1. 1. PRÉALABLE
1.1. A. PUBLIC
1.1.1. Connaitre la typologie de ses publics
1.2. B. CHOISIR UN SPECTACLE
1.2.1. Repérer lieux de programmation et/ou festivals
1.2.1.1. Partenaires potentiels
1.2.1.2. attention aux dates
1.2.2. Artistes installés / en résidence sur le territoire
1.2.3. Aller aux spectacles / concerts
1.3. C. ADMINISTRATIF & JURIDIQUE
1.3.1. Vérifier inscription GUSO
1.3.2. Licences entrepreneur de spectacles
1.3.2.1. Les personnes morales en jeu
1.3.2.1.1. Qui fait quoi?
1.3.2.2. Existe-t-il une ou des licences?
1.3.2.2.1. Sinon,en faut-il une?
1.3.3. Prévoir le budget pour :
1.3.3.1. Achat de spectacles
1.3.3.2. Embauche artistes et techniciens
1.3.3.3. Location matériel
1.3.3.4. Supports de communication
1.3.4. Rechercher des sources de financements :
1.3.4.1. Subventions
1.3.4.2. Recette billetterie
1.3.4.3. Mécénat
1.4. D. COMMUNICATION
1.4.1. Se pense en amont
1.4.2. Profiter des supports de communication de partenaires « naturels »
1.4.3. Multiplier les supports de communication
1.4.4. Réseaux formels et informels
1.4.5. Lister les points de dépôts et les relais de diffusion
1.4.6. droits image des personnes
1.4.7. Liste contacts presse
1.5. E. TECHNIQUE
1.5.1. Connaître les lieux susceptibles d'accueillir l'événement
1.5.1.1. Se procurer les fiches techniques
1.6. F. SECURITE
1.6.1. Connaître la ou les jauges de son ERP
1.6.2. Repérer le référent sécurité dans la collectivité
1.6.3. Connaître le niveau d'accessibilité du lieu
2. 2. FAISABILITE
2.1. A. Cohérence avec le projet de la structure ?
2.2. B. Etude de faisabilité
2.2.1. Croiser les données suivantes :
2.2.1.1. Calendrier
2.2.1.2. Budget
2.2.1.3. Fiche technique spectacle
2.2.1.4. Fiche technique du lieu
2.3. C. Validation collégiale
2.3.1. Négatif
2.3.2. Positif
2.3.2.1. Passer à l'étape 3 : ORGANISATION
3. 3. ORGANISATION
3.1. A. PUBLIC
3.1.1. Point sur les relais billetterie
3.1.2. Accueil du public
3.1.2.1. Avant le spectacle
3.1.2.2. Pendant (retardataires / double activité)
3.1.2.3. Après (temps de rencontre avec l'artiste)
3.1.3. Penser au confort du public
3.1.3.1. Rapport scène/salle
3.1.3.2. Penser à l'assise, à la température, à la luminosité,...
3.1.3.3. Accès sanitaires
3.1.3.4. Accessibilité
3.1.4. Répartir les tâches
3.1.4.1. Salariés
3.1.4.2. Autres services
3.1.4.3. Bénévoles
3.2. B. EQUIPE ARTISTIQUE
3.2.1. Etablir la feuille de route
3.2.2. Organiser l'accueil artistes
3.2.2.1. Déterminer le référent unique en interne
3.3. C. ADMINISTRATIF & JURIDIQUE
3.3.1. Validation contrat cession
3.3.1.1. Fiche technique en annexe au contrat
3.3.2. Déclarer le spectacle occasionnel
3.3.2.1. 1 mois avant la manifestation à la Drac de région
3.3.3. Inscription au GUSO
3.3.3.1. 1 mois avant
3.3.4. Valider inscription GUSO artistes & techniciens
3.3.4.1. 1 mois avant
3.3.5. Préparer la billetterie
3.3.5.1. Prévenir agent comptable
3.3.6. Déclarer les droits auteurs
3.3.7. Prévenir les assurances
3.3.8. Déclarer la buvette
3.3.9. Bon de commande matériel
3.4. D. COMMUNICATION
3.4.1. Recupérer la documentation sur le spectacle
3.4.1.1. Photos, Pitch, présentation artistes ...
3.4.2. Réaliser les supports de communication
3.4.2.1. Rédiger le contenu
3.4.2.1.1. Penser à informer du niveau d'accessibilité du lieu
3.4.2.2. Mise en forme
3.4.2.2.1. Penser aux délais d'impression
