1. PROPOSITO
1.1. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.
1.1.1. ELABORADO POR:
1.1.1.1. MARCO ANTONIO ZARCO TORRES & KAREN MAGDALENA GUTIÉRREZ GARCÍA
1.1.1.1.1. BIBLIOGRAFÍA
2. PROCESO
2.1. Establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo.
2.1.1. 1. ELABORACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO
2.1.2. El Jefe de Proyecto elaborará el Informe de Seguimiento. Dicho informe es una fuente de información básica para el conocimiento del progreso del proyecto por parte del Comité de Seguimiento y una herramienta muy útil para la gestión de proyecto.
2.2. OBJETIVOS
2.2.1. 1. Comunicar el grado de progreso del proyecto. 2. Informar de las incidencias y riesgos encontrados. 3. Proponer un plan de acciones a realizar para el próximo periodo de seguimiento. 4. Comunicar la relación de entregables y cambios que deban ser aprobados. 5. Resaltar modificaciones en el alcance o peticiones de cambio.
2.2.2. TAREAS
2.2.2.1. 1. Recopilar la información relacionada con el estado del proyecto. 2. Elaborar el Informe de Seguimiento. 3. Elaborar la Agenda de Reunión.
2.3. 2. CONVOCATORIA DE LA REUNIÓN DE SEGUIMIENTO
2.3.1. El Gestor de Proyecto convocará a los diferentes miembros del Comité se Seguimiento para la celebración de la reunión de seguimiento; para ello, se enviará vía mail a los miembros del Comité de Seguimiento la convocatoria en el que adjuntará el Informe de Seguimiento elaborado y la Agenda de Reunión correspondiente, con el objetivo de que los miembros del Comité de Seguimiento puedan remitir al Gestor de Proyecto las modificaciones que estimen oportunas.
2.3.1.1. 3. REUNIÓN DE SEGUIMIENTO
2.3.1.1.1. En esta reunión se tratarán y discutirán los puntos relevantes relacionados con el progreso del proyecto y se establecerán acuerdos con el Comité de Seguimiento acerca del alcance, planificación, riesgos, etc. Durante la reunión se validará el Informe de Seguimiento correspondiente, revisando la planificación actualizada, actividades realizadas, actividades a realizar, etc., y se comprobará que todos los acuerdos especificados en actas de reuniones anteriores estén recogidos en el Informe de Seguimiento del periodo actual.
2.4. 4. ELABORACIÓN DEL ACTA DE REUNIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO
2.4.1. El Jefe de Proyecto elaborará el Acta de Reunión de Seguimiento celebrada y actualizará el Informe de Seguimiento con los comentarios aportados en la reunión. El objetivo es poder recoger todos los temas tratados, así como los temas pendientes y futuros pasos a realizar en el proyecto.
2.4.1.1. TAREA
2.4.1.1.1. 1. Elaborar acta de reunión de seguimiento e incorporarla en el gestor documental. 2. Actualizar el Informe de Seguimiento (si aplica) e incorporarlo en el gestor documental.
2.5. 5. ENVÍO DEL ACTA DE REUNIÓN E INFORME DE SEGUIMIENTO
2.5.1. El Acta de Reunión de Seguimiento y el Informe de Seguimiento se deberán aprobar de forma explícita por parte de todos los asistentes a la reunión de seguimiento (Comité de Seguimiento). Para ello, el Gestor de Proyecto remitirá vía mail ambos documentos.
2.6. 6. REVISIÓN Y VALIDACIÓN DEL ACTA DE REUNIÓN E INFORME DE SEGUIMIENTO
2.6.1. Los miembros del Comité de Seguimiento remitirán al Jefe de Proyecto las modificaciones y comentarios que consideren necesarios incorporar al Acta de Reunión y al Informe de Seguimiento.
2.7. 7. ACTUALIZACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Y/O REUNIÓN
2.7.1. El Jefe de Proyecto deberá actualizar el Informe de Seguimiento y/o Acta de Reunión con los comentarios aportados por el Comité de Seguimiento. Una vez actualizados los documentos, se deberán incorporar en el gestor documental.
2.8. 8. APROBACIÓN DEL ACTA DE REUNIÓN E INFORME DE SEGUIMIENTO
2.8.1. El Gestor de Proyecto deberá aprobar el Acta de Reunión y el Informe de Seguimiento; para ello, deberá asegurar que el Jefe de proyecto ha incluido los comentarios y modificaciones solicitados por el Comité de Seguimiento. En caso contrario, solicitará su modificación al Jefe de proyecto. En el caso de que transcurrido un tiempo prudencial no hubiera comentarios por parte del Comité de Seguimiento, se procederá a la aprobación del Acta de Reunión. De la misma forma, el Gestor de Proyectos aprobará el Informe de Seguimiento en la herramienta de gestión documental.
