Процесс проектного управления

Начать. Это бесплатно
или регистрация c помощью Вашего email-адреса
Rocket clouds
Процесс проектного управления создатель Mind Map: Процесс проектного управления

1. Роли в проекте

1.1. Куратор проекта (CEO или директор по развитию)

1.1.1. Отвечает за соответствие проекта текущей стратегии

1.1.2. Отвечает за эффективность использования ресурсов проекта

1.1.3. При согласовании Паспорта проекта подтверждает,

1.1.3.1. что цели проекта соответствуют утвержденным стратегическим и тактическим целям компании

1.1.3.2. что необходимые проекту ресурсы действительно можно выделить в указанные сроки, не затронув интересы других проектов портфеля.

1.2. Заказчик (спонсор) проекта

1.2.1. Инициирует проект

1.2.2. Владелец ЦФО, который планирует в бюджете затраты на проект и оплачивает расходы проекта

1.2.3. Собирает доказательства необходимости проекта

1.2.3.1. Обоснование выгоды

1.2.3.2. Технико-экономическое обоснование (окупаемость)

1.2.4. Ведёт защиту проекта на проектном комитете

1.2.5. Несёт ответственность перед Куратором за достижение бизнес-выгод проекта и за согласованные показатели окупаемости выделенных инвестиций (ресурсов)

1.3. Проектный офис

1.3.1. Руководитель проектного офиса (Проектный директор)

1.3.1.1. Контроль соответствия проектов целям организации;

1.3.1.2. Контроль процессов управления портфелем и программами;

1.3.1.3. Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;

1.3.1.4. Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;

1.3.1.5. Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;

1.3.1.6. Контроль сроков и качества ключевых проектов;

1.3.1.7. Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;

1.3.1.8. Организация работы ПрОф.

1.3.1.9. Методолог проектного офиса

1.3.1.9.1. Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;

1.3.1.9.2. Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;

1.3.1.9.3. Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;

1.3.1.9.4. Разработка корпоративной системы отчетности;

1.3.1.9.5. Выполнение аудитов проектов;

1.3.1.9.6. Внутреннее обучение и сертификация.

1.3.1.10. Администратор проектов/программ

1.3.1.10.1. Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур;

1.3.1.10.2. Соблюдение корпоративной методологии (консультации руководителя) при выполнении отдельного проекта;

1.3.1.10.3. Организация регулярных обязательных коммуникаций (с Заказчиком, командой, поставщиками и т.п.) и подготовка для этого необходимой отчетности;

1.3.1.10.4. Поддержка документооборота;

1.3.1.10.5. Актуализация базы знаний.

1.3.2. Руководитель проекта

1.3.2.1. Отвечает за достижение целей проекта

1.3.2.1.1. По срокам

1.3.2.1.2. По бюджету

1.3.2.1.3. По результатам

1.3.2.2. Отвечает за синхронизацию использования ресурсов проектов с другими проектами с учётом приоритетов проекта и плановых сроков проектов

1.3.2.3. Основный функции

1.3.2.3.1. Формирование организационной структуры и команды проекта

1.3.2.3.2. Решение вопросов по привлечению ресурсов

1.3.2.3.3. Участие в подборе, подготовке и мотивации персонала

1.3.2.3.4. Определение ответственности, содержания работ и целей для членов команды

1.3.2.3.5. Разработка и согласование плана проекта, в том числе календарного плана, плана управления рисками, плана коммуникаций, бюджетного плана и других

1.3.2.3.6. Обеспечение следования плану

1.3.2.3.7. Координация работы по заключению контрактов и контроль их исполнения и закрытия

1.3.2.3.8. Установление коммуникационных связей

1.3.2.3.9. Формирование эффективных информационных потоков

1.3.2.3.10. Составление и предоставление отчетной документации

1.3.2.3.11. Поддержка связи с заказчиком, снабжение его необходимой информацией и разрешение возникающих у него вопросов

1.3.2.3.12. Контроль и анализ текущего состояния работ

1.3.2.3.13. Прогнозирование возможных проблем и принятие корректирующих мер

1.3.2.3.14. Координация действий сотрудников и контроль изменений

1.3.2.3.15. Обеспечение своевременного закрытия проекта в полном объеме

1.3.2.3.16. Анализ интересов ключевых членов команды и особенностей окружения проекта

1.3.3. Пример описания зоны ответственности

1.3.3.1. Пример зоны ответственности руководителя проекта

1.3.3.1.1. Руководитель проекта отвечает за составление технического задания, план-графика, бюджета и финансовой модели проекта.

1.3.3.1.2. 3.2. Руководитель проекта отвечает за осуществление контроля за выполнением проекта.

1.3.3.1.3. 3.3. Руководитель проекта отвечает за актуальность графика, бюджета и финансовой модели проекта и, в случае необходимости, за их корректировку.

1.3.3.1.4. 3.4. Руководитель проекта отвечает за согласование всех платежей в рамках проекта и за своевременное закрытие договоров по проекту (при наличии).

