1. 3 FASES PUD: Produção (elaboração do documento); Utilização(uso e tramitação do documento, inclui protocolo) e Destinação(prazo de guarda, seleção dos eleminados). ( PATUA dentro PUD)
2. CORRENTES: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes
3. INTERMEDIÁRIOS: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
4. PERMANENTES: os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
5. Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
5.1. Tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( PATUA).
6. 2 destinos documentos: eliminação ou arquivo permanente. A eliminação está na fase de destinação.
7. Suporte : material sobre o qual as informações são registradas. Exemplo: fita, papel.
8. Formato - configuração física de um suporte. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo,
9. Espécie - configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão,
9.1. Tipo - configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrência, boletim de frequência
10. Gênero - sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens).
