Ganhe tempo e produza mais: técnicas e ferramentas práticas

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Ganhe tempo e produza mais: técnicas e ferramentas práticas by Mind Map: Ganhe tempo e produza mais: técnicas e ferramentas práticas

1. Hábito 1 Metas e Priorização

1.1. Objetivo

1.1.1. Combinar ferramentas tecnológicas e comportamentais para identificação de oportunidades, metas e priorização.

1.1.2. Ser efetivo e não somente eficiente. Não se contentar em fazer tudo certo, mas focar em fazer a coisa certa.

1.2. A importância do objetivo de longo prazo

1.2.1. Comece com o fim claro – se você quer atingir algo, precisa de um objetivo de longo prazo, uma missão.

1.2.2. Muitas pessoas trabalham por objetivos sem grande significado. Elas se preocupam em ser eficientes, mais que serem efetivas.

1.2.2.1. Eficiente

1.2.2.1.1. fazer o máximo possível no menor tempo

1.2.2.1.2. para quem nao sabe o que quer, qualquer caminho serve

1.2.2.1.3. nao faz sentido se nao for a coisa certa

1.2.2.2. Efetivo

1.2.2.2.1. Se voce tem um objetivo de longo prazo, alinhará tudo que faz

1.2.2.2.2. Objetivos dão senso de direção

1.2.2.2.3. Segurança

1.2.3. Exemplo dos 5 por quês

1.2.3.1. http://www.leanti.com.br/img/topico/8.2-5-whys-example.png

1.3. Ferramenta A3

1.3.1. Como agir na direção de objetivos relevantes

1.3.1.1. Entender o contexto

1.3.1.1.1. Dados históricos relevantes

1.3.1.2. Entender a situação atual

1.3.1.2.1. Descrição detalhada da situação atual (fluxo de processo, tendências, análise de pareto, definição de problemas)

1.3.1.3. Definir objetivos

1.3.1.3.1. Objetivo específico para endereçar o objetivo a partir da situação atual

1.3.1.4. Analisar

1.3.1.4.1. Descobrir as causas raízes dos problemas ou fatores que afetam o problema do estado atual

1.3.1.4.2. O que impede você de sair da situção atual e atingir o objetivo?

1.3.1.4.3. ishikawa

1.3.1.5. Endereçar contramedidas

1.3.1.5.1. Um resumo de quem fará o que e quando para resolver os problemas e atingir os objetivos

1.3.1.6. Definir plano de ação

1.3.1.6.1. Resumo das ações que serão executadas

1.3.2. Conheça a ferramenta A3

1.3.2.1. Estrutura o raciocinio e monta em uma única folha a história do início ao fim

1.3.2.1.1. A3 é uma folha 29x42 (2 A4)

1.3.2.2. É utilizado entre o autor e seu mentor

1.3.2.3. É dividido em 2 partes

1.3.2.3.1. à esquerda, o problema

1.3.2.3.2. à direita, uma ou mais soluções

1.3.2.4. Baseado no modelo PDCA

1.3.2.4.1. Ciclo de deming

1.3.2.4.2. Planejar

1.3.2.4.3. Executar

1.3.2.4.4. Verificar

1.3.2.4.5. Agir

1.3.2.5. Mostrando o template

1.3.2.5.1. http://www.leanti.com.br/img/topico/8.1-how-fill-a3-tb.jpg

1.3.2.6. Dicas para preenchimento

1.3.2.6.1. Cada A3 deve endereçar somente um problema

1.3.2.6.2. Sempre avalie olhando para os fatos

1.3.2.6.3. Observe o problema desde o início

1.3.2.6.4. Identifique a causa raíz

1.3.2.6.5. Defina tarefas com deadline claro

1.3.3. Exemplos

1.3.3.1. Recebimento de pedidos na STI

1.3.3.2. Gestão de Autos Processuais

1.3.4. Benefícios

1.3.4.1. Atacar a causa raíz dos problemas, ser eficaz e não somente eficiente

1.3.5. Apoio tecnológico

1.3.5.1. Template A3 no google docs

1.3.6. Exercício

1.3.6.1. Analise o trabalho da sua seção, utilize o A3 para entender a causa raíz dos problemas, endereçar contra-medidas e definir um plano de ação individual para contribuir. Anexe o A3 no fórum.

