1. SGDE
1.1. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos o Gestor Documental
1.2. Aplicación
1.2.1. Archivo de Oficina
1.3. Propiedades
1.3.1. Modificación de los documentos
1.3.2. Eliminación de documentos
1.3.3. Clasificación documental (opcional)
1.3.4. Búsqueda básica y avanzada (opcional)
1.3.5. Soporte de formatos como PDF (opcional)
1.3.6. Uso de otros metadatos además de los obligatorios (opcional)
2. Objetivo
2.1. Conservar y preservar a largo plazo los documentos
2.1.1. Autenticidad
2.1.2. Integridad
2.1.3. Confidencialidad
2.1.4. Legalidad
2.1.5. Fiabilidad
2.1.6. Disponibilidad
2.1.7. Accesibilidad
2.1.8. Trazabilidad
3. Beneficios
3.1. Reducción de costos y tiempos
3.1.1. Ahorro de papel
3.1.2. Ahorro de espacio físico
3.1.3. Normalización de formatos
3.1.4. Tiempos de consulta
3.1.5. Tareas de archivo
3.1.6. Gestión y trámite de documentos
3.1.7. Acceso ágil a la información
4. SGDEA
4.1. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o Archivo Electrónico
4.2. Aplicación
4.2.1. Archivo Central
4.2.2. Archivo Intermedio
4.2.3. Archivo Histórico
4.3. Propiedades
4.3.1. Modificación de los documentos
4.3.1.1. Excepciones
4.3.1.1.1. Agregar metadatos
4.3.1.1.2. Corrección de errores
4.3.2. Eliminación de documentos
4.3.2.1. Excepción
4.3.2.1.1. Situaciones controladas
4.3.3. Instrumentos archivísticos (obligatorios)
4.3.3.1. Cuadros de Clasificación
4.3.3.2. Tablas de Retención Documental
4.3.3.3. Tablas de Valoración Documental
4.3.4. Búsqueda básica y avanzada (obligatoria)
4.3.5. Soporte de formatos como PDF (obligatorio)
4.3.6. Metadatos mínimos + Metadatos definidos por la organización (obligatorios)