1. 1. TỔNG QUAN VỀ THÔNG TIN
1.1. KHÁI NIỆM
1.1.1. ... tập hợp các thông báo khác nhau về những sự kiện đã, đang và sẽ xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường liên quan nhằm xây dựng các biện pháp tổ chức đối với khách thể quản lý
1.1.1.1. HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (2004)
1.2. VAI TRÒ
1.2.1. Đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan
1.2.2. Cơ sở cho quyết định quản lí có tính khoa học và khả thi
1.2.3. Đối tượng lao động của lãnh đạo và nhân viên
1.2.4. Góp phần phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro
1.2.5. Công cụ kiểm tra, giám sát của lãnh đạo
1.3. NGUỒN
1.3.1. Nguồn công cộng
1.3.1.1. Sách báo, tạp chí
1.3.1.2. Mạng Internet
1.3.2. Nguồn không công cộng
1.3.2.1. Văn bản của cấp trên, cơ quan
1.3.2.2. Tham luận, báo cáo từ hội nghị
1.3.3. Từ tài liệu gốc
1.3.3.1. Thư mục gốc
1.3.3.2. Xuất bản gốc
1.3.4. Nguồn không có hình thức cụ thể
1.3.4.1. Ý kiến đóng góp từ cuộc họp
1.3.4.2. Được truyền miệng
1.4. PHÂN LOẠI
1.4.1. Theo kênh tiếp nhận
1.4.1.1. Thông tin có hệ thống
1.4.1.1.1. Được cập nhật theo chu kỳ, hệ thống định sẵn
1.4.1.1.2. Được quy định trước, có biểu mẫu thống nhất, thuờng do cấp dưới gửi lên
1.4.1.2. Thông tin không hệ thống
1.4.1.2.1. Không định kì, cập nhật ngẫu nhiên
1.4.1.2.2. Thường là ứng phó trường hợp bất ngờ
1.4.2. Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin
1.4.2.1. Thông tin tra cứu
1.4.2.1.1. Có quy ước, căn cứ, kinh nghiệm cho hoạt động quản lý
1.4.2.2. Thông tin báo cáo
1.4.2.2.1. Về các sự kiện đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng quản lý
1.4.3. Theo phạm vi, lĩnh vực hoạt động
1.4.3.1. Thông tin kinh tế
1.4.3.1.1. Các mặt của hoạt động kinh tế: công, nông, xây dựng,...
1.4.3.2. Thông tin chính trị xã hội
1.4.3.2.1. Cập nhật tình hình văn hóa, giáo dục, y tế, an ninh - quốc phòng,...
1.4.4. Theo tính chất, thời điểm, nội dung
1.4.4.1. Thông tin hiện hành
1.4.4.2. Thông tin quá khứ
1.4.4.3. Thông tin dự báo
2. 2. THU THẬP THÔNG TIN
2.1. KHÁI NIỆM
2.1.1. Là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể và xác định nhu cầu thông tin và tìm nguồn thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu công việc
2.2. YÊU CẦU
2.2.1. Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quản, trách nhiệm và phân công công việc cá nhân
2.2.2. Hiểu chính xác (phán đoán) nhu cầu và yêu cầu về thông tin của lãnh đạo
2.2.3. Tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập thông tin cần thiết từ các nguồn khác nhau
2.2.4. Kiểm tra tính chính xác và hợp lí của thông tin
2.2.5. Hệ thống hóa, phân tích, tổng hợp số liệu từ thông tin đã thu thập
2.3. KỸ NĂNG
2.3.1. Xác định nhu cầu thông tin
2.3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ cơ quản
2.3.1.2. Công việc được giao
2.3.2. Xác định nguồn thông tin
2.3.2.1. Thông tin sơ cấp
2.3.2.1.1. Thông tin mới, được thu thập qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định (quan sát, phỏng vấn,...)
2.3.2.2. Thông tin thứ cấp
2.3.2.2.1. Thông tin sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp (văn bản, tài liệu, hồ sơ, mạng Internet,...)
