties: laat ze de geloofwaardigheid van de visie niet ondermijnen

Erken de consistentie. Verklaar de belangen.

Laat je niet verleiden oeverloze discussies. Soms is het gewoon zo.

Geven en nemen: niet alleen zenden, maar ook ontvangen

Richt een DMS-gebruikersgroep op., Meedenkers

ambassadeurs

Communicatie gaat nu top-down

Moet gedragen worden door management

Hoe omgaan met tegenstanders?

Dwang door leiding?

Maak duidelijk dat dit een organisatie-keuze is, niet een individuele keuze.

Volhouden.

Het is collegiaal om op een gelijke manier te werken

Doelgroep

Management, Wil middelen effcient en effectief inzetten, Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, Nieuw knooppunt

Gebruikers, Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Vaak communiceren

lange adem

Telkens anders communiceren

inhoud

vorm (tekst, audio-visueel)

Maak gebruik van projectgroepen (div. geledingen in de organisatie)

Projectgroepen, terugkoppeling, herhaling, met de effecten

5. Een breed draagvlak voor de verandering creëren

Werk uit wat er moet gebeuren om - goedwillende - mensen in staat te stellen de verandering te realiseren.

Welke formele structuren zijn een barrière?

Vertrouwen vs. georganiseerd wantrouwen

Welke vaardigheden ontbreken?

Wordt DIV content curator, De curator beheert niet alleen wat hij krijgt, maar gaat ook halen., Waar ligt de grens van de verantwoordelijkheden en taken van de DIV'er?, DIV'er is niet verantwoordelijk voor volledigheid van het dossier bij de vorming.

Welke nieuwe rollen worden aan DIV toebedeeld?, 23DIVDingen, DIV moet tooling aanreiken, DIV wordt afgeschaft?, Misschien als afdeling, maar niet als verantwoordelijkheid., DIV splitst op in KCC-medewerkers en Imformatie managers?, DIV'ers worden informatie adviseurs., Waar plaasten? I&A, KCC?

Houding DIV, Introvert, mentaliteitsverandering (geen Calimero-gedrag), DIV is teveel follower, Missen contact met de klant, zoek coalities, maak contact met het management

Weten wat de organisatie doet; kennis van organisatie, processen en zaken.

Welke systemen (geautomatiseerd en handmatig) moeten worden aangepast?

Welk(e) (soort) afdelingsmanagers liggen dwars en hoe krijg je ze mee (of weg)?

Accountant/controller

Belang inzien van verandering

Wais de doelstelling van verandering, Democratie/transparantie, bedrijfsvoering

Missie/visie, strategie op juiste niveau in de organiatie brengen, Verantwoordelijkheid id. medewerkers voor DIV, DIV is geen probleemeigenaar

actief meedenken in proces door DIV, rolverandering DIV, Wil DIV veranderen? Vormt DIV een barriere voor vernaderingen, realiseer tools om veranderingen te begeleiden (DIV ontwikkelgame), Perceptie DIV/nietvanuit organisatie, ga de hort op, bezoek de organisatie, leer de afdelingen kennen, laat de afdelingen jou leren kennen

Snel handelen wanneer er vragen komen.

Uitgaan van de medewerker

Wat verwacht die medewerker?

Welke voordelen heeft het voor die medewerker?

Uitgaan van de organisatie

Meerwaarde voor de ketensamenwerking

Uniforme procedures = meer duidelijkheid

6. Kortetermijnsuccessen genereren

Werk uit welke kortetermijnsuccessen kunnen bijdragen aan een succesvolle realisatie van de verandering.

Bewijs leveren dat de de verandering de offers waard is

wel eerlijk, een succes mag gevierd worden

De 'veranderaars' een schouderklopje geven

een borreldate op voorhand vastleggen!!!!!!!!!!

Bijdragen aan het scherp stellen van de visie en strategie: de ervaring van een kortetermijnsucces geeft waardevolle info over de levensvatbaarheid van de visie en strategie

wat zijn organisatiebreed quick wins

Kies een hanteerbaar eerste project voer uit en laat zien dat het werkt.