1.3.7. O que você aprendeu

1.4. Pomodoro

1.4.1. Como melhorar o foco em seu trabalho ou estudo de forma simples

1.4.1.1. Trabalhe usando o tempo e não contra ele

1.4.1.1.1. O tempo não é seu inimigo

1.4.1.1.2. Não corra contra o relógio, utilize ele para completar tarefas

1.4.1.1.3. Simples de usar

1.4.1.2. Evite a estafa

1.4.1.2.1. Cuide da sua saúde mental criando intervalos de descanso para estabilizar a mente

1.4.1.2.2. Evite o estresse fique saudavel para realizar ainda mais tarefas

1.4.1.3. Gerencie as distrações

1.4.1.3.1. Ligações

1.4.1.3.2. Facebook

1.4.1.3.3. Reuniões não planejadas

1.4.1.3.4. Guarde-as para priorização futura

1.4.1.4. Tenha um melhor balanço trabalho x vida pessoal

1.4.1.4.1. procrastinação consome o dia

1.4.1.4.2. precisa usar tempo em casa para produzir

1.4.1.4.3. evite isso sendo efetivo

1.4.2. Conheça a ferramenta Pomodoro

1.4.2.1. Selecione as tarefas que precisa concluir

1.4.2.1.1. Grande, pequeno, sempre esperou por esse momento. Não importa o tamanho, o que importa é que seja algo que mereça realmente 100% da sua atenção

1.4.2.2. Coloque um cronometro para 25 minutos

1.4.2.2.1. Faça um compromisso com você mesmo: nada vai me interromper nos próximos 25 minutos. Vai valer a pena completar essa tarefa.

1.4.2.3. Trabalhe na tarefa até o alarme

1.4.2.3.1. Aproveite a imersão. se você descobrir que existe algo mais importante, anote e aguarde o fim do contador.

1.4.2.4. Quando o alarme soar, descanse 5 minutos

1.4.2.4.1. Respire

1.4.2.4.2. Medite

1.4.2.4.3. Vá tomar um café, dar uma volta, relaxar

1.4.2.4.4. Seu cérebro vai agradecer

1.4.2.5. A cada 4 pomodoros, descanse

1.4.2.5.1. Tire 20 minutos para descansar

1.4.2.5.2. Seu cérebro vai usar esse tempo para assimilar a informação

1.4.3. Benefícios

1.4.3.1. Descubra quanto tempo as tarefas levam em média

1.4.3.1.1. Vai ajudar no planejamento futuro

1.4.3.1.2. Sua lista de tarefas e checks serão um retrato da sua produtividade

1.4.3.2. Evite interrupções

1.4.3.2.1. Quando aprender a esperar 25min para atender alguém, vai se sentir menos ansioso com interrupções

1.4.3.3. Aprenda a estimar

1.4.3.3.1. Com o novo hábito, você será mais assertivo para dizer quanto tempo cada tarefa leva

1.4.3.4. Planeje o seu dia

1.4.3.4.1. Utilizando a definição de listas, você planejará melhor suas tarefas

1.4.3.5. Vá em direção dos seus objetivos

1.4.4. Apoio tecnológico

1.4.4.1. e.ggtimer.com

1.4.4.2. Pomodoro Timer Light

1.4.4.2.1. Android

1.4.4.2.2. IOS

1.4.5. Exercício

1.4.5.1. Utilize o pomodoro amanhã no trabalho e relate no fórum quais tarefas realizou e quanto tempo elas duraram

1.5. A Matriz Urgente x Importante

1.5.1. Planeje para não deixar urgências atrapalharem o seu dia

1.5.1.1. Dwight D. Eisenhower foi um general de cinco estrelas do Exército Americano que se tornou o 34º presidente dos EUA em 1953, permanecendo no exercício de seu mandato até o ano de 1961. A ele é atribuída a seguinte frase: “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

1.5.1.2. A organização de tarefas, classificando-as como urgentes ou importantes, é uma das mais conhecidas técnicas de administração do tempo, a matriz urgente-importante. O conceito, conhecido como “Princípio Eisenhower”, foi reproduzido pelo Dr. Stephen R. Covey em seu famoso livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

1.5.2. Ferramenta

1.5.2.1. Conceitos base

1.5.2.1.1. Importante

1.5.2.1.2. Urgente

1.5.2.2. Como funciona

1.5.2.2.1. Trata-se de uma grade composta por quatro áreas, que nos permite dividir as tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma.

