Travail collaboratif WWF par mwd Advisors (2011)

Commencez. C'est gratuit
ou s'inscrire avec votre adresse courriel
Rocket clouds
Travail collaboratif WWF par mwd Advisors (2011) par Mind Map: Travail collaboratif WWF par mwd Advisors (2011)

1. Présentation Société

1.1. World Wildlife Fund

1.1.1. Fondation 1961

1.2. Partenaires

1.2.1. Communautés locales

1.2.2. Entreprises

1.2.3. Organismes d'aide gouvernementales

1.3. Fonds

1.3.1. 2009

1.3.1.1. reçus 123,6 millions d' euros

1.3.1.2. 5 millions de donateurs

1.3.2. depuis 50 ans

1.3.2.1. 7 milliards d'euros investis

1.4. Initiatives

1.4.1. 14 initiatives mondiales

1.4.2. Global Climate Initiative

1.4.3. Forest Carbon Initiative

1.4.4. Market Transformation Initiative

1.5. Investissement

1.5.1. 80% pour les projets d'envergure mondiale

1.5.2. 20% pour les projets locaux

1.6. Siège

1.6.1. Gland, Suisse

1.6.2. 90 bureaux répartits dans 40 pays

1.6.3. 5400 collaborateurs

2. Présentation du projet

2.1. Besoins

2.1.1. Partager les connaissances

2.1.2. Travailler de manière collaborative

2.1.3. Optimiser le potentiel de l'organisation

2.2. One WWF

2.2.1. Faciliter la création d'une culture d'entreprise unifiée basée sur des valeurs de partage, d'innovation et de collaboration