3. FORMATOS DE REGISTRO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTO
3.1. Desde un punto de vista formal, el principal requisito es tener un plan del proyecto aprobado por el sponsor o el comité de dirección. Con ello las diferentes planificaciones quedan congeladas y se crean las líneas base de costes, de alcance y de cronograma
3.2. ALCANCE
3.3. Se encarga de verificar la situación del alcance (lo que el proyecto tiene que hacer y no tiene que hacer) con respecto al plan, que los cambios se gestionen mediante el proceso de "realizar el control integrado de cambios del proyecto"; y, si fuera el caso, gestionar también las modificaciones de la línea base del alcance. Esta secuencia de trabajo se repetiría en todos los controles de todas las demás áreas, de tiempo, costes, calidad y otros.
3.4. COSTES
3.4.1. Hacer un seguimiento del estado del proyecto para actualizar sus costes incurridos y, si fuera el caso, la línea base (o planificación inicial) de costes. El coste, como el alcance, la calidad y el tiempo, es uno de los cuatro elementos críticos de la gestión del proyecto y forma parte, por lo tanto, del control integrado de cambios que hace el responsable del proyecto. °Para obtener una adecuada información sobre los costes incurridos se hace imprescindible conocer el trabajo realmente ejecutado, analizando los siguientes puntos: °Saber con fiabilidad cuál es el trabajo realmente ejecutado requiere un esfuerzo por parte del equipo de proyecto para fijar criterios que permitan identificar el trabajo realizado respecto del que falta para finalizarlo. °El director de proyecto tiene que asegurar que su equipo está comprometido con estoscriterios de forma que la información facilitada sea muy fiable.
3.5. TIEMPO
3.5.1. El control del calendario o cronograma (tiempo) persigue hacer un seguimiento del estado del proyecto para actualizar su progreso temporal y, si fuera el caso, la línea base de tiempo, es decir, el tiempo objetivo de realización establecido en el plan inicial. En concreto forman parte de este proceso: ° Determinar el estado actual del cronograma del proyecto. ° Influir sobre los factores que generan cambios en el cronograma. ° Identificar si el cronograma ha cambiado y por qué. ° Gestionar los cambios reales a medida que se van produciendo.
3.6. CALIDAD
3.6.1. La calidad es una característica central de cualquier proyecto o producto y todo el mundo entiende la calidad de una manera diferente y a menudo contradictoria. La calidad tiene dos dimensiones: a) La calidad objetiva, entendida como la conformidad con unos requisitos y normas, establecidos al principio del proyecto, acordados con el cliente y, eventualmente, alineados con unos estándares de la industria o de la profesión. b) La calidad subjetiva, entendida como la satisfacción del cliente (el comprador o patrocinador del proyecto) y de los usuarios, es decir, la capacidad de cumplir sus expectativas, sean iniciales o se hayan ido adaptando y gestionando a lo largo del proyecto.
3.7. CONTROL DE CAMBIOS
3.7.1. Se encarga de revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlas o no, gestionando los cambios en los entregables, las líneas base, el plan de gestión, los activos de los procesos de la organización y otros documentos del proyecto. Forman parte de este proceso las siguientes actividades: ° Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambios de forma adecuada y rápida, incluyendo también las acciones preventivas y correcciones de defectos. ° Documentar el impacto total de las solicitudes. ° Administrar los cambios aprobados. °Mantener la integridad de las líneas base, incorporando en el plan del proyecto y otros documentos los cambios aprobados, y sólo los aprobados. ° Coordinar los cambios que afecten a diferentes áreas o líneas base. ° Influir en los factores que afectan al control integrado de cambios, de forma que sólo se implementen los cambios aprobados.
4. SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
4.1. Zoho Projects: Tiene herramientas de seguimiento de proyectos incorporadas, como seguimiento del tiempo, seguimiento de problemas e informe de proyectos, lo que le permite determinar si está dentro del tiempo y presupuesto. Por otra parte, indica qué porcentaje del proyecto se ha completado hasta la fecha y cuánto se debe completar todavía.
4.1.1. USO DEL SOFTWARE
4.1.1.1. 1. Haga clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, y seleccione un registro.
4.1.1.2. 2. En la página [Detalles del registro], vaya a Zoho Projects en la lista relacionada.
4.1.1.3. 3. Haga clic en Nuevo proyecto. Se le avisará si no tiene permiso para crear un proyecto.
4.1.1.4. 4. En la sección Detalles del proyecto, haga lo siguiente: °Ingrese el nombre del proyecto. °Elija una plantilla creada previamente en la lista desplegable. °Elija un propietario del proyecto en la lista desplegable. °Ingrese la fecha de inicio y la fecha de término del proyecto. °Seleccione un grupo de proyectos al que pertenezca el proyecto. (Consulte también: Crear grupos de proyectos) °Ingrese una descripción general del proyecto para el proyecto.
4.1.1.5. 5. En la sección Detalles del cliente, seleccione a los usuarios clientes. Solo el usuario seleccionado tendrá acceso al proyecto.
4.1.1.6. 6. Haga clic en Guardar.