Elementos de la Teoría de la comunicación en las organizaciones

1. Comunicación formal Sigue un camino oficial y jerárquico, indicado por el organigrama de la organización

1.1. Descendente Envío de mensajes de los superiores a subordinados. Su principal propósito es el de especificar instrucciones.

1.1.1. Comunicación gerencial Su objetivo es que los directivos hagan llegar y hagan entender a los gerentes los mensajes que estos deberán retransmitir a los subordinados. Tiene como objetivo principal dar a conocer de manera clara a los gerentes la revisión periódica de planes, metas y objetivos organizacionales

1.1.1.1. Trampa de actividad Sucede cuando por falta de comunicación organizacional se pierden de vista los objetivos claros de las organizaciones y su personal aunque realiza actividades asignadas, realmente deja de reconocer hacia donde están encaminadas. Lo debido constantemente revisar, replantear y comunicar los objetivos dentro de las organizaciones para que se sepa de que manera los resultados de las actividades realizadas están relacionadas con ellos, también se debe comunicar como es que estas actividades deben realizarse para obtener los resultados deseados, y también cuales son los resultados deseados.

1.1.2. Comunicación a empleados Su objetivo es que el gerente se comunique eficientemente con sus subordinados, para ello el gerente deberá tener siempre a la mano la información organizacional primordial y deberá saber precisamente a quien debe dirigirse en caso de no poder resolver él mismo una duda. Esto servirá para que los subordinados tengan confianza en el gerente y no pongan en duda constantemente, y también para que comprendan mejor su trabajo, se motiven a participar más en la organización y mejoren su desempeño laboral .

1.1.2.1. Instrucciones de trabajo El gerente debe transmitir a los empleados periódicamente de manera clara, concisa e insaturada información relacionada con los objetivos que deben de cumplir y con los objetivos específicos para lograrlos.

1.1.2.2. Retroalimentación sobre el desempeño Es importante que el gerente muy frecuentemente haga llegar a los subordinados una retroalimentación sobre su trabajo diario para que los subordinados se percaten el interés que el gerente tiene en su desempeño, ya sea este bueno o malo. Esto servirá para que los subordinados comprendan donde están sus aciertos o fallas y muestren una actitud más favorable.

1.1.2.2.1. Retroalimentación formal Los subordinados hacen llegar un mensaje a sus superiores, relacionado con la toma de decisiones que han determinado de manera indirecta (por escrito). La retroalimentación más eficiente es la que se hace cara a cara, pues es la que permite usar un lenguaje sencillo y directo, elevar la sensibilidad y empatía tanto de receptores como de emisores y así lograr escuchar, comunicarse y entenderse mejor.

1.2. Ascendente Envío de mensajes de subordinados a superiores. Su principal propósito es el de hacer llegar su opinión relacionada con la toma de decisiones que han determinado los superiores y ofrece ventajas a los altos mandos organizacionales al permitirles con esto medir el clima organizacional, permitir la participación de los subordinados en la toma de decisiones mediante la aportación de sus ideas, ayudando a mejorar la productividad, diagnosticar malas interpretaciones antes de que estas se vuelvan un rumor, auxiliar a incrementar la aceptación de decisiones ejecutivas y mejorar el conocimiento y reconocimiento de los subordinados.

1.2.1. Introducirse en espacios comunitarios de los empleados Esta acción ayudaría a que los empleados se acerquen por voluntad propia a los gerentes o a otros miembros de los niveles altos de la organización para hacerles saber sobre desacuerdos existentes, elementos que requieren asesoría, aspectos que requieren cambios e innovaciones.

1.2.2. Cartas de los empleados Exhortar a los empleados a elaborar cartas para presentar sus quejas y sugerencias a áreas determinadas permitirá dar respuestas concisas y especializadas por parte de los niveles superiores de mando.

1.2.2.1. Política de puertas cerradas Si un subordinado considera que sus superiores no lo recibirán o no lo harán de buena manera, se abstendrá de acercarse a ellos para comunicarles sus inquietudes o desacuerdos provocando esto el deterioro del clima laboral y de la productividad.

1.2.2.1.1. Respuestas retardadas Si los altos mandos no responden rápidamente a los subordinados, la comunicación ascendente se verá desalentada.

1.2.3. Participación de grupos sociales La ventaja de las reuniones informales donde participa el personal de una organización es que ayudan a la obtención de información libre y espontanea que pudiera ser de mucho interés para la empresa.

1.2.4. Encuestas de actitud Permiten conocer la actitud y la opinión del personal relacionadas con asuntos determinados, y ayudan a los altos mandos a tomar decisiones fundamentadas. Es importante emplearlas con moderación y de manera especializada para no generar desconfianza en los subordinados.

1.3. Horizontal Envío de mensajes entre personas del mismo nivel jerárquico. Su principal propósito es el de integrar y coordinar al personal del mismo nivel.

1.3.1. Retroalimentación cara a cara La retroalimentación más eficiente es la que se hace cara a cara, pues es la que permite usar un lenguaje sencillo y directo, elevar la sensibilidad y empatía tanto de receptores como de emisores y así lograr escuchar, comunicarse y entenderse mejor

1.3.1.1. Filtros en la comunicación ascendente Estos filtros, hacen que la información enviada desde debajo de la jerarquía organizacional se tarde mucho en llegar hasta arriba e incluso en su afán por quedar bien, algunos gerentes o mandos medios bloquean los mensajes negativos enviados por los subordinados a los altos mandos.

2. Comunicación informal Consiste en compartir información no oficial por medio de canales y procedimientos no establecidos formalmente. Esto lleva muchas veces a que se comparta información incompleta y muchas veces malinterpretada convirtiendo a la información en rumores constantemente.

2.1. Horizontal Suele darse también de manera horizontal pero su propósito está muy lejos de ser el mismo de integrar y coordinar, si no el de es el de esparcir rápidamente información nueva sin antes comprobar su veracidad.

2.1.1. Interrelaciones espontaneas Los mensajes compartidos se basan en preferencias, simpatías y rechazos por otros miembros de la organización. Aunque este escenario no es el más favorable, es un derecho humano el poder tener acceso a una comunicación informal.

2.1.1.1. Rumores Se suscitan cuando se dan a conocer comunicados sin fundamento a través de los canales informales, comunicados que cada persona filtra seleccionando aquello que le satisface de acuerdo a sus necesidades y expectativas.

3. Campos de la Comunicación Organizacional

3.1. Flujos de la comunicación al interior de la organización

3.1.1. Funciones de la comunicación al interior de la organización

3.1.1.1. Barreras más comunes que se ponen a la comunicación dentro de las organizaciones

4. Flujos y funciones de la comunicación al exterior de la organización

4.1. Motivación La comunicación es una herramienta que utilizan las organizaciones para acrescentar la motivación dentro de ella, pero la motivación también existe fuera de ella y se sustenta en la existencia del dinamismo ya sea dentro o fuera de ellas. La esperanza de aprender algo nuevo, de conseguir mejor remuneración económica es la que nos mantiene activos día a día.

4.2. Productividad Para alcanzar las metas que visualizamos por medio de la motivación es necesario ser lo suficientemente productivos, pero la productividad del ser humano no solo depende de factores internos de las organizaciones, sino que este también tiene que lidiar con factores externos como el ambiente físico, cultural, político legal, social, tecnológico, económico y demográfico.