2.3. Etat des lieux

2.3.1. bureau/région

2.3.1.1. responsable de ses propres applications administratives

2.3.2. Secrétariat central

2.3.2.1. Gère la communication et  la collaboration entre les bureaux/lieux des projets

2.3.3. Réseau Intranet Mondial "Forest Information System"

2.3.3.1. Systeme FIS qualifié de "chaos organisé" en interne

2.3.3.2. Difficile de trouver des infos

2.3.3.3. Temps de réponses lents

2.3.3.4. Processus de partage de contenu inefficaces

2.3.3.5. Les collaborateurs évitent d'utiliser le systeme

2.3.3.6. Utilisation massive de la messagerie pour transfert de documents

2.3.3.6.1. Messagerie engorgée

2.3.3.6.2. Mauvaise gestion des documents

2.3.3.6.3. Pas de contrôle de versions

3. Mise en oeuvre en 2009

3.1. Sélection de la technologie

3.1.1. Microsoft Project

3.1.1.1. Trop cher

3.1.1.2. Trop complèxe

3.1.2. Altassian Confluence

3.1.2.1. Coût de maitenance continus

3.1.2.2. Problèmes de connexions sites isolés

3.1.3. Solution hébergée SaaS

3.1.3.1. Solution retenue

3.1.3.2. Coût zéro

3.1.3.2.1. Google Apps Education Edition

3.1.3.3. Economies messagerie électronique

3.1.3.3.1. Migration de Novell Groupwise sur Gmail

3.2. Déployement limité

3.2.1. Sélection de groupes très précis

3.2.2. Formation aux nouveaux outils

3.2.3. Priorité sur les outils de travail collaboratifs

3.2.3.1. Google Docs

3.2.3.2. Google Sites

3.2.4. Encouragement de l'adoption virale

3.2.5. Création de modèles pour les initiatives mondiales

3.2.6. Créations d'espaces collaboratifs

3.2.7. Créations d'intranets locaux

3.3. 12 mois pilotes

3.3.1. 3000 collaborateurs test

3.4. 2010

3.4.1. Mise à niveau vers licence Google Apps Pro

3.4.2. Migration des 2000 utilisateurs restants

3.4.3. Accès à Google Docs, Google Calendar et Google Sites pour tous

3.4.4. Bénéfices

3.4.4.1. Intranet WWF = portail d'informations centralisé

3.4.4.2. Accès aux réseaux intranet des bureaux régionaux

3.4.4.3. Accès à des espaces collaboratifs

3.4.4.4. Favorisation des interactions des activités projet

3.4.4.5. Meilleures pratiques de la gestion des mémoires fichier

3.4.4.6. Utilisation des applications

3.4.4.6.1. Google Docs

3.4.4.6.2. Google Calendar

3.4.4.6.3. Google Groups

3.4.4.6.4. Google Video

3.4.4.6.5. Gmail

4. Organisation et collaborateurs

4.1. Adoption

4.1.1. Prudence sur l'évaluation de l'adoption de la nouvelle technologie

4.1.2. Peux de collaborateurs habitués aux nouvelles technologies

4.1.3. Beaucoup de collaborateurs sans messagerie e-mail personelle

4.1.4. De gros efforts d'assistance pour l'adoption de la technologie

4.2. Formation

4.2.1. Conduite équipe par équipe

4.2.2. Identification des problématiques et solutions, plutôt que que formation stricte

4.2.3. Message clé

4.2.3.1. La messagerie doit rester un outils de communication, pas de stockage de documents

4.2.4. formation par téléconférence ou face-à-face

4.3. Rôles et ressources

4.3.1. Trois collaborateurs à temps complet

4.3.1.1. Responsable Intranet mondial

4.3.1.2. Spécialiste de l'information

4.3.1.3. Spécialiste de la communication interne

4.3.2. Consultants externes

4.3.2.1. Assistance processus de migration

4.3.2.2. Formation des collaborateurs

4.3.3. Coordinateur/Responsable

4.3.3.1. Un par page intranet des bureaux régionaux et siite projet ou groupe de travail

4.3.3.2. Assure la mise à jour du contenu

4.3.4. Google

4.3.4.1. Maintenance du service SaaS

4.3.4.2. Assistance du service SaaS

4.4. Gouvernance

4.4.1. Compréhension de l'utilisation de l'intranet

4.4.2. Eviter l'utilisation de la messagerie pour les travaux collaboratifs

4.4.3. Rêgles d'utilisation

4.5. Technologie et Infrastructure

4.5.1. Intégration du LDAP existant

4.5.1.1. Pas besoin de nouveaux identifiants

4.5.2. Offisync (Jive for Office, depuis 2011)

4.5.2.1. Passerelle MS Office -> Google Docs

4.5.3. Accès messagerie

4.5.3.1. Via Outlook

4.5.3.2. Via interface Gmail

5. Resultats

5.1. WWF conforté dans sa décision

5.2. Commentaires encourageants de la part des collaborateurs

5.2.1. Beaucoup de temps gagné

5.2.2. Moins d'efforts produit

5.3. Réduction des messages électroniques

5.3.1. Moins de temps passé à la gestion des mails

5.3.2. Plus de temps passé sur les projets

5.4. Réduction des frais de maintenance

5.5. En 2011, pas de retour sur investissement

5.5.1. Attends le démentèlement complèt de l'ancienne structure

6. Recommandations

6.1. Encourager la rencontre en face à face des collaborateurs

6.1.1. Meilleur fonctionnement dans les groupes s'étant rencontré au moin une fois à la collaboration en ligne

6.1.2. Limite le risque de remettre en cause le logiciel en cas d'échec de la collaboration

6.1.3. Permet de s'accorder sur l'objectif de l'espace de travail collaboratif

6.1.4. Compréhension des attentes et rôles de chaqu'un

6.2. Ne pas être ambitieux sur le processus de déploiement

6.2.1. Permet de maîtriser un outil avant d'introduire les autres

6.2.2. Moins indimidant pour les collaborateurs

6.2.3. Meilleure compréhesion des solutions apportées par les applications

6.3. Ne pas arrêter subitement l'utilisation de MS Office

6.3.1. Difficulté d'adaptation à de nouvelles interfaces

6.3.2. Frustrations au pertes de mises en forme des documents

6.3.3. Travail sur la migration complète sur Google Docs

7. Meilleures pratiques

7.1. Investissement réfléchi

7.2. Rôle reconnu d'intranet pour le partage des connaissances

7.3. Elargire le champ de l'Intranet

7.3.1. Outils collaboratifs

7.3.2. Outils sociaux

7.4. Démarrer petit (start small)

7.4.1. Evite la surcharge des utilisateurs

7.4.2. Permet une évolution en douceur

7.4.3. Pas de brusques changements de méthodologie de travail