2.3.2.2.2. Các nguồn: Nội bộ, Cơ quan Thống kê Nhà nước, Cơ quan Chính phủ, Sách - báo - tạp chí đã xuất bản, Các tổ chức - viện nghiên cứu - trường đại học, Công ty nghiên cứu và cung cấp thông tin
3. TIPS VỀ THU THẬP THÔNG TIN
3.1. Tips Xác định độ tin cậy: Sử dụng các chỉ dẫn như...
3.1.1. Tên miền, Thời gian, Tác giả
3.1.2. Ổ khóa bên cạnh tên miền
3.1.3. Ô thông tin cạnh thanh địa chỉ
3.2. Tips tra cứu thông tin bằng cú pháp
3.2.1. Tìm chính xác từ khóa
3.2.1.1. "Từ khóa"
3.2.2. Giới hạn kết quả tìm kiếm
3.2.2.1. Từ khóa - Nội dung loại bỏ
3.2.3. Tìm loại tệp tin nhất định
3.2.3.1. Từ khóa_filetype:[loại tệp]
3.2.4. Tìm từ khóa chính xác trong tiêu đề
3.2.4.1. allintitle:từ khóa
3.2.5. Tìm thông tin một trang web cụ thể
3.2.5.1. Từ khóa_site:[trang web cần tìm]
3.2.6. Tìm cụm từ khóa không hoàn chỉnh
3.2.6.1. Từ khóa*
4. 3. XỬ LÝ THÔNG TIN
4.1. KHÁI NIỆM
4.1.1. Phân tích, phân loại thông tin theo nguyên tắc, phương pháp
4.1.2. Đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập theo yêu cầu và mục đích cụ thể
4.1.3. Sắp xếp, phân tích dữ liệu theo yêu cầu, tiêu chí
4.1.4. Kiểm tra tính chính xác và hợp lý, hệ thống hóa thông tin
4.2. YÊU CẦU
4.2.1. Đúng - Đầy đủ - Kịp thời - Tính liên quan - Cần thiết
4.3. QUY TRÌNH
4.3.1. B1: Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực
4.3.1.1. Phân loại theo nhóm
4.3.1.2. Tóm tắt thông tin cơ bản/ mới, sự khác biệt
4.3.2. B2: Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin
4.3.2.1. Xác định độ tin cậy của nguồn thông tin
4.3.2.2. Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có)
4.3.2.3. Chọn những thông tin đầy đủ và có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu
4.3.3. B3: Cung cấp và phổ biến thông tin kịp thời đến đối tượng
4.3.3.1. Hình thức: văn bản, phương tiện thông tin đại chúng (internet, điện thoại,..), hội nghị, cuộc họp,...
4.3.3.2. Yêu cầu
4.3.3.2.1. Tìm hiểu chính xác các yêu cầu về thông tin cần cung cấp
4.3.3.2.2. Xác định các thông tin cần cung cấp
4.3.4. B4: Bảo quản và lưu trữ
4.3.4.1. Đảm bảo cho tài liệu không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày, lâu dài
4.3.4.1.1. Lưu trữ bằng văn bản
4.3.4.1.2. Lưu trữ bằng tài liệu điện tử
5. 4. CUNG CẤP THÔNG TIN
5.1. KHÁI NIỆM
5.1.1. ... truyền thông tin đến một đối tượng thích hợp với nguồn thông tin đó
5.2. YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH
5.2.1. Có 4 yêu cầu về thiết bị liên quan đến 4 quy trình cần có khi cung cấp thông tin
5.2.1.1. Nhập thông tin (TT)=> Thiết bị (TB) nhập
5.2.1.2. Xử lý TT => TB Xử lý
5.2.1.3. Xuất TT => TB Xuất
5.2.1.4. Lưu trữ TT => TB Lưu trữ
5.3. HÌNH THỨC
5.3.1. Sao chép bằng bản photocopy để phát bằng văn bản
5.3.2. Sử dụng các phương tiện truyền thông để cung cấp bằng cách gửi email hoặc fax
5.4. ĐỐI TƯỢNG
5.4.1. Giám đốc, các phòng ban và trưởng phòng
5.4.2. Sự ủy thác của Cấp trên của thư ký