1.5.2.2.2. Basicamente, o que temos de fazer é distribuir todas as nossas atividades ao longo dos quatro quadrantes da matriz, de acordo com os critérios de urgência e importância indicados na figura abaixo:

1.5.2.2.3. Matriz

1.5.2.3. Análise dos quadrantes

1.5.2.3.1. Quadrante 1

1.5.2.3.2. Quadrante 2

1.5.2.3.3. Quadrante 3

1.5.2.3.4. Quadrante 4

1.5.3. Benefícios

1.5.3.1. Evitar que urgências atrapalhem o foco naquilo que realmente é importante

1.5.3.2. Se o nosso tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, até que ponto nos deixamos ser escravizados pelas crises e como gerenciamos o estresse?

1.5.3.3. Caso nossa vida esteja sendo monopolizada pelas interrupções do Quadrante III, não seria hora de aprender a dizer “não” para os outros?

1.5.3.4. Mas se a maior parte das ações estiver concentrada nas distrações do Quadrante IV, que tal encontrar formas de dizer “não” para si mesmo?

1.5.3.5. O último passo é fazer os ajustes necessários para priorizar as tarefas mais relevantes e se comprometer com as mudanças essenciais à meta.

1.5.4. Apoio tecnológicos

1.5.4.1. Outlook Rótulos de e-mail #UI, #NIU, #UNI, #NINU

1.5.5. Exercício

1.5.5.1. Crie uma pasta de e-mail para cada um dos rótulos #UI, #NIU, #UNI, #NINU e categorize os e-mails que chegarem durante a semana.

1.5.5.2. Classifique as tarefas que executou durante a semana nos quadrantes em uma folha com postits

1.5.5.2.1. Após concluída essa tarefa responda no fórum: em qual quadrante você concentrou um maior número de atividades e dedicou mais tempo? Em qual quadrante você acha que Pessoas eficazes e proativas gastam a maior parte do seu tempo? Reflita o que você pode fazer para mudar o cenário, caso não esteja nesse quadrante

1.5.6. Fonte

1.5.6.1. Coaching - Cursos na Sociedade Brasileira de Coaching

1.6. Ferramenta OKR

1.6.1. Como alinhar expectativas e estabelecer objetivos mensuráveis

1.6.1.1. Ajude os colaboradores a entenderem seu propósito

1.6.1.2. Tenha uma forma objetiva de reconhecer os destaques ou se fazer reconhecido

1.6.1.3. Gere autonomia para os colaboradores, autonomia gera resultados e traz satisfação para o trabalho

1.6.1.4. Busque o crescimento profissional

1.6.2. Conheça a ferramenta

1.6.2.1. Como funciona

1.6.2.1.1. Metas estratégicas 60%

1.6.2.1.2. Metas pessoais 40%

1.6.2.1.3. Objetivos quantitativos

1.6.2.1.4. Discussão periódica de desempenho

1.6.2.1.5. Reconhecimento dos bons resultados favorecem o incentivo

1.6.2.2. Objetivos

1.6.2.3. Resultados chave (número, percentual, dinheiro ou binário)

1.6.2.4. Indicadores (KR) resultados chave

1.6.2.5. Situação atual

1.6.2.6. Deadline

1.6.2.7. Níveis de rendimento

1.6.2.7.1. 100%

1.6.2.7.2. 80%

1.6.2.7.3. 70%

1.6.2.7.4. 60%

1.6.3. Benefícios

1.6.3.1. Deixar os objetivos claros de todos os colaboradores estabelece um bom espírito de equipe e dá clareza nos contratos entre líderes e colaboradores

