หน่วยที่4 การพูดสื่อสารในงานอาชีพ

1. ๔.๑ การพูดเพื่อกิจธุระ

1.1. หลักสำคัญในการพูดเพื่อกิจธุระ

1.1.1. ๓.จัดลำดับความในสาร

1.1.1.1. ในการส่งสารบางกรณีผู้พูดลำดับเรื่องไม่เป็นเรื่องสลับกันไปมา ตามแต่จะนึกได้ทำให้ผู้ฟังสารเกิดความสับสน ได้การพูดบางกรณีต้องอาศัยการกระทำที่เป็นไปตามลำดับขั้นตอน เช่น การตัดเย็บเสื้อผ้า การประกอบอาหาร วิธี ปฐมพยาบาล การให้ความรู้ทางวิชาการ ฯลฯ โดยอาจะแบ่งหัวข้อมี เครื่องหมายกำกับ หรืออาจย่อหน้าแต่ละขั้นตอนให้เห็นชัดเจน

1.1.2. ๔. รายละเอียดของเนื้อเรื่อง

1.1.2.1. รายละเอียดของเนื้อเรื่องที่จะส่งเป็นสิ่งสำคัญ บางครั้งผู้พูดให้รายละเอียดของสารไม่เพียงพอ เพราะขาดความรู้ในเรื่องนั้นๆหรือคิดว่าไม่สำคัญ

1.1.3. ๑.มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่จะพูด

1.1.3.1. ผู้พูดจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องราวเกี่ยวกับกิจธุระอย่างแจ่มชัด เธอผู้พูดขาดความรู้ความสามารถส่งสารได้อย่างชัดเจน ไม่สามารถให้รายละเอียดของสารได้เพียงพอ หรือแสดงความไม่แน่ใจออกมาทำให้ไม่น่าเชื่อถือ

1.1.4. ๒. พูดให้ตรงประเด็น

1.1.4.1. การพูดให้ตรงประเด็นพูดควรกล่าวเฉพาะประเด็นที่สำคัญเท่านั้น ไม่ควรกล่าวถึงเรื่องอื่นๆที่ไม่จำเป็นเฉพาะจะทำให้ผู้ฟังได้

2. ๔.๒ การพูดแสดงความคิดเห็น

2.1. ๔.๒.๑ ความหมายของการพูดแสดงความคิดเห็น

2.1.1. การพูดแสดงความคิดเห็น หมายถึง การแสดงความรู้ความเข้าใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามความรู้สึกนึกคิดที่แท้จริง โดยไม่มีการเสแสร้งหรือพูดเพื่อเอาใจผู้อื่นหรือพูดเพื่อให้ผู้อื่นเข้าใจผิด การพูดแสดงความรู้สึกของตนเองผู้พูดจะต้องมีเหตุผลของตนเองอยู่ในใจและแสดงความคิดเห็นนั้นออกมา ให้ผู้อื่นทราบซึ่งแต่ละความคิดเห็นไม่จำเป็นต้องตรงกันเสมอไป การแสดงความคิดเห็นของแต่ละคนแต่ละเรื่องนั้นขึ้นอยู่กับ ความรู้ ประสบการณ์ อารมณ์ ทัศนคติ ความเชื่อ ของแต่ละคน และความคิดเห็นนั้นย่อมจะต้องมีคุณค่าพอที่จะนำเสนอให้ผู้อื่นฟัง เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อทำความเข้าใจหรือเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆได้

2.2. ๔.๒.๒ ความสำคัญของการพูดและแสดงความคิดเห็น

2.2.1. การแสดงความคิดเห็นมีความสำคัญหลายประการ ดังนี้

2.2.1.1. ๑. การแสดงความคิดเห็นร่วมกับผู้อื่น การแสดงความคิดเห็นแบบนี้ส่วนมากจะเป็นการแสดงความคิดเห็น เพื่อช่วยการค้นหาคำตอบซึ่งต้องแสดงความคิดเห็น เป็นลำดับขั้นตอนไม่ให้เกิดความสับสน

2.2.1.2. ๒. การแสดงความคิดเห็นเพื่อให้ผู้พูดบรรลุตามจุดมุ่งหมาย เรื่องบางเรื่องต้องการให้การพูดนั้นจบเร็วแต่ผู้พูดบางคนมักจะผูกขาด ในการแสดงความคิดเห็นแต่เพียงผู้เดียวจึงต้องมีการกระตุ้นให้ แต่ละคนแสดงความคิดเห็นในประเด็นเพื่อหาข้อยุติ