Zorg dat de eerste groep WIL veranderen

Zorg voor snelle respons op vragen en /of problemen. verhoog meetbaar klanttevredenheid

Communiceer over behaalde doelstellingen

Tegenwicht bieden aan cynici en dwarsliggers: 'Ik zei toch dat het zou werken!'

Bazen aan boord houden: 'Je kunt wel stellen dat het werkt'

Twijfelaars over de streep trekken: 'Zie je wel? Het werkt!'

Twijfelaars actief betrekken, verantwoordelijk maken

Enthousianstelingen gebruiken

Een proces volledig aanpakken (bv. digitalisering van begin tot eind)

Historische archieven enkel digitaal aanbieden

Communiceer enthousiaste reacties van klanten

afstemming / relatie met leverancier heel cruciaal

7. Verbeteringen consolideren en meer verandering tot stand brengen

Eén zwaluw maakt nog geen zomer. Werk uit hoe je de al gerealiseerde stapjes (kortetermijnsuccessen) in de verandering "viert", zonder op je lauweren te rusten. Hoe houd je de energie om te veranderen vast?

Hoe zorg je voor

Meer verandering, niet minder?, Mijlpalen benoemen en vieren, Reclame maken voor wat goed gaat, Maar geen doofpot voor de minder goede kanten

Meer hulp?, Gebruik de kennis in huis (bijv. afd. communicatie of nieuwsbrief), Houden van tevredenheidsonderzoeken, Zoek je klanten op!, Blijf denken in toegevoegde waarde voor de klant, voorbeeld van flexwerken (van stefan) 'helpt' in continue beweging / verandering, voor 'operationele DIV' geldt dat minder.., vitaliteit is noodzakelijk voor de uitdaging, dit wordt best lastig in de huidige en toekomstige arbeidsmarkt..., arbeidsmobiliteit, een leven lang leren, voorbeeldgedrag van management cruciaal, Ga in de adviseursrol zitten, Kom uit je kamer!, Spreek de juiste taal!, blijf verfrissen, communicatie is belangrijk maar HOE dit te doen vinden we 'lastig'...., de vraag is hoe laat je het beklijven..., Zorg voor natuurlijke aanhaakmomenten, Nieuw collegeprogramma bijv., is verandering 'leeftijdsgebonden??' NEE! misschien wel leeftijdsfase gebonden.., mannen in vrouwen teams, meer vrouwen in leidiinggevende posities, Kijk naar wat belangrijke dossiers zijn., Hoofdpijndossiers, blijf herhalen, blijf benadrukken, en dan wel in de coachende zin en niet in de dirigerende zin, soms kan maatwerk ïndividuele' begeleiding heel goed zijn, afweging van wat het je aan inzet waard is, Let op de wetgeving van de klant en juist minder praten vanuit de archiefwet, Richt je op de punten van de afdeling, zoals nu het NUP

Leiderschap van het topmanagement?, MT in positie brengen, pas op voor te vakinhoudelijk denken.. de 'andere' kant zit op een ander level!!!, Structuur bieden bijv. programmamanager

Projectmanagement en leiderschap van 'onderaf'?, Probeer de goede vragen te stellen bij doelen en opdrachten, Vecht tegen negatieve beeldvorming van DIV, Kan leiden tot maatwerk voor afdeling

Reductie van onnodige onderlinge afhankelijkheden?

8. Nieuwe benaderingen verankeren in de cultuur

Werk uit hoe je een nieuwe, veranderingsvriendelijke, organisatiecultuur kunt vestigen.

Komt als laatste, niet als eerste

Is afhankelijk van resultaten

Vraagt heel veel praten

Kan 'verloop' tot gevolg hebben

Vereist 'opvolging' in de geest van de visie en strategie

Hoe zorgt je voor

Externe oriëntatie

Ruimte voor verandering ('empowerment')

Snelle besluitvorming

Openheid en eerlijkheid

Bereidheid tot het nemen van risico's