3.4.2.3. Penser à faire valider par l'équipe artistique
3.4.3. Diffuser les supports de communication (Flyers...)
3.4.4. Envoyer les invitations
3.5. E. TECHNIQUE
3.5.1. Validation avec équipe artistique
3.5.1.1. Visite du lieu si possible...
3.5.1.2. Eléments techniques
3.5.1.3. Horaires
3.5.2. Embauche techniciens compétents
3.5.3. Réserver le matériel
3.5.3.1. Attention à la location d'instruments de musique
3.5.3.2. Parc de Matériel / emprunts partenaires / loueurs
3.5.3.3. Penser aux délais
3.5.4. Organisation des transports
3.6. F. SECURITE
3.6.1. S'assurer que le lieu est en état d'accueillir du public
3.6.2. Si besoin d'un dossier sécurité
3.6.2.1. Dépôt 2 mois avant en Mairie ou Préfécture
3.6.3. Prévenir les personnes en charge de la sécurité
3.6.3.1. Référent sécurité collectivité, police municipale / nationale ...
3.6.4. Prévoir le personnel de sécurité
3.6.4.1. Décider le cadre de service le jour du spectacle
3.6.4.2. Embaucher si besoin le personnel de sécurité
4. 4. SPECTACLE
4.1. A. PUBLIC
4.1.1. Personnel d'accueil
4.1.1.1. Billetterie & placement
4.1.1.2. Gestion retardataires
4.1.1.3. Gestion double activité
4.1.1.4. Gestion du parking
4.1.1.5. Gestion du pot accueil / fin de spectacle
4.2. B. EQUIPE ARTISTIQUE
4.2.1. Un référent unique pour l'accueil
4.2.2. Installation endroit calme (loges)
4.2.2.1. Proche sanitaires
4.2.3. Repas
4.2.3.1. Attention aux régimes alimentaires spécifiques
4.3. C. ADMINISTRATIF & JURIDIQUE
4.3.1. Contrats de travail
4.3.1.1. Payer les artistes et techniciens
4.3.1.2. Feuilles de salaires / feuillets GUSO
4.3.2. Contrat de cession
4.3.2.1. Payer à l'issue du spectacle
4.4. D. COMMUNICATION
4.4.1. Fléchage accès lieu de la représentation
4.4.2. Accueil presse
4.4.3. Diffusion fiche spectacle & agenda prochaines dates
4.4.4. Mémoire de l'événement
4.4.4.1. Captation visuelle et/ou sonore
4.4.4.1.1. Autorisation du public si besoin
4.4.4.1.2. Autorisation du ou des artistes
4.5. E. TECHNIQUE
4.5.1. Préparation du lieu
4.5.2. Réception du matériel
4.5.3. Montage
4.5.4. Temps de raccord artistes / techniciens
4.5.5. Régie spectacle
4.5.6. Démontage
4.6. F. SECURITE
4.6.1. Présence du cadre de service
4.6.2. Présence du personnel de sécurité
4.6.3. Comptage du public (billetterie)
4.6.4. Vérifier que les issues de secours sont en accès libre
5. 5. APRÈS SPECTACLE
5.1. FINALISATION
5.1.1. TECHNIQUE
5.1.1.1. Remise en état du lieu
5.1.1.2. Retour du matériel loué ou emprunté
5.1.2. ADMINISTRATIF
5.1.2.1. Payer les droits d'auteur (SACEM / SACD)
5.1.2.2. Payer la CNV
5.1.2.3. Rapporter les billets invendus à la Trésorerie
5.1.3. ORGANISATION
5.1.3.1. Constituer la mémoire globale de l'événement
5.1.3.1.1. plan / factures / outils de communication / fiches techniques / ...
5.1.3.1.2. Pointer ce qui a fonctionné / pas fonctionné
5.2. PREPARATION DU PROCHAIN EVENEMENT
5.2.1. COMMUNICATION
5.2.1.1. Communiquer sur internet (photos, vidéos)
5.2.1.1.1. droit à l'image et aux droits d'auteur
5.2.1.2. Adresser un document (bilan, photos, articles de presse...) aux partenaires et élu(e)s
5.2.1.3. Penser à la revue de presse
5.2.2. BILAN FINANCIER
5.2.2.1. En interne
5.2.2.2. Avec les partenaires
5.2.3. BILAN MORAL
5.2.3.1. Attention aux critères d'évaluation
5.2.3.1.1. Quantitatif & qualitatif