1.3.3.1.5. 3.5. Руководитель проекта отвечает за составление итогового отчета по проекту при его завершении.

1.3.3.1.6. 3.6. Руководитель проекта отвечает за инициирование процесса премирования команды проекта при его успешном завершении

1.3.3.2. Пример зоны ответственности руководителя проектного офиса

1.3.3.2.1. 3.7. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за регистрацию полученных инициатив (идей) и определение типа проекта.

1.3.3.2.2. 3.8. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за своевременное представление полученных инициатив (идей) на Инновационном или Проектном Комитете.

1.3.3.2.3. 3.9. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за назначение руководителя проекта.

1.3.3.2.4. 3.10. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за согласование технического задания, план-графика, бюджета и финансовой модели проекта.

1.3.3.2.5. 3.11. Директор по управлению проектной деятельностью выполнение всех активных проектов (содержание, срок, бюджет).

1.3.3.2.6. 3.12. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за методологическую и информационную поддержку всем участникам проектной деятельности.

1.3.3.2.7. 3.13. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за актуальность документов, регламентирующих проектную деятельность.

1.3.3.2.8. 3.14. Директор по управлению проектной деятельностью отвечает за проверку итогового отчета по проекту при его завершении.

2. Документы

2.1. Концепция проекта (Суть проекта, причины его инициации)

2.1.1. Назначение концепции

2.1.1.1. Инструмент выработки и согласования понимания:

2.1.1.2. Инструмент коммуникации - создание чёткой обоснованной картины

2.1.1.2.1. Структурированность

2.1.1.2.2. Взаимосвязанность

2.1.1.2.3. Последовательность (от общего к частному)

2.1.1.2.4. Трассируемость (прослеживаемость) утверждений

2.1.1.3. Основание для ТЗ и принятия решений

2.1.1.4. Фильтр для инициации проекта (лакмусовая бумажка)

2.1.2. Разделы:

2.1.2.1. Что есть сейчас

2.1.2.2. Почему сейчас не получается

2.1.2.3. Как должно быть устроено, чтобы получалось (образ конечного результата)

2.1.2.4. Что самое главное надо сделать, чтобы получилось?

2.1.2.5. Предполагаемый план проекта пошаговый (крупные этапы)

2.1.3. Порядок создания (чек-лист)

2.1.3.1. Кто и чего хочет?

2.1.3.2. Что сейчас? Описание текущей ситуации:

2.1.3.3. Что потом?

2.1.3.4. Как добиться?

2.2. Проработка концепции - на уровне ДО обсуждения на заседании проектного комитета (определиться с правилами и границами полномочий)

2.2.1. Граница между инициативой и большим проектом - вопрос на обсуждение с ГД

2.3. Паспорт проекта, основные разделы:

2.3.1. Цели проекта, их влияние/непротиворечивость с бизнес-целями компании;

2.3.1.1. Specific (конкретные) – показатели, которые должны измениться после выполнения проекта (чистая прибыль, количество клиентов, снижение расходов на обслуживание, средняя оценка качества продукции и т.п.);

2.3.1.2. Measurable (измеримые) – на сколько и по какой шкале должен измениться показатель, кто может его замерить, есть ли инструмент для измерения, нужно ли их создавать в проекте;

2.3.1.3. Attainable (достижимые) – за счет чего планируется достигнуть цели, какие результаты планируется получить;

2.3.1.4. Realistic (реалистичные) – выполнение проекта позволит достичь желаемой цели, опишите альтернативы;

2.3.1.5. Time-bounded (ограниченные сроки) – период, по наступлению/окончанию которого должна быть достигнута цель. Цель может звучать как «к ДД.ММ.ГГГГ» или «в течение квартала после завершения проекта» или «на момент завершения проекта» или «в течение года после запуска оборудования» и т.д.

2.3.2. Образ результата проекта, удовлетворяющий Заказчика

2.3.3. Выделяемые ресурсы: финансовые, материальные, трудовые;

2.3.4. Требуемый срок завершения всего проекта, календарный план проекта

2.3.4.1. на старте проекта

2.3.4.1.1. Базовый календарный план

2.3.4.2. по ходу проекта

2.3.4.2.1. Текущие календарные планы

2.3.4.2.2. Результат анализа "План/факт"

2.3.5. Риски и допущения проекта; состоит из:

2.3.5.1. Общих положений

2.3.5.2. Целей и задач управления рисками

2.3.5.3. Методологического раздела с описанием методов, средств анализа и оценки, источников сведений, рекомендуемых для использования с целью управления проектными рисками (все инструменты и методы необходимо расписывать по стадиям проектной реализации)

2.3.5.4. Организационного раздела, включающего в себя распределение ролей и ответственности среди членов проектной команды, а также описание взаимосвязей с другими элементами управления проектом

2.3.5.5. Бюджетного раздела, включающего в себя правила формирования и обеспечения выполнения бюджета управления рисками