2.2.1.3. ๓. การพูดแสดงความคิดเห็นที่ เปลี่ยนแปลงตามเหตุผล ในบางครั้งบางเรื่องการแสดงความคิดเห็นของผู้อื่นอาจมีน้ำหนักมากกว่า มีข้อเท็จจริงที่แจ่มชัดกว่าพูดอาจจะเปลี่ยนแปลงความคิดเห็นไปตามเหตุผลได้

2.2.1.4. ๔. การพูดแสดงความคิดเห็นในบางเรื่องที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ผู้พูดอาจมีการเตรียมการพูดเพื่อเพิ่มความมั่นใจ และเพิ่มความกระตือรือร้นที่จะแสดงความคิดเห็น

2.3. ๔.๒.๓ โอกาสในการพูดแสดงความคิดเห็น

2.3.1. การพูดแสดงความคิดเห็นนั้นมักจะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา โดยไม่จำกัดโอกาส กาลเทศะ เวลา หรือสถานที่ ถึงแม้ว่าเรื่องที่พูดจะเป็นเรื่องเดียวกันแต่โอกาสต่างกัน ผลที่ได้จากการพูดย่อมต่างกันทั้งความรู้สึกและปฏิกิริยาตอบสนอง โอกาสในการพูดแสดงความคิดเห็นมีหลายโอกาส ดังนี้

2.3.1.1. ๑. การพูดแสดงความคิดเห็นในการพูดคุยสนทนากับลูกตื่นในชีวิตประจำวัน

2.3.1.2. ๒. การพูดแสดงความคิดเห็นในการประชุม

2.3.1.3. ๓. การพูดแสดงความคิดเห็นในการประเมินผลการทำงาน

2.3.1.4. ๔. การพูดแสดงความคิดเห็นในการแนะนำความรู้ ความเข้าใจในแง่มุมต่างๆ

2.3.1.5. ๕. การพูดแสดงความคิดเห็นในการศึกษา

2.3.1.6. ๖. พูดแสดงความคิดเห็นในการหาเสียงเพื่อรับการเลือกตั้ง

3. ๔.๓ การใช้โทรศัพท์พูดติดต่อกิจธุระ

3.1. การติดต่อสื่อสารผ่านทางโทรศัพท์ เป็นการสื่อสารที่รวดเร็ว สะดวก ประหยัดเวลา กว่าทำจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเดินทางออกไปติดต่อด้วยตนเอง แต่ถึงอย่างไรก็ตามผู้พูดก็ต้องมีการเตรียมตัวเพื่อให้การติดต่องานตรงกับวัตถุประสงค์

3.2. การเตรียมตัวในการใช้โทรศัพท์พูดติดต่อกิจธุระ

3.2.1. ๑. เตรียมข้อมูลกระดาษปากกาให้พร้อม เพื่อจดหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร ชื่อบุคคล องค์กร เส้นทาง สถานที่ เป็นต้น เพราะอาจต้องตอบข้อซักถามจากผู้สนทนา

3.2.2. ๒. ควรใช้น้ำเสียงในการพูดให้นุ่มนวล ไม่พูดเร็ว หรือเนิบนาบเกินไป และไม่ควรรอมหรือเคี้ยวสิ่งใด เพราะผู้สนทนาอาจจับความผิดปกติจากน้ำเสียงได้

3.2.3. ๓. ควรบอกตำแหน่งงาน ชื่อองค์กร โดยไม่ต้องให้ผู้สนทนาถามก่อน เพราะเป็นการบ่งบอกสถานะ และเป็นหลักการในการพูดโทรศัพท์เพื่อติดต่องาน

3.2.4. ๔. ตั้งใจพูดอย่างมีสติ ตอบรับด้วยคำว่า "ค่ะ" เสมอ แม้ผู้สนทนาจะกำลังพูด โดยไม่เปิดโอกาสให้มีการสนทนาโต้ตอบ แสดงให้ผู้สนทนารับรู้ว่ายังคงฟังอยู่ด้วยความตั้งใจ และจะไม่ทำให้พลาดประเด็นสำคัญไป

3.2.5. ๕. เมื่อการสนทนาจบลง ควรให้ผู้สนทนาวางโทรศัพท์ก่อน เพราะหากวางแรง ผู้สนทนาอาจเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีได้

