1. es la labor intelectual mediante por lo cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación de documentos.
1.1. fondo
1.1.1. documentos producidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de sus funciones
1.2. sección, subsección
1.2.1. subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una división
1.3. serie
1.3.1. unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor. Por ejemplo: historia laboral o contratos
1.4. subserie
1.4.1. unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada por sus características específicas
1.5. principio y procedencia y orden original
1.5.1. El principio de procedencia y orden original es el sustento teórico que le da un giro al tratamiento documental de los archivos pues se resalta, para la organización y para el sentido mismo de la disciplina, la conformación interna de los diversos elementos que componen al archivo.
2. clasificacion
3. es el primer paso de procesos de archivos tendientes a controlar, recuperar, y conservar la información contenida en los documentos para su utilizacion administrativa juridica y cienifica
3.1. organización de archivos
3.1.1. clasificacion
3.1.2. ordenación
3.1.3. descripcion
4. tablas de retención documental
4.1. constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
4.1.1. importancia
4.1.1.1. La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.
4.1.2. beneficios
4.1.2.1. 1. Facilita la recuperación de la Información.
4.1.2.2. 2. Racionaliza la producción Documental.
5. transferencias documentales
5.1. Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, Transferencia Primaria, y de este al Archivo Histórico,
5.1.1. Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental
5.1.1.1. importancia
5.1.1.1.1. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
5.1.1.1.2. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
5.1.1.1.3. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional
6. tipo documental
6.1. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática
7. pasos metodológicos para la clasificación
7.1. identificación de productores
7.1.1. se aborda en la identificación de las agrupaciones documentales
7.1.1.1. fondo, sección ,subsección
7.1.1.1.1. dando información contenida en administración de creación y restructuraciones dl organismo productor
7.1.1.1.2. fondo documental
7.1.1.1.3. fondos abiertos, cerrados y acomulados
7.2. estructura orgánica
7.2.1. secciones y subsecciones documentales
7.2.1.1. basándose
7.2.1.1.1. organigramas
7.2.1.1.2. creación y supresión de dependencias
7.2.1.1.3. manuales de funciones
7.2.1.1.4. manuales de procedimientos
7.2.1.1.5. reglamentos internos
7.2.1.2. la clasificación debe sustentarse de acuerdo con la estructura de la organización
7.3. series documentales y asuntos
7.3.1. se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias por los objetivos propuestos
7.3.1.1. los tramites nos tren documentos estos documentos los desarrolla en cada unos de los procedimientos de cada entidad para llevar acabo todo controlado de inicio a fio
7.3.1.1.1. serie documental
7.3.1.1.2. planes de desarrollo
7.3.1.1.3. subseries