2.3.5.6. Регламентного раздела с указанием сроков, периодичности и продолжительности операций по управлению рисками, форм и состава управляющих документов

2.3.5.7. Метрологического раздела, состоящего из принципов оценки, правил пересчета параметров и справочных шкал (они выполняют функцию вспомогательных средств для качественного и количественного анализа)

2.3.5.8. Пороговых значений рисков – допустимых значений рисковых параметров на уровне проекта и отдельных угроз (необходимо учитывать важность и новизну проектной реализации)

2.3.5.9. Раздела отчетности, рассматривающего вопросы периодичности, формы, порядки заполнения, сдачи и рассмотрения отчетов

2.3.5.10. Раздела мониторинга и документационного обеспечения управления проектными рисками

2.3.5.11. Раздела шаблонов для управления проектными рисками

2.3.6. Основные ответственные стороны (роли и ФИО);

2.3.7. Бюджет проекта

2.3.7.1. на старте проекта

2.3.7.1.1. Базовый бюджет

2.3.7.2. по ходу проекта

2.3.7.2.1. Текущие бюджеты

2.3.7.2.2. Фактический бюджет (по результатам завершения проекта)

2.3.7.2.3. Результат анализа "План/факт"

2.3.8. Расчёты окупаемости проекта

2.3.8.1. ROI

2.3.8.2. NPV

2.3.8.3. IRR

2.3.9. Что-то другое важное, о чем стоит договориться перед запуском проекта

2.3.9.1. План коммуникаций

2.3.9.2. Формат отчётности, потребители отчётности, частота предоставления отчётности

3. Процедуры

3.1. 0. Разработка и первичное рассмотрение концепции проекта/инициативы

3.2. 1. Утверждение целей и старт проекта;

3.3. 2. Создание и утверждение плана работ;

3.4. 3. Исполнение работ и подготовка отчетности;

3.5. 4. Организация регулярных коммуникаций;

3.6. 5. Оценка выполнения и принятие решений;

3.7. 6. Приемка результатов и оценка;

3.7.1. что и в каком количестве является результатами проекта;

3.7.2. решения по урегулированию вопросов (как должно использоваться, какие ограничения эксплуатации и т.п.);

3.7.3. решение о вводе в промышленную эксплуатацию;

3.7.4. приемочная комиссия;

3.7.5. итоговые параметры проекта и их отклонения от уставных значений (продолжительность, бюджет, использованные ресурсы);

3.7.6. оценка удовлетворенности Заказчика: качеством, результатом, управлением проекта;

3.7.7. оценка качества управления проектом от Проектного офиса.

3.8. 7. Мотивация персонала.

4. Структура управления программой проектов

4.1. Проектный комитет

4.1.1. Задачи

4.1.1.1. утверждение стандартов, методик и правил управления проектами и изменений к ним;

4.1.1.2. утверждение целей проектов в соответствии со стратегией организации;

4.1.1.3. утверждение результатов проектов (Контрольных точек высокого уровня), достаточных для достижения проектных целей;

4.1.1.4. разрешение конфликтов на уровне РП, Куратора и Заказчика по содержанию, срокам и бюджету проектов;

4.1.1.5. рассмотрение и утверждение(либо отклонение) предлагаемых изменений результатов проектов;

4.1.1.6. разрешение конфликтов по использованию трудовых и материальных ресурсов в соответствии с приоритетами проектных целей;

4.1.1.7. остановка или отмена проектов в связи с изменением стратегического видения.

4.1.2. Состав

4.1.2.1. CEO в качестве куратора проектов

4.1.2.2. Заказчики проектов

4.1.2.3. Руководители проектов

4.2. Защита инициатив перед спонсором (вне проектного комитета, в рабочем порядке)

4.2.1. концепции и ценностей для бизнеса

4.2.2. фин.модели

4.2.3. рисков при реализации/отсутствии реализации инициативы

5. Цели/задачи корпоративного проектного офиса

5.1. Разработка единых стандартов управления (процессы, методики, формы, шаблоны, программное обеспечение);

5.2. Центр координации проектов, реализуемых разными функциональными подразделениями;

5.3. Основной источник независимой информации о ходе выполнения проектов («общая картина» выполнения проектов для руководства);

5.4. Центр компетенции, консультаций и наставничества (методологическая и организационная помощь руководителям проектов и программ);

5.5. Центр аналитики и мониторинга (своевременная информационная поддержка принятия решений для руководства).

5.6. организация и контроль процесса управления изменениями

5.7. формирование портфеля проектов, соответствующего стратегическим целям компании

5.8. организация обучения сотрудников компании основам управления проектами

5.9. оценки эффективности выполнения проектов

5.10. анализ лучших практик управления проектами и их применение

6. Основные виды проектов в компании

6.1. разработка нового продукта,

6.2. ? M&A (покупка и продажа),

6.3. производственная эффективность,

6.4. кооперация,

6.5. информационное обеспечение,

6.6. строительство и реконструкция,

6.7. организационное развитие и развитие персонала.