1. Capitulo I DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Articulo 1-Definición: La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
1.2. ARTÍCULO 2.- AMBITO DE APLICACIÓN.
1.3. ARTÍCULO 3.- CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA
1.4. ARTÍCULO 4.- OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO: Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente resolución.
2. Capitulo II:DILIGENCIAMIENTO
2.1. ARTÍCULO 5.- GENERALIDADES.
2.2. La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.
2.3. ARTÍCULO 6.- APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.
2.4. ARTÍCULO 7.- NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA
2.5. ARTÍCULO 8.- COMPONENTES.
2.6. ARTÍCULO 9.- IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
2.7. ARTÍCULO 10.- REGISTROS ESPECÍFICOS.
2.8. ARTÍCULO 11.- ANEXOS
2.8.1. Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención, tales como: autorizaciones para intervenciones quirúrgicas (consentimiento informado), procedimientos, autorización para necropsia, declaración de retiro voluntario y demás documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes.
3. Capitulo III ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
3.1. ARTÍCULO 12.- OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO
3.2. ARTÍCULO 13.- CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA.
3.3. ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA
3.3.1. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:
3.3.2. 1) El usuario.
3.3.3. 2) El Equipo de Salud.
3.3.4. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
3.3.5. 4) Las demás personas determinadas en la ley.
3.4. ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN
3.5. ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS.
3.6. ARTÍCULO 17.- CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA
3.7. ARTÍCULO 18.- DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA
3.7.1. Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación, o las normas que la modifiquen o adicionen.
4. Capitulo IV COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
4.1. ARTICULO 19.- DEFINICION.
4.1.1. Defínase el comité de historias clínicas como el conjunto de personas que al interior de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.
4.2. ARTÍCULO 20.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS.
4.2.1. a) Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica y velar porque estas se cumplan. b) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica. c) Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos que debe contener la historia clínica, así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados. d) Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
4.3. ARTICULO 21. - SANCIONES
4.3.1. Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
4.4. ARTÍCULO 22.- VIGENCIA.
4.4.1. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias
5. Capitulo I DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Artículo 1. Objeto.
5.1.1. La presente resolución tiene por objeto establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del SGSSS-, para el manejo de estas en caso de liquidación.
5.2. Artículo 2. Ámbito de aplicación
6. Capitulo II PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA
6.1. Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica
6.1.1. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención
6.2. Artículo 4. Disposición final del expediente de historia clínica
6.2.1. La disposición final y la consecuente eliminación de historias clínicas, procederá por parte del responsable de su custodia.
6.3. Artículo 5. Procedimiento de eliminación de historias clínicas
7. Capitulo III CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS EXPEDIENTES DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS ANTE LA LIQUIDACIÓN DE UNA ENTIDAD O EL CIERRE DEFINITIVO DEL SERVICIO
7.1. Artículo 6. Manejo de los expedientes de las historias clínicas en el proceso de liquidación de una entidad o ante el cierre definitivo del servicio
7.2. Artículo 7. Expedientes de historias clínicas de personas sin afiliación.
7.3. Artículo 8. Expedientes de historias clínicas en custodia de profesionales independientes que fallezcan.
7.4. Artículo 9. Manejo de historias clínicas por parte de la entidad distrital o departamental de salud para los casos de los artículos 7 y 8 de la presente resolución.
7.5. Artículo 10. Continuidad en la prestación de servicios de salud
8. Capitulo IV DISPOSICIONES FINALES
8.1. Artículo 11. Protección de datos personales
8.1.1. El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información y disposición final de las historias clínicas, deberá observar lo correspondiente a la protección de datos personales, de que trata la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.
8.2. Artículo 12. Normativa aplicable en el caso de personas naturales o jurídicas que custodian y manejan historias clínicas
8.3. Artículo 13. Sanciones.
8.3.1. Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo establecido en esta resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
8.4. Artículo 14. Vigencia y derogatorias
8.4.1. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.