1.6.3.2. Reconhecimento

1.6.3.3. Propósito

1.6.3.4. Autonomia

1.6.3.5. Crescimento profissional

1.6.4. Apoio tecnológico

1.6.4.1. Google Sheets template

1.6.5. Exercício

1.6.5.1. Crie um plano OKR para sua unidade, baseado no A3 e cole o link no fórum

2. Hábito 2 Agilidade

2.1. Objetivo

2.1.1. Aplicar metodologias ágeis para atingir metas em fluxo contínuo e gerenciado de entregas.

2.1.2. Transformar objetivos de longo prazo em pequenos passos de curto-prazo e de simples evolução.

2.2. A importância da entrega contínua

2.3. Princípios Scrum

2.3.1. O que é

2.3.2. Conheça a ferramenta

2.3.3. Benefícios

2.3.4. Apoio tecnológico

2.3.4.1. Google Sheets template

2.3.5. Exercício

2.3.5.1. Planeje suas atividades da quinzena utilizando princípios SCRUM (priorização, planejamento, acompanhamento, entrega, retrospectiva)

2.4. Kanban

2.4.1. O que é

2.4.2. Conheça a ferramenta

2.4.3. Benefícios

2.4.4. Apoio tecnológico

2.4.4.1. Trello

2.4.5. Exercícios

2.4.5.1. Crie um Kanban para gerenciar suas atividades da quinzena

3. Hábito 3 Memorização

3.1. Objetivo

3.1.1. Terceirizar a memória libertando a disponibilidade criativa da mente.

3.1.2. Utilizar listas, categorizações e metodologia GTD para nunca se esquecer de nada.

3.2. GTD

3.3. 18 minutos

3.4. Aplicativos no dia-a-dia

4. Hábito 4 Saber lidar com reuniões by microsoft

4.1. Objetivo

4.1.1. Defender o tempo útil de reuniões improdutivas.

4.1.2. Aprender a dizer não para encontros sem objetivo.

4.2. O que é uma reunião?

4.2.1. Não confunda com trabalho em grupo

4.2.2. Reuniões são para tomada de decisão

4.3. Os 5 mandamentos das reuniões

4.3.1. Defina os objetivos e resultados esperados

4.3.1.1. Não comece a reunião sem comunicar os objetivos

4.3.1.2. Não coloque mais de 3 objetivos para a reunião

4.3.2. Convide quem precisa participar

4.3.2.1. Quem não for afetado pelas mudanças anunciadas ou puder contribuir com conhecimento técnicoestá dispensado

4.3.2.2. Regra dos 7

4.3.2.2.1. Após o 7 participante, você reduz em 10% a chance de tomar decisões rápidas

4.3.3. Compartilhe a pauta com antecedência

4.3.3.1. Permita a preparação dos participantes

4.3.3.2. Durante a reunião, mantenha a pauta visível

4.3.3.3. Fora da pauta, fora da discussão

4.3.3.4. Se for importante, agende outra, e prepare-se para ela

4.3.3.5. Exemplo de pauta

4.3.4. Produza um plano de ação

4.3.4.1. Envie o plano para todos convidados com prazos e responsabilidades atribuídas

4.3.4.2. Pós reunião: garanta que todos entenderam os próximos passos

4.3.4.3. Exemplo de plano de ação

4.3.5. Estipule um horário de término

4.3.5.1. Limites estimulam a criatividade

4.3.5.2. A falta deles, leva ao desperdício

4.3.5.3. Concisão

4.3.5.3.1. Boas reuniões duram no máximo 30min

4.3.5.3.2. Boas reuniões começam pontualmente

4.3.5.3.3. O que não é prioridade pode ficar pendente para a próxima

4.4. Apoio tecnológico

4.4.1. Google Docs

4.4.1.1. Utilize para escrever a ATA e compartilhar as responsabilidades

4.4.1.2. Template para pauta e plano de ação

4.4.2. Outlook

4.4.2.1. Envie sempre a pauta da reunião

4.4.2.2. Convide somente os que tenham algo a contribuir ou sejam impactados

4.5. Exercícios

4.5.1. Durante a semana, anote 3 reuniões em que aplicou as técnicas e conte a experiência no fórum

4.5.2. Em cada reunião que participar, anote o tempo e o número de participantes. Multiplique o tempo total e multiplique pelo seu salário. Poste no fórum quanto foi gasto apenas em reunião que você participou na semana. É importante otimizar as reuniões?