4. ๔.๔ การตอบรับและการปฏิเสธ

4.1. ๔.๔.๑ การกล่าวตอบรับ

4.1.1. การตอบรับคำเชิญ เป็นเรื่องปกติที่ต้องประสบพบเจออยู่เสมอ ทั้งกับคนที่รู้จัก เพื่อนสนิท หรือแม้กระทั่งสมาชิกในครอบครัว ทำให้การเชื้อเชิญเป็นไปได้ทั้งในแบบที่เป็นทางการและแบบที่ไม่เป็นทางการ ขึ้นอยู่กับผู้ที่เราเชิญหรือผู้ที่เชิญเราในทางกิจธุระนั้น การออกงานต่างๆเป็นเรื่องปกติ เพราะเรื่องกิจธุระจำเป็นที่จะต้องมีการติดต่อสื่อสาร กับบุคคลภายนอกอยู่เสมอ ทำให้การถูกเชื้อเชิญเพื่อเข้าสังคมนั้นเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องเรียนรู้

4.2. ๔.๔.๒ มารยาทในการตอบรับ

4.2.1. ๑. แสดงความขอบคุณ แสดงความพอใจ นอกจากจะมีประโยชน์ในตัวเอง แล้วยังเป็นสัญลักษณ์แห่งน้ำใจ หรือความปรารถนาดี อันสูงส่งใช้ ภาษาง่าย ชัดเจน จริงใจ

4.2.2. ๒.ถ่อมตนและยกย่องผู้ร่วมงาน อย่าโอ้อวดความสามารถของตนจนเกินไป และไม่ควรถ่อมตนจนไร้ความหมาย ควรสรรเสริญชมเชยผู้ร่วมงานที่ได้ ช่วยเหลือจนเป็นผลสำเร็จ

4.3. ๔.๔.๓ การปฏิเสธ

4.3.1. การปฏิเสธ คือ การกล่าวอย่างมีชั้นเชิง มีความหมายมากกว่า ถ้อยคำคำที่ใช้ ทุกคนมีสิทธิที่จะปฏิเสธการชวนไปทำในสิ่งที่ตนเองไม่อยากทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการชวนไปทำในสิ่งที่ไม่ปลอดภัย การใช้ยาเสพติดหรือไปมีพฤติกรรมทางเพศที่ไม่เหมาะสม

4.3.2. ประโยคปฏิเสธที่ดี

4.3.2.1. ๑. การอ้างความรู้สึกประกอบแทนการใช้เหตุผลอย่างเดียว เพราะการใช้เหตุผลอย่างเดียวมักถูกโต้แย้งด้วยเหตุผลอื่น แต่ความรู้สึกเป็น เรื่องที่โต้แย้งได้ยาก

4.3.2.2. ๒. ปฏิเสธอย่างชัดเจนทั้งท่าทาง คำพูด และน้ำเสียง

4.3.2.3. ๓. การถามความคิดเห็น เป็นการรักษาน้ำใจผู้ชวน ถ้าคู่สนทนายอมรับคำปฏิเสธ ควรพูดคำว่า "ขอบคุณค่ะ (ครับ)"

5. ๔.๕ การพูดสรุปความ

5.1. การพูดสรุปความ เป็นการพูดสรุปเรื่องราวจากการฟังหรือการอ่าน ผู้ฟังหรือผู้อ่านต้องจับใจความและสรุปใจความสำคัญของเรื่อง เพื่อที่จะเป็นพื้นฐานของการพูดหรือการเขียนสรุปความต่อไป การพูดสรุปความ จะต้องจับประเด็นให้ได้ว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร แล้วจดบันทึกไว้ จากนั้น จึงพูดสรุปความของเรื่องที่อ่านหรือฟัง

5.2. ความสำคัญของการพูดสรุปความ

5.2.1. การพูดสรุปความ เป็นการพูดสรุปเรื่องราวจากการฟังและการอ่าน ผู้พูดต้องจับใจความ และสรุปเนื้อหาเป็นแก่นสารไม่ออกนอกเรื่อง ให้สาระที่เข้าใจง่าย ชัดเจน ตรงประเด็น และใช้เวลาในการพูดไม่นาน จึงเป็นการพูดที่มีขอบเขตจำกัดทั้งเนื้อหาสาระ วิธีการพูด และเวลา เรื่องที่นิยมใช้ในการพูดสรุปความ ได้แก่ เรื่องในรายการโทรทัศน์ การแจ้งเรื่องให้ทราบ การประกาศข้อความ การเสนอประเด็นในที่ประชุม และการสรุปผล การปฏิบัติงาน