5. Hábito 5 Trabalho em equipe

5.1. Objetivo

5.1.1. Utilizar ferramentas de colaboração para otimizar o trabalho em equipe.

5.1.2. 1+1 = 10.

6. Hábito 6 Pró-Atividade

6.1. Objetivo

6.1.1. Utilizar a gestão do tempo para melhorar sua reputação e confiabilidade.

6.1.2. Ser pró-ativo e ajudar sua equipe a conquistar resultados.

6.2. Proatividade

6.2.1. “Be proactive” and take control of your own fate. Within each of us exists the basic human need to try to influence the world around us, or, in other words, to be proactive. This is what distinguishes us from animals: an animal simply acts according to the way it is programmed. An external stimulus triggers a particular reaction. Humans, by contrast, "program" themselves. We are able to reflect in the time between receiving a stimulus and reacting. The ability to "externally" observe ourselves and our actions allows us to actively decide how we react to outside influences. An extreme example of true proactivity was Viktor Frankl, who was able to maintain control over his own feelings during his time in concentration camps, including Auschwitz. He simply decided that he was not going to allow his tormentors to control his innermost feelings. Many people, by contrast, are not proactive in life, but rather reactive. They react to external circumstances and their behavior and emotions are dependent on what goes on around them. Hence, for example, they can be in a good mood only if the weather is also good. People who are proactive, on the other hand, determine their own weather. They are propelled by their inner values and they assume responsibility for their own lives. Their personal decisions determine their behavior, and they do not allow it to be affected by external conditions. This manifests itself most clearly in their use of language: people who are reactive place the responsibility for their fate on external circumstances. They say things like "It wasn’t my fault," or "It’s out of my hands." Proactive people take control of their own fate: the decisions they took yesterday have made them what they are today. They say things like "I’ve decided to…" or "Let’s try and find a solution to this problem."

6.3. O poder das crenças limitantes

6.3.1. PNL e Coaching

6.3.2. Necessário modular comportamentos para atingir objetivos

6.3.3. Servidores são cheios de crenças que os limitam a buscar algo novo

6.3.4. Se você se empolga e visa buscar oportunidades sem crer que será apoiado de fato, você não vai conseguir executar

6.3.5. Oportunidades são geradas a partir de bons resultados

6.3.6. v5NC

7. Hábito 7 Propósito

7.1. Objetivo

7.1.1. Converter propósito pessoal em foco e desempenho profissional.

7.1.2. Otimizar o aprendizado e aumentar o conhecimento sistematicamente para se destacar.

8. Hábito 8 Trabalhar de qualquer lugar

8.1. Objetivo

8.1.1. Trabalhar de qualquer lugar

8.1.2. adaptando-se às tendências de mercado para ganhar tempo diário de deslocamento garantindo presença, disponibilidade e resultados.

9. Visão geral do curso

9.1. Call-to-action

9.1.1. Motivação pessoal

9.1.1.1. Reflexões

9.1.1.1.1. Você trabalha, trabalha, trabalha, o dia acabou e você não produziu nada?

9.1.1.1.2. Os anos passam e as coisas no trabalho ou em casa nunca mudam?

9.1.1.1.3. Se você é gestor, às vezes tem a sensação de que sua equipe de repente ficou sobrecarregada? Antes não era assim!

9.1.1.1.4. Ou parece que se você somar as horas da equipe tem 300h por semana à disposição, mas na prática não parece render nem 100h?

9.1.1.2. Técnicas e ferramentas práticas para guiá-lo nos rumos dos seus objetivos

9.1.1.2.1. Aprender a definir metas

9.1.1.2.2. Priorizar o que é mais importante

9.1.1.2.3. Lembrar de tudo que precisa fazer

9.1.1.2.4. Fazer com agilidade

9.1.1.2.5. Evitar coisas que bloqueiam seu tempo

9.1.1.2.6. Trabalhar em equipe, dividir para conquistar

9.1.1.2.7. Ser pro-ativo e alcançar resultados mais rápido

9.1.1.2.8. Fazer o que gosta

9.1.1.2.9. Trabalhar de qualquer lugar

9.1.1.3. Qual é o seu objetivo nesse trimestre?

9.1.1.3.1. Não tem???

9.1.2. Contexto brasileiro

9.1.2.1. Aumento crescente da demanda do tribunal e necessidade de otimização do desempenho das áreas para atingir as metas

9.2. O que você vai aprender

9.2.1. O que é e para quem é esse curso

9.2.1.1. O que você vai aprender

9.2.1.1.1. Hábito 1 Metas e Priorização

9.2.1.1.2. Hábito 2 Seja ágil

9.2.1.1.3. Hábito 3 Memorização

9.2.1.1.4. Hábito 4 Saber lidar com reuniões

9.2.1.1.5. Hábito 5 Trabalhar em equipe

9.2.1.1.6. Hábito 6 Pró-Atividade

9.2.1.1.7. Hábito 7 Propósito

9.2.1.1.8. Hábito 8 Trabalhar de qualquer lugar

9.2.1.2. Para quem é esse curso

9.2.1.2.1. Gestores

9.2.1.2.2. Para qualquer servidor

9.2.2. Quem vai te acompanhar

9.2.2.1. Formação

9.2.2.1.1. Engenharia de redes UnB

9.2.2.1.2. MBA

9.2.2.1.3. COBIT, ITIL, ISO 20k

9.2.2.2. Experiência

9.2.2.2.1. Accenture, Brasil Telecom, Rede Globo

9.2.2.2.2. Design de produtos e Experiência do usuário

9.2.2.2.3. STF

9.3. O que você não vai aprender

9.3.1. Trabalhar menos

9.3.2. Atingir resultados imediatos como mágica

9.3.3. 10 dicas para administrar o tempo

9.3.3.1. Vou quebrar o galho com dicas rápidas e infalíveis para você começar o dia administrando melhor o seu tempo. Mas o curso não acaba aqui!

9.3.3.1.1. Um dia, meia hora

9.3.3.1.2. Prever o imprevisto

9.3.3.1.3. Ene-a-ó-til

9.3.3.1.4. Prazo é inspiração

9.3.3.1.5. Preparação

9.3.3.1.6. Reunião é chato? Seja mais ainda

9.3.3.1.7. Princípio de Pareto

9.3.3.1.8. Mão aberta

9.3.3.1.9. Fuja!

10. Considerações finais

11. Midia

11.1. Ilustracoes

11.1.1. Logo do curso

11.1.2. Cinto de utilidades

11.1.2.1. Badges

11.1.2.1.1. Imagem que ilustre a inclusão de uma nova ferramenta no cinto de utilidades

11.1.2.1.2. http://www.fatosdesconhecidos.com.br/wp-content/uploads/2015/10/Cinto-600x238.jpg

11.1.3. Carta na manga

11.1.3.1. Dicas que podem ser o pulo do gato. Preciso de uma ilustração

11.1.3.2. https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ_EmlmPUeMiC5rET5P92mQagBsPWdofBleBMUDmfRCGh-9awjc

11.1.4. Era uma vez

11.1.4.1. http://media.istockphoto.com/vectors/ancient-greek-architecture-icon-vector-id646811752

11.1.4.2. Momento #FAIL

11.1.4.2.1. compartilhar erros e aprendizados

11.1.5. Cabe recurso

11.1.5.1. Fixed mindset

11.1.5.1.1. https://s-media-cache-ak0.pinimg.com/originals/4f/f0/f3/4ff0f316f1b5dacc267b7fec3d94789f.jpg

11.1.5.1.2. https://www.asaporg.com/images/fixed_mindset_vs_growth_mindset.png

11.1.6. Dicas de mergulho

11.1.6.1. seção para links de aprofundamento

11.2. Audio

11.2.1. Carta na manga

11.2.1.1. Bonds secret sofa

11.2.2. Era uma vez

11.2.2.1. apple from earth

11.2.3. Cinto de utilidades

11.2.3.1. einstein musitians

11.2.4. Cabe recurso

11.2.4.1. last willow leaf

11.2.5. trilha principal

11.2.5.1. good old times

11.3. Video

11.3.1. Final cut pro effects

12. New Topic